Suggerimenti pratici per gestire il proprio tempo e portare a termine i compiti

Se vi trovate spesso a rimandare continuamente i vostri incarichi importanti, potete stare tranquilli che non siete i soli. Infatti, molte persone tendono a procrastinare in qualche modo. D’altro canto, alcuni sono affetti da questo problema a tal punto da non riuscire a realizzarsi, arrivando quasi a distruggere le loro carriere.

La soluzione più efficace per rendere questa abitudine nociva marginale è quella di capire quando si stia iniziando a procrastinare, comprendere perché accada anche ai migliori di noi e compiere scelte decise per poter gestire meglio il proprio tempo e i propri risultati.

Cos’è la procrastinazione?

In poche parole, si procrastina quando si rimandano cose su cui ci si dovrebbe focalizzare in un dato momento, solitamente per fare qualcosa che sia più gradevole o con cui si abbia più dimestichezza.

Secondo il Professor Clarry Lay, uno psicologo e scrittore di interessanti articoli su questo problema, la procrastinazione avviene quando è presente “un intervallo temporale tra il comportamento che si dovrebbe seguire e quello seguito”. Quindi, avviene se il momento in cui le persone dovrebbero fare un lavoro e quello in cui viene fatto sono lontani temporalmente

Come sconfiggerla

Seguite questi passi per gestire e controllare questa tendenza:

Step 1: Riconoscere il fatto che voi stiate procrastinando qualcosa

Se siete onesti con voi stessi, probabilmente sarete consapevoli di ciò che state facendo.

In ogni caso, qui di seguito vi lasciamo degli utili indicatori per aiutarvi a riconoscerlo:

  • State riempendo i vostri giorni con questioni poco importanti dalla vostra “lista delle cose da fare”.
  • Rileggete le e-mail diverse volte senza iniziare a lavorarci sopra o a decidere cosa fare con esse.
  • Vi siete seduti per fare qualcosa di importante e decidete di alzarvi immediatamente per andare a bere un caffè.
  • Lasciate qualcosa sulla vostra “lista delle cose da fare” per un lungo periodo, nonostante questa sia decisamente importante
  • Accettate spesso i compiti di scarsa importanza che vi vengono assegnati dagli altri e riempite il vostro tempo con questi al posto di portare a termine ciò che è già sulla vostra lista.
  • Attendete l’ “umore giusto” o il “momento adatto” per terminare le questioni importanti

Step 2: Lavorare sul motivo della vostra procrastinazione

Questo dipende sia da voi che dal vostro compito. Ma è importante che capiate quale delle due sia più importante in un dato momento, così che possiate scegliere il miglior approccio per superare la vostra incertezza nell’iniziare il vostro lavoro.

Una delle ragioni è che le persone trovano un determinato incarico poco piacevole e cercano ogni metodo per evitarlo. Il più dei lavori hanno aspetti spiacevoli o noiosi e spesso il miglior modo per superare questi momenti è fare in modo di finirli in fretta, così che possiate focalizzarvi su quelli più divertenti.

Un’altra causa è che le persone sono disorganizzate. Le persone organizzate riescono a scacciare le tentazioni, perché tendono a creare delle “liste delle cose da fare” o dei “programmi” che mettono in mostra quanto sia importante un dato lavoro, in modo da identificare precisamente le proprie scadenze. Potrebbero anche aver pianificato quanto tempo gli serva per evitare di essere in ritardo. Le persone organizzate sanno anche come gestire la tendenza a procrastinare, perché spesso sapranno come spezzare il lavoro in parti facilmente gestibili

Anche se siete organizzati, potreste sentirvi soverchiati dal lavoro. Potreste dubitare di possedere le abilità e le risorse che pensiate vi servano, quindi cercate conforto nel compiere incarichi che sapete essere semplici. Sfortunatamente, i compiti più corposi non svaniranno – le cose veramente importanti lo fanno molto difficilmente.
Potreste anche aver paura tanto del successo quanto del fallimento. Ad esempio, potreste pensare che il successo vi porti ad essere sommersi da altre richieste di questo genere o che sarete spinti a fare cose che trovate oltre le vostre possibilità.

Sorprendentemente, i perfezionisti sono spesso dei procrastinatori, dato che tendono a pensare di non avere le risorse o le abilità per fare qualcosa al meglio e, di conseguenza, scelgono di non farlo assolutamente.

La causa finale è che potreste avere delle capacità decisionali sottosviluppate. Se non riuscite a decidervi, tenderete a non fare assolutamente il compito che vi causa questa incertezza.

Step 3: Adottare strategie anti-procrastinazione

La procrastinazione è un’abitudine – una pesantemente ingranata nel vostro comportamento. Questo significa che non potrete liberarvene con facilità. Le abitudini smettono di essere tali solo quando smettete di seguirle con il massimo impegno, quindi cercate di usare più approcci possibili per massimizzare le vostre possibilità di combatterle. Alcuni suggerimenti lavoreranno meglio per certe persone che per altre e per certi compiti piuttosto che altri. E, spesso, poteste semplicemente aver bisogno di un approccio fresco nei vostri tentativi di sconfiggere il “pericolo della procrastinazione”!

Questi consigli di ordine generale vi aiuteranno ad essere motivati prima di iniziare il vostro lavoro:

  • Scegliete i vostri premi. Ad esempio, promettetevi un pezzo di una gustosa frittella a pranzo nel caso in cui doveste completare certi compiti. E fate in modo di notare quando vi sentirete bene una volta finite le cose!
  • Chiedete a qualcun altro di controllarvi. Il collega che vi incita funziona! Questo è il principio dietro alle diete e ai gruppi di supporto e viene globalmente riconosciuto come un approccio molto funzionale.
  • Identificate le conseguenze spiacevoli del non fare le cose.
  • Discutete con i vostri capi del costo del vostro tempo. Come impiegati, vi pagheranno per fare le cose che loro pensano essere importanti, non scambierete il vostro impegno per una giusta retribuzione se non completate i compiti assegnati. Costringetevi da soli a continuare!

Se state procrastinando perché siete disorganizzati, questo è il modo per diventare metodici!

  • Tenente una “lista delle cose da fare” così che non possiate dimenticarvi “sbadatamente” dei compiti più spiacevoli o complessi.
  • Usate il Principio di Urgenza/Importanza di Eisenhower per aiutarvi a dare la priorità alla vostra “lista delle cose da fare”, così che non possiate decidere che sia accettabile rimandare qualcosa in quanto ininfluente o che avete molte cose urgenti che devono essere fatti prima di questa, mentre, in realtà, state semplicemente procrastinando.
  • Diventati maestri nel creare programmi o nel pianificare, così che possiate sapere quando iniziare tutti quei progetti tanto importanti.
  • Mettetevi dei limiti di tempo per portare a termine i vostri obiettivi: in questo modo, non avrete tempo per procrastinare!
  • Focalizzatevi su una cosa per volta.

Invece, se state abbandonando un progetto perché lo trovate fuori portata, avete bisogno di assumere un approccio differente. Qui di seguito vi lascio alcuni suggerimenti:

  • Dividete il progetto in una serie di piccole azioni, più facilmente completabili. Potreste trovare utile la creazione di un “piano di azione”.
  • Iniziate con delle parti piccole e veloci, se possibile, anche se queste non sono le azioni che avreste fatto per prime. Inizierete a percepire che state raggiungendo degli obiettivi e, quindi, l’intero progetto non vi risulterà tanto soverchiante.

E se lo state facendo perché trovate il vostro compito sgradevole:

  • Molti procrastinatori sovrastimano la sgradevolezza di un compito. Dategli una possibilità! Potreste trovarlo meno spiacevole di quanto pensiate.
  • Tenete a mente le spiacevoli conseguenze del non completare un lavoro.
  • Premiatevi per aver fatto quel compito.

Infine, se il vostro problema è l’indecisione sulle azioni da prendere e state rimandando quel momento perché siete nervosi dall’idea di prendere la scelta sbagliata, controllate la nostra piattaforma con consigli sulla questione. Vi insegnerà un insieme di tecniche efficaci e funzionali.

Ricordate: più tempo spendete senza procrastinare e più facilmente riuscirete a sconfiggere questo vizio!

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Barbara Badiali

“La cosa importante è di non smettere mai di interrogarsi. La curiosità esiste per ragioni proprie. Non si può fare a meno di provare riverenza quando si osservano i misteri dell'eternità, della vita, la meravigliosa struttura della realtà. Basta cercare ogni giorno di capire un po' il mistero. Non perdere mai una sacra curiosità.” (Albert Einstein)

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