Pianificare in modo intelligente per proteggere la risorsa più preziosa: il tempo

Siete proattivi nella gestione del tempo o lasciate che i fatti avvengano intorno a voi e cercate poi di gestire gli eventi al momento?

Se il tempo non è mai sufficiente – anche se avete delegato il delegabile – come potete portare a termine i compiti importanti, gestire le interruzioni, investire sul vostro sviluppo e garantirvi anche qualche momento di break?

La risposta è semplice: PIANIFICARE!

Pianificare vi consente di gestire tempo e impegni in modo realistico, senza rischiare di non poter mantenere le promesse. Senza una pianificazione è alto il rischio di rimanere travolti dagli impegni e di soccombere all’ansia. Senza parlare poi del rischio di apparire inaffidabili!

La pianificazione è ancora più importante in questo periodo in cui molti di noi lavorano prevalentemente in modalità “remote”: da struttura alla giornata e aiuta ad evitare la procastinazione.

E’ anche necessario essere assertivi. Non dimentichiamo che avete il pieno diritto al vostro tempo libero, anche nell’ambiente “always on” oggi così diffuso, e quindi il diritto di dire “no” (al compito, non alla persona!).

Quindi possiamo sintetizzare il processo di pianificazione in questo modo:

1. Bloccate innanzi tutto le ore in cui NON siete disponibili. (Se siete indietro con il lavoro, potete valutare di aumentare la vostra disponibilità per un periodo limitato, ma siate realistici e ponete dei paletti, per evitare il rischio di burnout)
2. Allocate il tempo in modo che sia sufficiente a completare i vostri compiti principali, soprattutto quelli sui quali siete misurati
3. Pianificate poi le attività veramente urgenti, ma siate realistici sul tempo necessario a portarle a termine
4. Pianificate del tempo per gestire problemi inattesi. Al tempo stesso lavorate per minimizzare questi inconvenienti e non accettate interruzioni
5. Potete gestire il tempo rimanente a vostra discrezione, utilizzandolo per cose Importanti ma NON urgenti

Se arrivati al quinto punto vi rendete conto di non avere più tempo disponibile per le attività discrezionali, questo può essere un problema. Evitate di cadere nella tentazione di pensare di poter fare tutto in meno tempo. Invece:

. riguardate l’elenco delle cose che dovete assolutamente fare e delle azioni urgenti. Lo sono davvero? Potete rinviare qualcosa? Potete evitare che alcune azioni urgenti lo siano ancora in futuro?

. valutate il tempo destinato agli imprevisti. È valutato correttamente? Potete chiedere a qualcun altro di gestire qualcosa?

. il vostro calendario è pieno di meeting già da prima di iniziare questa pianificazione? Cambiate approccio e salvaguardate il vostro tempo

Allo stesso tempo, ogni volta qualcuno vi chieda di occuparvi di qualcosa, prendete la vostra pianificazione valutate gli impegni nei confronti di altre persone. Se il nuovo compito va in conflitto con quelli pre-esistenti, negoziate in modo corretto le nuove scadenze e lasciate un po’ di tempo anche per gestire eventuali problemi legati al nuovo incarico. In questo modo la vostra reputazione di affidabilità crescerà e il vostro livello di stress sarà invece sempre più sotto controllo.

Qualche idea per gestire il tempo dedicato alle riunioni

Le riunioni, lo sappiamo bene tutti, possono buttare scompiglio in ogni pianificazione, quindi è veramente di cruciale importanza riuscire a gestirli.

Provate questo approccio. Prendetevi un momento per valutare ogni riunione per il quale sia richiesta la vostra partecipazione, prima di accettare, e chiedetevi:

. siete la persona più adatta a partecipare per raggiungere l’obiettivo del meeting?

. perché non organizzare un meeting di mezz’ora invece che uno da un’ora?

. è davvero necessaria una riunione o la questione può essere affrontata e risolta in modo informale con una conversazione?

Ovviamente tutto ciò vale ancora di più per le riunioni organizzate direttamente da voi: assicuratevi che partecipino le persone giuste, che ci sia un’agenda, tempi di chiusura definiti e chiari, qualcuno incaricato del rispetto dei tempi e di prendere nota delle decisioni. E ovviamente in caso di riunioni a distanza, assicuratevi in precedenza che tutti sappiano utilizzare il software/sistema che avete scelto!