Rimuovere gli ostacoli alla delega

Nonostante tutti noi si possa pensare in teoria di mirare ad un minore carico di lavoro, l’idea di passare il controllo di ciò che dobbiamo fare è il più delle volte destabilizzante. La delega viene spesso vista più come un problema che non una soluzione.

“Il miglior dirigente è colui che ha abbastanza senso scegliere uomini buoni per fare ciò che vuole fare e autocontrollo abbastanza da evitare di intromettersi con loro mentre lo fanno”

Theodore Roosevelt

Le scuse più frequenti per evitare di delegare

Per delegare in modo efficace è importante innanzi tutto capire cosa bisogna evitare di fare. Qui di seguito trovate alcune delle scuse più frequenti per evitare di delegare

Scusa nr. 1: delegare richiede troppo tempo

Quando sei sommerso dal lavoro non hai molta voglia di rubare del tempo a ciò che stai facendo per spiegare a qualcun altro come portare a termine un compito che ti richiederebbe poco tempo fare direttamente.

E’ vero che la delega richiede un investimento di tempo anticipato. Si deve mostrare a qualcuno come portare a termine un compito che si potrebbe realizzare quasi senza pensarci. Nonostante ciò, questo investimento sarà poi ripagato nel tempo. La prossima volta che dovrete delegare lo stesso compito non sarà più necessaria alcuna spiegazione, visto che l’altra persona saprà già come portare a termine la cosa.

Scusa nr 2: l’altra persona non svolgerà il compito correttamente

Molti evitano di delegare perché temono che la persona a cui delegheranno non completerà il compito correttamente o con lo stesso livello qualitativo che porterebbero loro stessi.

Anche se questo timore fosse valido, potete evitare il problema dando all’altra persona sufficiente supporto e indicazioni e specificando bene quali siano le vostre attese rispetto al compito.

Scusa nr 3: sono la sola persona che può farlo

Ognuno di noi ama ritenersi indispensabile sul lavoro. Però non si può pensare di essere l’unica persona in grado di completare in modo competente un compito. Forse puoi essere il solo ad occuparti normalmente di una certa cosa, ma questo non significa che non sia possibile passare le tue conoscenze e competenze a qualcun altro.

Ricorda che beneficerete tutti e due della situazione: tu libererai del tempo da dedicare a compiti a maggior valore aggiunto (e così ti renderai più prezioso per la tua azienda) mentre altri impareranno nuove competenze che saranno d’aiuto per la loro carriera.

Scusa nr 4: devo farlo perché sono bravo a farlo

Nella maggior parte dei casi, i compiti che potresti delegare sono quelli che padroneggi già molto bene. Quindi la tentazione è quella di continuare ad occupartene, perché lo fai senza difficoltà, ad occhi chiusi.

Però questi compiti di routine non fanno crescere le tue conoscenze e competenze, così più a lungo te ne occuperai meno progressi farai per la tua crescita. Potrebbero addirittura diventare un ostacolo per lavorare su nuovi progetti o porsi obiettivi che aiutino la tua azienda a crescere.

Lascia da parte l’idea che ti devi occupare di tutto. Avrai maggiore valore per la tua azienda e creerai maggiori opportunità per te e gli altri se delegherai i compiti che conosci meglio e metterai a frutto le tue competenze in nuovi modi. La delega evita anche di rimanere “incagliato” nella propria crescita professionale.

Riconoscere e evitare il micromanagement

Molte persone hanno paura di perdere il completo controllo di un progetto di cui hanno la responsabilità. Questo è particolarmente vero per i micromanager.

I micromanager hanno difficoltà con la delega semplicemente perché non si fidano che gli altri possano portare a termine correttamente un compito, senza una costante supervisione. Se ti ritrovi in questa descrizione, devi innanzi tutto riconoscere di essere un micromanager prima di delegare: non è infatti efficace delegare un compito ad altri e poi stargli con il fiato sul collo per controllare che faccia un buon lavoro!

Ti senti obbligato a controllare un compito o un progetto affidato ad altri con grande frequenza?

Fai spesso controlli, in modo quasi compulsivo, con i membri del team per monitorare i progressi e scovare errori?

Scoraggi i membri del team nel prendere decisioni, anche poco importanti, senza prima consultarti?

Rimani coinvolto e controlli i progetti anche senza dirlo ai membri del team?

Fai fatica a staccarti dal lavoro?

Se rispondi in modo affermativo alla maggior parte delle domande allora molto probabilmente sei un micromanager!

La buona notizia è che in questo caso delegare una grande quantità di lavoro è il passo decisivo per migliorare le tue capacità manageriali e tagliare lo stress.

Superare il perfezionismo

Un altro ostacolo comune alla delega è il perfezionismo. Può essere uno schema mentale di auto-difesa che spinge a porsi degli obiettivi irrealisticamente alti e a dedicare tempo a completare il lavoro in modo che sia perfetto al 100%, anche quando questo non è necessario (ovviamente il perfezionismo è indispensabile in certe situazioni, ma è pericoloso in altre). Se sei un perfezionista, probabilmente avrai difficoltà con la delega, perché non ti fiderai che qualcun altro possa completare un compito con i tuoi elevati standard di perfezionismo.

Ci sono due tipi di perfezionismo:

Perfezionismo adattivo: in questo caso si continua a lavorare sullo sviluppo delle competenze proprie e dei collaboratori. I tuoi standard si alzano continuamente e approcci il lavoro con ottimismo, piacere e desiderio di migliorare. Questo è il tipo di perfezionismo sano, fintanto che si focalizza su ciò che realmente riguarda la mission dell’organizzazione in cui lavori.

Perfezionismo disadattivo: con questo tipo di perfezionismo la persona è insoddisfatta di ciò che produce direttamente o attraverso i membri del team. Se qualcosa non è perfetto viene scartato. Probabilmente vivi la paura del fallimento, dubbi, infelicità e altre emozioni negative. Questo è un tipo negativo di perfezionismo ed è particolarmente pericoloso quando si focalizza su lavori che non fanno la differenza per l’azienda.

Questi sono alcuni segnali di perfezionismo disadattivo:

• se non puoi essere il migliore in qualcosa, rinunci e non ci provi neppure
• vedi ogni errore come un fallimento piuttosto che come un’opportunità di imparare e crescere
• non ti senti a tuo agio se tu o un membro del team non completate un lavoro in modo perfetto
• non apprezzi il processo di apprendere nuove competenze e formare i tuoi collaboratori: contano solo i risultati
• non ti piace prendere dei rischi, specialmente quando non ci sono garanzie di poter portare a termine un lavoro in modo perfetto. Piuttosto preferisci optare per compiti noti, ben padroneggiati
• ti interessa molto cosa gli altri pensino di te
• non prendi bene le critiche
• ti aspetti che gli altri abbiano gli stessi tuoi elevanti standard. Se i colleghi e i membri del team non raggiungono questi standard, assumi un atteggiamento critico

Se ti ritrovi in queste descrizioni, è importante che tu prenda delle misure per contrastare la tua tendenza: delegare diventa quasi impossibile in questa situazione!

Come? Prova a pensare a attività o compiti di routine che pensi debbano essere svolti in modo perfetto e scrivili su un foglio. Scrivi anche il motivo per cui devono essere svolti in modo perfetto. Ora prova a pensare a cosa succederebbe se tu delegassi questi compiti dando corrette istruzioni e supporto, piuttosto che occupartene direttamente.

Altre strategie per gestire il perfezionismo disadattivo:

Porre obiettivi realistici per sé stessi e per il team: i perfezionisti stabiliscono spesso degli obiettivi così alti che ci sono poche speranze di poterli raggiungere. Invece provate a stabilire degli obiettivi raggiungibili: partite dal definire obiettivi di lungo respiro e spezzateli poi in obiettivi annuali o mensili conseguibili. Inoltre ogni volta che ti senti ansioso o impaurito nel delegare compiti agli altri chiediti se non hai delle attese troppo alte.

Non aver paura degli errori: gli errori sono parte della vita. Forniscono un grande insegnamento di vita se si ha il coraggio di esaminarli. Fai lo sforzo di imparare da ogni errore che tu o le tue persone avete fatto – il risultato sarà una grande crescita per tutti.

Focalizzarsi sull’insieme: i perfezionisti hanno spesso una visione “a tunnel”, cioè si focalizzano su una piccola parte e ignorano il resto. Ad esempio se hai delegato un compito a qualcuno non focalizzarti sul fatto che possa avere difficoltà a comprenderlo e a padroneggiarlo, ma guarda anche tutti i lavori ben fatti che ha portato a termine in altre occasioni. Sfida questa tendenza facendo lo sforzo di guardare tutte le cose che sono andate bene, evitando di focalizzarti solo sul negativo!