Organizzare il proprio tempo con una lista: banale? Forse no!

Usate una “lista delle cose da fare” per organizzarvi e dare priorità a determinati incarichi, può sembrare un suggerimento banale e invece può portare più frutti positivi di quanto pensiate possibile.

Non vi capita mai di sentirvi soverchiati dal carico di lavoro che pesa sulle vostre spalle o di ritardare rispetto alle scadenze stabilite? O magari, a volte, non riuscite a completare qualcosa di importante e, di conseguenza, le persone intorno a voi devono spingervi a finire questo compito?

Tutti questi sono sintomi del non avere una buona “lista delle cose da fare”. Sono degli elenchi di ogni incarico che dovete completare. Raccolgono ogni cosa che dovete fare, mettendo le più importanti in cima e le meno importanti in fondo.

Con un elenco di questo tipo sarete sicuri che i vostri incarichi si trovino in un solo luogo, così che non possiate dimenticarvene. E dando priorità a certi compiti farete in modo di pianificare l’ordine in cui completarli, così che possiate capire quali necessitino il vostro immediato intervento e quali possano essere rimandati.

Le “liste delle cose da fare” sono essenziali per sconfiggere il lavoro eccessivo. Quando non la usate con efficacia sarete meno focalizzati e risulterete poco affidabili agli occhi di chi avete davanti. Al contrario, quando decidete di usarne una, risulterete molto più organizzati e con una maggiore serietà professionale. Sarete meno stressati, rassicurati dall’idea che non avete dimenticato nulla. Inoltre, se date priorità con intelligenza, focalizzerete il vostro tempo e le vostre energie su attività di grande valore, così che potrete aumentare la vostra produttività e il vostro ruolo nel gruppo.

Tenere una lista strutturata efficacemente e in maniera intelligente sembrerebbe essere molto semplice. Sorprendentemente, molte persone non riescono ad usarle, non riuscendo a svilupparle con efficacia. Infatti, è solo quando qualcuno decide di sfruttare attentamente questo strumento che ottiene risultati positivi nella produttività personale ed inizia ad avere successo nella propria carriera.

Preparare la “lista delle cose da fare”

Iniziate creandone lo scheletro. Poi seguite questi passaggi:

Step 1:

Scrivete le cose che dovete completare. Se sono molto dispendiose, cercate di dividerle in azioni più piccole, da scrivere a fianco di questi incarichi più corposi. (Idealmente, un incarico o una suddivisione dovrebbe richiedervi al massimo un paio di ore)

Potreste trovare molto comodo scrivere diverse liste, in modo da coprire gli impegni personali, lo studio, il luogo di lavoro, …. Provate approcci differenti e cercate di individuare il migliore per la vostra situazione

Step 2:

Ordinate questi lavori usando delle lettere dalla A (molto importanti o molto urgenti) alla F (ignorabili o a lungo termine)

Se troppi lavori hanno un’alta priorità, date un’altra occhiata alla lista ed eliminate quelli relativamente meno importanti. Quando avete fatto questo riscrivete la lista tenendo conto dell’ordine che avete trovato.

Usare la vostra lista delle cose da fare

Per usare la vostra lista fate semplicemente in modo di rispettarne l’ordine, risolvendo per prime quelle a cui avete assegnato una A per passare alla B e via dicendo. Mentre completate gli incarichi, mettete una spunta di fianco ad essi o cancellateli.

Cosa mettiate sulla vostra lista e come la userete dipende dalla situazione. Per esempio, se avete un ruolo associato alle vendite, un buon metodo per motivarvi è quello di rendere la lista relativamente corta e mirare a completarla ogni giorno.

Se siete in un ruolo operativo o se gli incarichi sono lunghi (o dipendono su più persone) sarebbe meglio focalizzarsi su una lista “a lungo termine”, spuntandola giorno per giorno.

Molte persone trovano molto utile spendere una decina di minuti alla fine di ogni giornata per organizzare gli incarichi sulla loro lista per il giorno successivo

Usare dei software

Sebbene usare una lista di carta sia un ottimo modo per iniziare, appoggiarsi ad un software potrebbe essere più efficace, indipendentemente dalla curva di apprendimento. Vi aiuterebbe a ricordarvi di eventi o incarichi che scadono a breve, potete sincronizzarlo con il vostro telefono o la vostra e-mail e persino condividerlo con altri membri del vostro gruppo, se state collaborando per un progetto.

Esistono molti programmi con funzionalità simili. Rimanendo sul semplice, potete usare MSWord o MSExcel per gestire la vostra lista. Certe versioni di Microsoft Outlook e altri servizi mail come GMail hanno una funzionalità del genere tra le proprie opzioni base. Remember the Milk è un’altra popolare applicazione online di gestione del tempo, che si sincronizza in automatico con gli smartphone, i PDA o gli account e-mail. Può anche mostrarvi dove i vostri incarichi vadano completati attraverso una mappa. Altri servizi simili includono Todoist o Toodledo.

Uno dei più grandi vantaggi dell’usare un approccio basato su un software per gestire la vostra lista è che la potete modificare direttamente. Per esempio, al posto spuntare gli incarichi completati e riscrivere la lista ogni giorno potrebbe permettervi di spostare o dare priorità ad un incarico piuttosto che un altro.

Suggerimento:

Tutti noi pensiamo, pianifichiamo e lavoriamo in maniera differente. Un programma che lavora bene per un collega potrebbe non essere adatto al nostro caso perché impariamo e ragioniamo in maniera diversa. Questo è il principale motivo per cui bisognerebbe provare differenti modi di compilare la vostra lista prima di scegliere un singolo sistema

Esempi

La lista delle cose da fare può aiutarvi a completare importanti progetti e grossi insiemi di incarichi e decisioni.

Per esempio, immaginate che stiate guidando un team che sta lavorando su un progetto. Davanti a voi avete moltissimi incarichi da completare e molte persone che ci lavorano, stare attenti ad ogni cosa potrebbe sembrarvi impossibile.

In queste situazioni, strutturate la vostra lista sulla base di ogni membro del team, segnando gli incarichi e le rispettive scadenze per ogni persona dentro al progetto. Ogni giorno, mentre scrivete quali dei vostri incarichi debbano essere completati, potete controllare la vostra lista di gruppo delle cose da fare  per vedere chi stia lavorando su una determinata cosa e se ci sia qualche compito da terminare. Potete anche includere altri incarichi che avete bisogno di completare come parte del vostro lavoro.

Oppure, immaginate di essere un venditore e di avere una lunga lista di persone a cui parlare. Scrivete i loro nomi, dividendoli tra le persone che dovete chiamare e i clienti che dovete incontrare, così da potergli dare una priorità.

Sapete che un cliente è molto interessato al vostro prodotto ed è pronto ad acquistarlo, quindi decidete di segnarlo con una “A” – questo è un compito a cui dovremo rivolgere la nostra attenzione. Al contrario, sapete che un altro progetto è in concorrenza con diverse altre aziende, quindi potenzialmente un guadagno meno sicuro, soprattutto se c’è una buona probabilità che non vi venga assegnato il lavoro. Darete a questa persona una “D”. Dovrete metterci un po’ di impegno, senza però lasciar perdere altre trattative più sicure.

Un ultimo avvertimento: le liste delle cose da fare sono molto utili quando avete un piccolo numero di incarichi da completare. Al contrario, possono diventare scomode quando vi sono molte voci su di esse o quando dovete lavorare su più progetti allo stesso tempo

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Barbara Badiali

“La cosa importante è di non smettere mai di interrogarsi. La curiosità esiste per ragioni proprie. Non si può fare a meno di provare riverenza quando si osservano i misteri dell'eternità, della vita, la meravigliosa struttura della realtà. Basta cercare ogni giorno di capire un po' il mistero. Non perdere mai una sacra curiosità.” (Albert Einstein)

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