tempo e persona

Get it Done! Cambiare abitudini per garantire l’execution

Qualche volta riusciamo ad essere il nostro peggior nemico, mettendo in pericolo da soli il nostro sistema di gestione del tempo. Tutto quel tempo dedicato alla pianificazione e gelosamente protetto, può essere gettato via in pochi attimi in comportamenti improduttivi.

Alcuni tipici usi improduttivi del tempo includono:

. concentrarsi sulle banalità: tutti noi cresciamo nel raggiungere i risultati, ma spesso ci focalizziamo sul raggiungimento di piccoli obiettivi non molto importanti come modo per soddisfare il nostro bisogno di “finito”. Ma questi compiti danno solo una soddisfazione temporanea, non portano a performance di lungo termine. Gestendo meglio questi compiti riusciremo a recuperare del tempo sprecato

. cattive abitudini: le abitudini efficaci sono super! Ma quello che succede spesso a tutti, è che le nostre abitudini ci conducono spesso a fare le cose nel solito modo improduttivo. Fare ciò che “si è sempre fatto” è spesso inefficiente. Inoltre, comportamenti come controllare continuamente la posta, scorrere i social media, cercare di portare avanti cinque compiti alla volta divorano il tempo potenzialmente produttivo.

. rinviare: possiamo talvolta essere tentati di rinviare decisioni e azioni fino all’ultimo minuto. Ma quando lavoriamo in modalità di crisi, la nostra capacità di pensare, comunicare e produrre lavori di buona qualità potrebbe essere ostacolato. Agiamo al meglio quando abbiamo la giusta combinazione di tempo e pressione per motivarci a fare un buon lavoro, senza fare errori.

Quindi, quali cattive abitudini avete e quanto tempo prezioso vi rubano?

In particolare quando si lavora da casa, come in tanti stiamo facendo in questo periodo, è necessario essere particolarmente attenti con le cattive abitudini. E’ facile essere distratti dalle faccende domestiche o dedicare troppo tempo ad una pausa caffè. E’ anche facile cadere nella trappola contraria, cioè lavorare troppo a lungo perché non si riesce a staccarsi dallo schermo.

Indipendentemente da quali siano le vostre abitudini, non siete soli! Ma per assumere il controllo del vostro tempo e del vostro carico di lavoro, è importante identificarle e cercare il modo di cambiarle – o di cambiare l’ambiente che vi circonda – per minimizzare le distrazioni.

Suggerimento pratico: provate a scrivere un elenco delle cose che fate di solito con l’indicazione dell’orario, da quando vi svegliate a quando finite di lavorare, indipendentemente se lavorate in ufficio o a casa. Segnate anche quando prendete un caffè, quando siete veramente concentrati sul lavoro, quando fate la pausa per il pranzo e altre abitudini, buone o cattive. Ora analizzate in modo obiettivo il vostro giorno tipo. Vedete subito dei punti ovvi in cui potete guadagnare tempo improduttivo? Ad esempio sarebbe possibile guardare i social media durante il tempo di viaggio verso il lavoro invece che appena acceso il computer? O potreste guadagnare tempo uscendo di casa 10 minuti prima, in modo da evitare il traffico?

Ovviamente non è possibile utilizzare tutti gli attimi della nostra giornata in modo produttivo – non siamo macchine! Abbiamo tutti bisogno di momenti di piacevole svago!  -. Ma se riusciamo ad essere realisti con noi stessi sulle attività che ci portano a sprecare tempo, riusciremo senz’altro a raggiungere meglio i nostri obiettivi professionali.

Ci saranno poi volte in cui dovrete rinviare brevemente dei compiti importanti per buone ragioni. Ma dovete capire quando state semplicemente perdendo tempo, con qualcosa di inutile e non urgente, per rinviare un compito urgente ma non piacevole!

Non c’è un modo semplice per gestire l’abitudine alla procastinazione. L’alibi che di solito utilizziamo è “lavoro meglio sotto pressione”.

Innanzi tutto bisogna acquisire consapevolezza di questa nostra tendenza. Un consiglio per superare la tendenza al rinvio è quella di dividere i compiti più gravosi in parti più piccole e smaltirle piano piano. Ad esempio se può sembrarvi gravoso passare le prossime cinque ore a redigere un report, potrebbe sembrarvi più semplice dedicarvi alla stesura della struttura dello stesso, dedicandogli mezz’ora. In questo modo, passo dopo passo, il compito viene portato a termine. Una strategia vincente potrebbe essere quella di alternare piccole parti di compiti spiacevoli con altri compiti più interessanti e appaganti.

“Il mio consiglio è di non rinviare mai a domani ciò che può essere fatto oggi. Rinviare è rubare tempo”

Edward Young (1681-1765) poeta inglese

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Barbara Badiali

“La cosa importante è di non smettere mai di interrogarsi. La curiosità esiste per ragioni proprie. Non si può fare a meno di provare riverenza quando si osservano i misteri dell'eternità, della vita, la meravigliosa struttura della realtà. Basta cercare ogni giorno di capire un po' il mistero. Non perdere mai una sacra curiosità.” (Albert Einstein)

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