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Get it Done! Cambiare abitudini per garantire l’execution

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tempo e persona

Qualche volta riusciamo ad essere il nostro peggior nemico, mettendo in pericolo da soli il nostro sistema di gestione del tempo. Tutto quel tempo dedicato alla pianificazione e gelosamente protetto, può essere gettato via in pochi attimi in comportamenti improduttivi.

Alcuni tipici usi improduttivi del tempo includono:

. concentrarsi sulle banalità: tutti noi cresciamo nel raggiungere i risultati, ma spesso ci focalizziamo sul raggiungimento di piccoli obiettivi non molto importanti come modo per soddisfare il nostro bisogno di “finito”. Ma questi compiti danno solo una soddisfazione temporanea, non portano a performance di lungo termine. Gestendo meglio questi compiti riusciremo a recuperare del tempo sprecato

. cattive abitudini: le abitudini efficaci sono super! Ma quello che succede spesso a tutti, è che le nostre abitudini ci conducono spesso a fare le cose nel solito modo improduttivo. Fare ciò che “si è sempre fatto” è spesso inefficiente. Inoltre, comportamenti come controllare continuamente la posta, scorrere i social media, cercare di portare avanti cinque compiti alla volta divorano il tempo potenzialmente produttivo.

. rinviare: possiamo talvolta essere tentati di rinviare decisioni e azioni fino all’ultimo minuto. Ma quando lavoriamo in modalità di crisi, la nostra capacità di pensare, comunicare e produrre lavori di buona qualità potrebbe essere ostacolato. Agiamo al meglio quando abbiamo la giusta combinazione di tempo e pressione per motivarci a fare un buon lavoro, senza fare errori.

Quindi, quali cattive abitudini avete e quanto tempo prezioso vi rubano?

In particolare quando si lavora da casa, come in tanti stiamo facendo in questo periodo, è necessario essere particolarmente attenti con le cattive abitudini. E’ facile essere distratti dalle faccende domestiche o dedicare troppo tempo ad una pausa caffè. E’ anche facile cadere nella trappola contraria, cioè lavorare troppo a lungo perché non si riesce a staccarsi dallo schermo.

Indipendentemente da quali siano le vostre abitudini, non siete soli! Ma per assumere il controllo del vostro tempo e del vostro carico di lavoro, è importante identificarle e cercare il modo di cambiarle – o di cambiare l’ambiente che vi circonda – per minimizzare le distrazioni.

Suggerimento pratico: provate a scrivere un elenco delle cose che fate di solito con l’indicazione dell’orario, da quando vi svegliate a quando finite di lavorare, indipendentemente se lavorate in ufficio o a casa. Segnate anche quando prendete un caffè, quando siete veramente concentrati sul lavoro, quando fate la pausa per il pranzo e altre abitudini, buone o cattive. Ora analizzate in modo obiettivo il vostro giorno tipo. Vedete subito dei punti ovvi in cui potete guadagnare tempo improduttivo? Ad esempio sarebbe possibile guardare i social media durante il tempo di viaggio verso il lavoro invece che appena acceso il computer? O potreste guadagnare tempo uscendo di casa 10 minuti prima, in modo da evitare il traffico?

Ovviamente non è possibile utilizzare tutti gli attimi della nostra giornata in modo produttivo – non siamo macchine! Abbiamo tutti bisogno di momenti di piacevole svago!  -. Ma se riusciamo ad essere realisti con noi stessi sulle attività che ci portano a sprecare tempo, riusciremo senz’altro a raggiungere meglio i nostri obiettivi professionali.

Ci saranno poi volte in cui dovrete rinviare brevemente dei compiti importanti per buone ragioni. Ma dovete capire quando state semplicemente perdendo tempo, con qualcosa di inutile e non urgente, per rinviare un compito urgente ma non piacevole!

Non c’è un modo semplice per gestire l’abitudine alla procastinazione. L’alibi che di solito utilizziamo è “lavoro meglio sotto pressione”.

Innanzi tutto bisogna acquisire consapevolezza di questa nostra tendenza. Un consiglio per superare la tendenza al rinvio è quella di dividere i compiti più gravosi in parti più piccole e smaltirle piano piano. Ad esempio se può sembrarvi gravoso passare le prossime cinque ore a redigere un report, potrebbe sembrarvi più semplice dedicarvi alla stesura della struttura dello stesso, dedicandogli mezz’ora. In questo modo, passo dopo passo, il compito viene portato a termine. Una strategia vincente potrebbe essere quella di alternare piccole parti di compiti spiacevoli con altri compiti più interessanti e appaganti.

“Il mio consiglio è di non rinviare mai a domani ciò che può essere fatto oggi. Rinviare è rubare tempo”

Edward Young (1681-1765) poeta inglese