Cosa e a chi delegare

Per impostare una buona attività di delega è fondamentale concentrarsi su quali attività delegare e sulla scelta della persona giusta per il compito giusto.

1. La scelta del cosa

La scelta del “cosa” è un passo importante, perché ci saranno certamente delle attività che sarebbe meglio svolgere in prima persona: richiedono la vostra esperienza, la vostra abilità e il vostro giudizio. Il vostro team e la vostra organizzazione traggono un grande beneficio dalle energie spese in queste aree.

Ad esempio, non è possibile delegare attività come il recruiting e il performance management e non è possibile chiedere ai membri del team di sviluppare una nuova strategia per il reparto. Tuttavia, è possibile delegare facilmente altre attività, come le segnalazioni di routine o la preparazione di newsletter mensili, a qualcun altro.

È inoltre necessario tenere a mente che ci sono alcuni momenti in cui non è intelligente delegare: per esempio, quando una scadenza è imminente o quando hai bisogno di imparare una specifica abilità. Esamineremo questi problemi in modo più dettagliato in questo modulo.

1.1  Identificazione delle attività e delle attività di routine

Per determinare cosa sia possibile e non sia possibile delegare, è innanzitutto necessario identificare i compiti e le attività che si eseguono regolarmente.

Ciò può includere attività di routine, ad esempio il controllo della posta elettronica o richiamare i propri contatti, ad attività più complesse, ad esempio la scrittura di un report di budget mensile o l’organizzazione di riunioni con nuovi clienti.

È più facile identificare i candidati adatti alla delega dopo aver identificato le attività standard.

1.2 Identificazione di ciò che è possibile delegare

Ora che hai un elenco completo delle tue attività di routine puoi determinare quale di queste sia possibile o non sia possibile delegare a qualcun altro.

I manager efficienti non hanno paura di delegare. Tuttavia, ci sono momenti in cui farlo non è una buona idea. È sconsigliabile delegare attività con le caratteristiche seguenti:

• Hanno obiettivi o scadenze poco chiare.
• La posta in gioco è particolarmente alta.
• Ti offrono un’esperienza di apprendimento arricchente o la possibilità di accrescere le tue abilità.
• Si basano sui tuoi punti di forza, sui tuoi talenti, sulle tue competenze o sulla tua autorità per ottenere un successo.

Ora avete un’idea di quali tipi di attività non devono essere delegate. Ma, probabilmente, saranno rimaste diverse attività che possono essere delegate facilmente. Esse comprenderanno:

• Attività amministrative o d’ufficio: redazione di report, completare dei documenti, raccolta di dati…
• Decisioni e compiti standardizzati.
• Attività che seguono processi impostati o regole ben definite.
• Attività normalmente gestite da altri mentre siete in vacanza.
• Compiti che aiuteranno lo sviluppo degli altri.

2. Scegliere le persone a cui delegare

Ora hai una buona comprensione di quali compiti puoi e non puoi delegare e sai come superare gli ostacoli che ostacolano una delega efficace.

Esamineremo come scegliere le persone a cui delegare. Tutti i membri del vostro team hanno punti di forza, conoscenze e abilità uniche. Una scelta accurata vi aiuta ad ottenere un risultato migliore, sia in termini di prodotto che di esperienze assorbite dal vostro dipendente.

Ricordate, una delle vostre responsabilità più importanti come manager è quella di far sviluppare i membri del vostro team. La delega è un ottimo modo per farlo; quindi scegliere la persona giusta è fondamentale.

Analizzeremo anche delle tecniche per sviluppare la fiducia in sé stessi delle persone. Dopo tutto, i membri del vostro team devono credere di poter fare un buon lavoro quando consegnate loro una nuova sfida.

2.1. Definizione dell’ambito dell’attività

Prima di scegliere le persone a cui delegare, è necessario assicurarsi di avere una comprensione approfondita delle competenze, conoscenze e competenze necessarie per il compito. Per comprendere il meccanismo, provate a prendere una lista con dei compiti da delegare e cercate di assegnare ad ognuno di essi delle competenze personali, delle abilità e delle conoscenze.

2.2. Scegliere la persona giusta

Ora che avete una migliore comprensione delle attività siete in grado scegliere una persona a cui delegarle.

A tale scopo, è necessario valutare i potenziali candidati in base a cinque criteri:

1. Livello organizzativo.
2. Abbinamento con i punti di forza e le abilità.
3. Potenziale di sviluppo.
4. Carico di lavoro corrente.
5. Affidabilità.

Diamo un’occhiata a ogni criterio in modo più dettagliato.

1. Livello organizzativo

La persona a cui si delega un’attività deve essere in grado di svolgere un buon lavoro, ma con il più basso livello di responsabilità nell’organizzazione. Questo significa che il suo tempo non può essere speso in maniera migliore facendo altre cose.

Ad esempio, Giovanni è un team leader e Linda non ha riporti diretti. Possono svolgere entrambi il compito, ma Linda è, probabilmente, una scelta migliore perché, in questo modo, Giovanni ha più tempo per affrontare compiti di maggior valore.

2. Abbinamento con punti di forza e abilità

Quando assegni il lavoro, prova a abbinare le attività ai punti di forza e alle competenze delle persone. Ad esempio, se l’attività prevede la scrittura di report, ha senso darli a qualcuno che ha buone capacità di scrittura.

3. Potenziale di sviluppo

Quando si sceglie qualcuno a cui delegare un’attività, pensate all’impatto che avrà sul clima di lavoro, sulla soddisfazione e sullo sviluppo personale.

Ad esempio, se si sa che qualcuno vuole passare a un determinato ruolo o ha un interesse per uno qualsiasi dei compiti che si desidera delegare, potreste cercate di soddisfarli attraverso la delega.

4. Carico di lavoro corrente

Chiaramente, è importante considerare la quantità di lavoro che la persona sta già facendo. Uno degli obiettivi della delega è migliorare la produttività e la soddisfazione sul lavoro, in modo da non sovraccaricare le persone.

5. Affidabilità

Alcune persone sono più affidabili di altre. Se l’attività che si desidera delegare richiede un lavoro urgente o ha un profilo elevato, è consigliabile delegarla a qualcuno certamente in grado di fare un buon lavoro. (Avete ancora la responsabilità di un’attività delegata, quindi è necessario assicurarsi di non pentirsene in un secondo momento).

2.3. Costruire la fiducia delle persone

A volte le persone potrebbero non accettare più responsabilità perché non credono di essere in grado di gestire il compito.

Questo è il motivo per cui è importante agire per costruire la fiducia in sé stessi all’interno del vostro team. Dei membri del team sicuri di sé sono più propensi a vedere le opportunità nelle attività delegate. Sono anche più propensi ad esprimere il pieno potenziale della loro carriera.

Potete fare diverse cose per costruire la fiducia delle altre persone:

Sviluppare le loro conoscenze e competenze

Quando usate le abilità in cui siete più ferrati per portare a termine dei compiti vi sentite naturalmente più sicuri. Lo stesso vale per i membri del vostro team: più sono abili e più saranno sicuri di poter svolgere i compiti.

Offrite ai membri del vostro team molte opportunità per imparare e crescere e offrite opportunità di formazione ogni volta che potete: potete anche modellare il loro apprendimento intorno ad alcune delle attività che intendete delegare in futuro.

Impostare obiettivi chiari

Molte persone diventano più sicure dopo aver completato attività e progetti con successo. Ma questo avviene solo se la gente sa cosa deve fare.

Questo è il motivo per cui è così importante fissare degli obiettivi chiari per ogni membro del vostro team. Gli obiettivi fanno comprendere chiaramente cosa sia il successo e danno alle persone una meta a cui puntare. Senza questi, lavorano senza meta e non sono in grado di riconoscere il successo.

Quindi assicuratevi che le persone del vostro team sappiano quali obiettivi dovrebbero raggiungere. Utilizzate la delega per aiutarli a raggiungere questi obiettivi.

Poi, quando raggiungono anche delle piccole “pietre miliari”, celebrate i loro successi e lodateli per le loro capacità. Ciò rafforzerà la loro fiducia e li incoraggerà a prendersi carico di progetti sempre più ambiziosi.

Identificare ciò che abbassa l’autostima

Alcune situazioni fanno vacillare istantaneamente la nostra autostima. Per esempio, qualcuno potrebbe sentirsi sicuro quasi tutto il tempo, tranne quando deve fare delle telefonate. Un’altra persona potrebbe invece avere un calo di fiducia quando deve fare ricerche sui servizi dei concorrenti.

Collaborate con i membri del team per identificare le loro “situazioni critiche”. Per fare questo, organizzate dei colloqui personali e dividete un pezzo di carta in due colonne. Chiedetegli di elencare in una colonna le situazioni che li fanno sentire sicuri e chiedere il motivo di ciò. Quali conoscenze e competenze usano quando si sentono bene?

Elencate nell’altra colonna le situazioni che non li fanno sentire sicuri. Perché non si sentono sicuri? Quali conoscenze o competenze darebbero loro maggiore fiducia in queste situazioni e come potreste usare la delega per migliorare le loro conoscenze o competenze in questi settori?

Dimostrare di credere in loro

I membri del team sanno che volete che svolgano un lavoro aggiuntivo?

Incoraggiare le persone ad assumersi maggiori responsabilità attraverso la delega può essere un ottimo modo per aumentare la fiducia. Ma dovete mettere in chiaro che credete nelle loro capacità e che siete sicuri che possano gestire maggiori responsabilità.

Parlate con i membri del vostro team e fategli sapere che siete sicuri che siano in grado di assumersi più lavoro. Questo potrebbe essere tutto ciò che alcune persone hanno bisogno per accettare compiti e progetti aggiuntivi con fiducia.

Provate ora a pensare a dei modi per aumentare la fiducia dei membri del vostro team con la delega, usando i suggerimenti che vi abbiamo dato qui sopra.

Concludiamo lasciandovi una checklist delle domande a cui dovrete rispondere prima di delegare a qualcuno:

• Cosa voglio delegare?
• A chi lo voglio delegare?
• Quali conoscenze o competenze gli permetteranno di portare a termine il compito con successo?
• La persona a cui voglio delegare ha dei punti deboli?
• In caso affermativo, come intendo rimediare?
• Quali strategie posso usare per aumentare la sua autostima con la delega?