Come mantenere la calma in situazioni di crisi
Come reagisci in caso di emergenza? Ti blocchi o scopri che la tua mente si svuota? Questo tipo di reazione non aiuterà te o il tuo team, ma possono essere ridotte al minimo o prevenute del tutto con la preparazione e la pianificazione.
La parola “crisi” evoca immagini di inondazioni, tempeste e incendi, o forse un crollo bancario o attentati terroristici. In termini aziendali, tuttavia, può essere utilizzato per un numero imprecisato di situazioni, da un richiamo urgente di prodotti o accuse di frode, a un crollo del mercato.
A livello locale, una crisi potrebbe essere innescata dall’avere contemporaneamente in congedo per malattia membri chiave della tua squadra o da voci di licenziamenti o cambiamenti importanti. Questi possono essere problemi banali in termini globali, ma possono avere un impatto critico sul tuo team o organizzazione.
Devi essere organizzato e rapido per rispondere a una crisi. Ma, soprattutto, devi stare calmo. Consideriamo le crisi in due fasi: prima che scoppino e mentre si verificano.
Prima che scoppi una crisi, preparati
Più sei preparato per una crisi, più efficace sarà la tua risposta se dovesse accadere. Se metti le basi e disponi di un piano collaudato, tu e i tuoi sarete più probabilmente in grado di rimanere calmi e equilibrati se siete colpiti da un disastro, poiché è confortante sapere che ci sono procedure da seguire per affrontarlo.
Questi sei passaggi possono aiutarti a prepararti a una minaccia improvvisa e inaspettata per la tua organizzazione.
- Mettere in funzione le persone e i sistemi giusti
Se le tue operazioni quotidiane funzionano come un orologio, sarai subito meno vulnerabile in caso di crisi. Un team organizzato, efficiente e coordinato sarà probabilmente disciplinato e in grado di funzionare efficacemente in circostanze difficili.
I membri del team che lavorano bene insieme e conoscono a fondo i loro processi saranno più consapevoli di eventuali “scricchiolii ” nel sistema. Non ignorarli, poiché potrebbero essere segnali di avvertimento di problemi più seri in arrivo.
Recluta, forma e supporta un numero sufficiente di persone qualificate e motivate per gestire efficacemente il tuo dipartimento o la tua attività. Questo ti darà una solida base per affrontare qualsiasi cosa fuori dall’ordinario
- Abbracciare l’incertezza
Il panorama aziendale cambia costantemente e talvolta il cambiamento è improvviso e imprevedibile. Un ambiente così instabile è stato chiamato VUCA, sinonimo di condizioni che sono volatili, incerte, complesse e ambigue.
Gestire in questi momenti può essere scoraggiante e spaventoso e potresti essere tentato di ignorare o resistere a un cambiamento difficile. Ma se accetti questa sfida, probabilmente sarai maggiormente in grado di identificare e gestire qualsiasi potenziale crisi.
Dicono che puoi combattere il fuoco con il fuoco, quindi combatti VUCA con VUCA! Puoi contrastare i quattro elementi negativi osservando quattro risposte positive:
- Puntare sui valori e come mantenerli quando i tempi si fanno difficili.
- Capire la situazione in cui ti trovi.
- Chiarezza di comunicazione con i tuoi colleghi.
- Agilità nel modo in cui reagisci e ti adatti.
- Piano per una crisi
Devi capire quali crisi potrebbero influenzare la tua organizzazione e elaborare strategie per affrontarle. Inoltre, devi pianificare come ti riprenderai.
Ci sono quattro fasi per pianificare una crisi:
- Creazione di una squadra di crisi. Questo passaggio deve essere messo in atto prima che si verifichi una crisi.
- Identificazione dei principali rischi. Oltre alle potenziali catastrofi importanti, pensa a quali situazioni quotidiane potrebbero trasformarsi in una crisi e alla probabilità che tali minacce si verifichino.
- Sviluppa il tuo piano di crisi. Considera come risponderai a ciascuna crisi.
- Pianificazione per il recupero completo. Stabilire come riportare in linea le operazioni critiche dopo un’emergenza e tornare al “business as usual” il più rapidamente possibile
- Pianificare una comunicazione efficace
Può essere difficile pensare alla comunicazione quando sei nel mezzo di un disastro. Ma la comunicazione in una crisi non è una distrazione fastidiosa, è una parte importante della pianificazione delle crisi.
Una brutta situazione può peggiorare se voci e speculazioni riempiono il vuoto che si crea quando la comunicazione ufficiale è assente, poco chiara o incoerente. Una comunicazione efficace, rapida e concisa può calmare e rassicurare i membri del team, i clienti e altre parti interessate.
Devi pensare al messaggio chiave che vuoi comunicare. Ad esempio, potresti voler rassicurare i clienti che sei in grado di soddisfare i loro ordini esistenti.
Altri passaggi che puoi intraprendere per rendere la tua comunicazione il più efficace possibile includono l’anticipazione delle domande delle persone e la preparazione delle risposte, la nomina di un portavoce informato e credibile ed essere onesto e aperto riguardo alla situazione.
Se puoi essere chiaro, coerente e sensibile, renderai il compito di fornire e ricevere cattive notizie più facile e meno stressante per tutte le persone coinvolte.
- Prenditi cura di te stesso
Una crisi colpisce uno dei nostri bisogni fondamentali: il bisogno di sicurezza. Un senso di insicurezza, sia fisica che psicologica, può scatenare forti emozioni, come paura e panico. Puoi proteggerti sviluppando la resilienza e imparando a gestire la pressione prima che provochi stress.
Trovare un equilibrio tra lavoro e vita privata e dedicare del tempo ad attività come la meditazione, l’esercizio fisico e la tenuta di un diario può aiutarti a sviluppare la forza interiore per i tempi duri.
- Creare fiducia e lealtà al team
È molto più probabile che una squadra che si unisce in una crisi riesca a superarla con successo rispetto a una composta da persone isolate o egoiste.
È naturale che i membri del tuo team ti chiedano di essere guidati quando si verifica una crisi.
Il modo in cui tu e i membri del tuo team rispondete a una crisi dipenderà anche da quanto vi fidate l’uno dell’altro. Una squadra senza fiducia non è realmente una squadra … Tuttavia, quando c’è fiducia, ogni individuo nel team diventa più forte [e] il gruppo può raggiungere obiettivi veramente significativi. Puoi guadagnare la fiducia e la lealtà dei membri del tuo team dimostrando comportamenti di alta qualità come onestà, integrità, rispetto e lealtà nei loro confronti.
Dopo aver esplorato cosa puoi fare per preparare te stesso, il tuo team e la tua organizzazione a una potenziale crisi, diamo un’occhiata a come puoi mantenere la calma e affrontare il peggio.
Affrontare una crisi
Gettare le basi per affrontare una crisi in teoria è una cosa, ma occuparsi della realtà è ben diverso. Avrai bisogno di solide competenze e tecniche personali. Eccone quattro:
- Gestire i sentimenti
Quando si verifica una crisi, potresti provare una scarica di adrenalina mentre cerchi di fare il punto su cosa è successo. Quindi, prima di entrare in azione o prendere decisioni impulsive, concediti il tempo di raccogliere i tuoi pensieri e di dare uno sguardo obiettivo alla tua situazione. Fai un respiro profondo!
Visualizza un punto oltre la crisi in cui raggiungerai il successo. E non aver paura di chiedere aiuto.
- Mettere in pratica i piani
Se hai un piano di gestione delle cresi, ora è il momento di metterlo alla prova in una situazione reale. Potrebbero esserci situazioni di panico tutt’intorno a te, ma questo è il momento per te (e il tuo team di emergenza) di spostare i tuoi sistemi in modalità “emergenza controllata”. Concentrati sulla gestione delle cose che puoi controllare; non sprecare energie e sforzi cercando di cambiare cose che non puoi controllare.
- Supportare gli altri
Probabilmente avrai a che fare con persone preoccupate ed emotive, quindi fai del tuo meglio per rimanere positivo e fiducioso. I membri del tuo team apprezzeranno la presenza rasserenante di qualcuno che è organizzato, preparato e deciso.
Anche se potresti dover essere assertivo e forte e richiedere azioni immediate ai membri del tuo team per risolvere una crisi il più rapidamente possibile, cerca di rimanere empatico e consapevole delle loro paure e preoccupazioni.
Le persone che pensano di dover affrontare una crisi da sole hanno meno probabilità di farlo in modo efficace rispetto a coloro che sanno di essere supportati, quindi mostra che difenderai la tua squadra.
- Evitare i comportamenti negativi
Quando le acque si fanno agitate, alcune persone tendono a cercare rifugio in comportamenti egoistici che possono peggiorare la situazione. Evita questi comportamenti, sia nella tua squadra che nelle tue azioni. Questi includono:
- Abbandonare la squadra per “coprirsi”.
- Stare zitti o dimenticare i principi di una comunicazione efficace.
- Incolpare gli altri.
- Dimenticare procedure o processi, lasciandosi prendere dal panico.
Invece, sii disponibile e contribuisci con tutto il cuore a soddisfare le esigenze immediate del tuo team o dell’organizzazione. E sii flessibile: preparati ad andare oltre ciò che potresti offrire normalmente.