Pianificare per fare il miglior uso del proprio tempo

State facendo il miglior uso del vostro tempo? E’ la fine di un altro giorno di lavoro molto pieno e anche se siete arrivati presto in ufficio e siete usciti tardi, non avete la sensazione di aver fatto qualcosa di importante. E’ fin troppo facile che vi ritroviate in questa situazione. A fronte di meeting senza fine, interruzioni frequenti e compiti urgenti dell’ultimo momento, vi ritrovate ad essere impegnati tutto il giorno senza far progressi sui progetti e obiettivi ad alta priorità.

Ecco perchè è così importante sapere come pianificare in modo corretto il proprio tempo. In questo articolo prenderemo in considerazione gli step da percorrere in modo da dedicare il tempo lavorativo a ciò che è veramente importante e per lasciare così tempo per lo sviluppo personale, per la famiglia e gli amici.

L’importanza di pianificare

La pianificazione è l’arte di programmare le vostre attività in modo da raggiungere I vostri obiettivi e priorità nei tempi che avete disponibili. Quando viene fatto in modo efficace vi aiuta a:

• Capire cosa potete fare in modo realistico nel tempo disponibile
• Essere sicuri di avere abbastanza tempo per i compiti essenziali
• Aggiungere del tempo “di riserva” per i compiti inaspettati
• Evitare di prendervi più compiti di quanti potete portare a termine
• Lavorare in modo regolare per raggiungere i propri obiettivi personali e professionali
• Avere abbastanza tempo per la famiglia e gli amici, per l’esercizio fisico e gli hobby
• Raggiungere un equilibrio tra il lavoro e la vita personale

Il tempo è una risorsa che non può essere comperata ma spesso sprechiamo tempo o lo usiamo in modo non efficace. La pianificazione vi aiuta a pensare a ciò che volete fare in un giorno, settimana o mese e vi tiene “sulla retta via” per raggiungere i vostri obiettivi.

Come pianificare il vostro tempo

Datevi un momento preciso e costante per fare la vostra pianificazione, ad esempio all’inizio della settimana o del mese.

Ci sono diversi strumenti tra cui scegliere. Un modo semplice per tenere una pianificazione è usare carta e penna e organizzare il tempo con un planner settimanale.

Potete anche scegliere app o software come Google Calendar, MS Outlook e Business Calendar. Scegliere uno strumento di pianificazione che si adatti alla vostra situazione, alla struttura della vostra professione, al vostro gusto personale e al vostro budget..

La cosa più importante da considerare quando scegliete il vostro planner è che sia facile inserire i dati e che vi consenta una visione appropriata sul tempo (giorno, settimana, mese) con il livello di dettaglio che vi serve.

Una volta che avete deciso quale strumento volete usare preparatevi a pianificare in questo modo:

Step 1: identificare il tempo disponibile

Iniziate stabilendo il tempo che volete dedicare al lavoro.

Il tempo dedicato al lavoro dipende dalle caratteristiche del lavoro stesso, dal contratto e dai vostri obiettivi personali nella vita.

Per esempio se state cercando una promozione, potrebbe essere meglio lavorare oltre l’orario consueto ogni giorno per dimostrare il vostro interesse per il lavoro. D’altro canto, se avete molte attività extra-lavorative potete decidere di dedicare al lavoro solo le ore previste da contratto e niente di più.

Step 2: Pianificare le azioni essenziali

Poi bloccate le azioni che dovete assolutamente fare per ottenere un buon risultato. Queste spesso sono le cose sulle quali siete valutato

Per esempio, se gestite delle persone fate in modo di avere abbastanza tempo per gestire i problemi personali dei collaboratori, per il coaching e per i compiti di supervisione. Destinate del tempo a comunicare con il vostro capo e con le persone chiave intorno a voi.

Step 3: pianificate le attività ad alta priorità

Riguardate la lista delle cose da fare e pianificate quelle ad alta priorità e urgenti, così come i compiti di manutenzione che non possono essere delegati o evitati

Cercate di collocare queste attività nei momenti della giornata in cui siete più produttivi – ad esempio alcune persone sono più energiche e efficienti in mattinata, mentre altre danno il meglio nel pomeriggio o in serata.

Step 4: pianificare il tempo per le emergenze

Poi prevedete dei tempi per gestire imprevisti e emergenze. L’esperienza vi dirà quanto tempo destinare – in generale più il vostro lavoro è imprevedibile, più tempo dovrete destinare (se non prevedete questo tempo, le emergenze continueranno a verificarsi e voi sarete sempre in ritardo con il lavoro.

Interruzioni frequenti possono mangiare il vostro tempo. Imparare a gestirle può ridurre la quantità di tempo per gli imprevisti che dovete prevedere. Alcune interruzioni sono difficilmente prevedibili, ma lasciare alcuni spazi liberi nella vostra pianificazione vi da flessibilità per riorganizzare i compiti e rispondere a istanze importanti nel momento in cui si manifestano.

Step 5: pianificare il tempo discrezionale

Il tempo che avanza è il “tempo discrezionale”: tempo che è disponibile per realizzare le vostre priorità e i vostri obiettivi. Rivedete la vostra lista delle cose da fare e gli obiettivi personale, valutate il tempo che vi necessita per raggiungerli e pianificatelo.

Step 6: analizzate le vostre attività

Se, una volta raggiunto il punto 5, vedete che avete poco o nulla tempo discrezionale, dovete tornare ai punti 2, 3 e 4 e chiedervi se i compiti che avete previsto sono assolutamente necessari. Ci potrebbero essere cose che possono essere delegate o realizzate in modo più efficiente.

Uno dei modi più importanti per costruire successo è massimizzare la leva tempo. Aumentare la quantità di lavoro che completate delegando ad altri, dare in outsourcing compiti chiave, usare la tecnologia per automatizzare la maggior parte possibile del lavoro… tutto ciò vi consentirà di liberare tempo per raggiungere i vostri obiettivi.

Se vedete che il tempo discrezionale è ancora limitato potreste rinegoziare il vostro carico di lavoro o chiedere un aiuto. Utilizzate i vostri strumenti di pianificazione per dare evidenza del vostro carico di lavoro eccessivo. Questo dimostrerà al vostro capo come siete ben organizzato e potrebbe renderlo più recettivo nei confronti delle vostre richieste.