Il “come” della delega

Una volta chiarito quali compiti e attività delegare e identificato i membri del team più adatti, è il momento di assegnare un task.

Non dire mai alla gente come fare le cose. Dite loro cosa fare e vi sorprenderanno con la loro ingegnosità.

– Generale George S. Patton Jr.

Può essere impegnativo, perchè dovrete consegnare il controllo a qualcun altro. Ma, con le giuste premesse è molto meno complesso di quanto si immagini.

4.1. Sviluppo di un piano di delega

Iniziamo con delle domande fondamentali: come comunicherai ciò che le persone devono fare e quali siano i loro obiettivi? Quanta autorità e/o responsabilità consegnerai? E quando controllerai i progressi?

Queste sono le basi su cui poggia il piano di delega. Con esso spiegherai cosa debbano fare gli altri, perché debbano farlo e come dovrebbero farlo.

Definizione dell’attività

Il primo passaggio consiste nel definire il risultato desiderato al completamento dell’attività.

Come parte di questo passaggio, è importante identificare il “perché”. Colmare le eventuali lacune e prendere buone decisioni è molto più facile quando le persone sanno perché debbano fare qualcosa. Ad esempio, se sai perché devi creare una presentazione è molto più facile decidere quali punti includere.

È inoltre necessario identificare il termine per il completamento dell’attività.

Identificazione delle attività cardine

Il passaggio successivo consiste nel delineare i sotto-obiettivi dell’attività. Questo fornisce alla persona degli obiettivi intermedi da raggiungere e dà un senso generale di direzione.

Assicurati che gli obiettivi secondari siano misurabili in modo da poter pianificare il tempo necessario per la revisione del lavoro svolto a ogni fase cardine. Includi inoltre istruzioni specifiche su come raggiungere i sotto-obiettivi, se necessario. Potrebbe essere utile identificare una data di completamento per ogni obiettivo parziale.

Livello di responsabilità e autorità

Poi è necessario decidere se avrai una supervisione diretta. In caso contrario, a chi dovrà fare rapporto regolarmente la persona a cui hai delegato?

Devi anche decidere quanta autorità fornire alla persona per il compito – anche se questa persona è sempre responsabile del suo lavoro, avrai la responsabilità finale e dovrai decidere quanta autorità abbia per prendere decisioni.

Gli aspetti da considerare includono quanto segue:

  • La persona ha un budget prestabilito con cui lavorare?
  • Può autorizzare delle spese accessorie?
  • Può assegnare il lavoro ad altri?

Reporting/Follow Up

A questo punto è necessario determinare il modo in cui la persona farà rapporto sullo stato del progetto.

Inizia pensando a quanto ti fidi delle sue capacità di dare un risultato. Quindi, considera le seguenti domande:

  • Con quale frequenza la persona deve aggiornare te (o il suo supervisore)?
  • Cosa e quando vuoi che la persona comunichi? Ad esempio:
    • Hai una checklist che vorresti che la persona compilasse?
    • Vuoi essere informato prima che la persona intraprenda qualsiasi azione?
    • Vuoi un rapporto verbale in orari prestabiliti o quando sono state raggiunte determinati obiettivi intermedi?
    • Hai bisogno di un riepilogo dettagliato di ciò che la persona ha fatto?
    • Vuoi sapere solo quando la persona ha completato l’attività?
    • Vuoi solo sapere se qualcosa va storto?
  • È necessario un preavviso per assicurarsi che una risorsa necessaria sia presente?

Supporto e risorse

Le persone faranno fatica a fare un buon lavoro se non hanno il supporto e le risorse di cui hanno bisogno.

Ad esempio, altre persone saranno coinvolte nello stesso progetto e dovranno lavorare insieme ad un certo punto? È necessaria una formazione aggiuntiva? In caso affermativo, chi la fornirà? La persona ha bisogno di accedere ad attrezzature speciali?

Questo significa anche che consegnerai qualsiasi lavoro che hai già fatto sull’attività e ti assicurerai di essere disponibile (anche tramite un delegato) per una guida e un consiglio quando la persona avrà bisogno di aiuto.

4.2. Consegna del compito

Ora hai un piano di delega dettagliato. La fase successiva consiste nel delegare l’attività alla persona selezionata.

La modalità di delega di un’attività è una parte importante del processo di delega. Se semplicemente urli dalle istruzioni e pretendi che l’altra persona faccia il compito entro domani, si sentirà, comprensibilmente, offeso! Tuttavia, se esprimi apertamente le tue esigenze e sei chiaro sul motivo per cui hai scelto questa persona, probabilmente sarà molto più interessata ad assumere il compito delegato.

Di seguito è stato illustrato un processo che è possibile utilizzare per delegare le attività alle persone.

  1. Chiedere aiuto

Iniziate chiedendo l’assistenza della persona in maniera piacevole. Ad esempio, “Ciao, Paolo. Mi farebbe comodo il tuo aiuto per un compito che potrebbe essere perfetto per te. Potremmo prevedere  un po’ di tempo per parlarne?”

Sì, probabilmente hai autorità su questa persona. Ma non è molto più bello chiedere aiuto che dare ordini?

  1. Spiegare perché hai bisogno del loro aiuto

Quando incontri questa persona, spiega in dettaglio cosa vorresti che facesse e spiega perché pensi che sia adatta al compito, usando i motivi che hai identificato quando hai deciso che era un buon compito per lui.

Assicurati soprattutto di spiegare quali benefici otterrà assumendo questo compito.

  1. Delegare l’attività

Infine, affida il compito seguendo ogni punto del tuo piano di delega con questa persona, in modo che capisca le tue aspettative e scadenze.

Inoltre, chiedi i suoi suggerimenti su come potresti fare meglio il compito e modifica il piano, se necessario.

4.3. Monitoraggio del lavoro e mantenimento della qualità

Anche se l’altra persona è responsabile per l’attività una volta che l’hai delegata, è comunque necessario monitorare il suo lavoro e garantire che soddisfi le tue aspettative.

Attieniti  ai checkpoint concordati nel piano di delega e incontra la persona per esaminare attentamente lo stato di avanzamento.

È importante fornire un feedback costruttivo sulle prestazioni della persona. Questo feedback lo incoraggerà a mantenere o migliorare le sue prestazioni e può anche aumentare la fiducia della persona mentre continua a lavorare sul compito.

Se possibile, accetta solo un lavoro completo di buona qualità. Se accetti un lavoro di cui sei insoddisfatto, il tuo membro del team non imparerà a lavorare correttamente e ti caricherai di un lavoro extra che, probabilmente, dovrai completare da solo.

Quando l’altra persona ha terminato con l’attività, dagli credito per ciò che ha fatto. Se il tuo capo o altri leader si complimentano per un lavoro ben fatto, fa loro sapere che hai avuto aiuto.

È anche importante riconoscere e celebrare il successo delle persone quando completano un compito delegato. Questo non deve essere necessariamente una ricompensa monetaria: un sincero “grazie” e un semplice riconoscimento è spesso sufficiente.

4.4. Evitare la “delega verso l’alto”

La delega verso l’alto si verifica quando le persone ripassano di nascosto il lavoro che è stato loro delegato. Il processo che abbiamo delineato ti darà una misura automatica di protezione contro la delega verso l’alto. Questi suggerimenti ti permetteranno di evitarlo completamente:

  • Se le persone si avvicinano a te con un problema, parlane, ma non lasciare che i membri del team vi trasferiscano il problema. Abituateli a gestirlo da soli, ma non assumetevi mai l’onere.
  • Insegna ai membri del team ad inventare possibili soluzioni ai loro problemi prima di venire da te. Potrebbero non avere la soluzione perfetta, ma se verranno da te con dei suggerimenti potresti essere in grado di assisterli meglio. (Le persone possono essere più abituate ad ottenere aiuto che non a cercare di trovare le soluzioni da sé).
  • Scaccia la tendenza a procrastinare nel prendere una decisione. Spesso, quando la soluzione migliore a una situazione non è ovvia, potrebbe essere allettante dire: “Fammi pensare un attimo”. Sarai quindi bloccato con un problema, avrai messo il progetto in attesa ed è improbabile che il tuo membro del team prenda delle iniziative.

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Barbara Badiali

“La cosa importante è di non smettere mai di interrogarsi. La curiosità esiste per ragioni proprie. Non si può fare a meno di provare riverenza quando si osservano i misteri dell'eternità, della vita, la meravigliosa struttura della realtà. Basta cercare ogni giorno di capire un po' il mistero. Non perdere mai una sacra curiosità.” (Albert Einstein)

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