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Come mantenere la calma in situazioni di crisi

Come reagisci in caso di emergenza? Ti blocchi o scopri che la tua mente si svuota? Questo tipo di reazione non aiuterà te o il tuo team, ma possono essere ridotte al minimo o prevenute del tutto con la preparazione e la pianificazione.

La parola “crisi” evoca immagini di inondazioni, tempeste e incendi, o forse un crollo bancario o attentati terroristici. In termini aziendali, tuttavia, può essere utilizzato per un numero imprecisato di situazioni, da un richiamo urgente di prodotti o accuse di frode, a un crollo del mercato.

A livello locale, una crisi potrebbe essere innescata dall’avere contemporaneamente in congedo per malattia membri chiave della tua squadra o da voci di licenziamenti o cambiamenti importanti. Questi possono essere problemi banali in termini globali, ma possono avere un impatto critico sul tuo team o organizzazione.

Devi essere organizzato e rapido per rispondere a una crisi. Ma, soprattutto, devi stare calmo. Consideriamo le crisi in due fasi: prima che scoppino e mentre si verificano.

Prima che scoppi una crisi, preparati

Più sei preparato per una crisi, più efficace sarà la tua risposta se dovesse accadere. Se metti le basi e disponi di un piano collaudato, tu e i tuoi sarete più probabilmente in grado di rimanere calmi e equilibrati se siete colpiti da un disastro, poiché è confortante sapere che ci sono procedure da seguire per affrontarlo.

Questi sei passaggi possono aiutarti a prepararti a una minaccia improvvisa e inaspettata per la tua organizzazione.

  1. Mettere in funzione le persone e i sistemi giusti

Se le tue operazioni quotidiane funzionano come un orologio, sarai subito meno vulnerabile in caso di crisi. Un team organizzato, efficiente e coordinato sarà probabilmente disciplinato e in grado di funzionare efficacemente in circostanze difficili.

I membri del team che lavorano bene insieme e conoscono a fondo i loro processi saranno più consapevoli di eventuali “scricchiolii ” nel sistema. Non ignorarli, poiché potrebbero essere segnali di avvertimento di problemi più seri in arrivo.

Recluta, forma e supporta un numero sufficiente di persone qualificate e motivate per gestire efficacemente il tuo dipartimento o la tua attività. Questo ti darà una solida base per affrontare qualsiasi cosa fuori dall’ordinario

  1. Abbracciare l’incertezza

Il panorama aziendale cambia costantemente e talvolta il cambiamento è improvviso e imprevedibile. Un ambiente così instabile è stato chiamato VUCA, sinonimo di condizioni che sono volatili, incerte, complesse e ambigue.

Gestire in questi momenti può essere scoraggiante e spaventoso e potresti essere tentato di ignorare o resistere a un cambiamento difficile. Ma se accetti questa sfida, probabilmente sarai maggiormente in grado di identificare e gestire qualsiasi potenziale crisi.

Dicono che puoi combattere il fuoco con il fuoco, quindi combatti VUCA con VUCA! Puoi contrastare i quattro elementi negativi osservando quattro risposte positive:

  • Puntare sui valori e come mantenerli quando i tempi si fanno difficili.
  • Capire la situazione in cui ti trovi.
  • Chiarezza di comunicazione con i tuoi colleghi.
  • Agilità nel modo in cui reagisci e ti adatti.
  1. Piano per una crisi

Devi capire quali crisi potrebbero influenzare la tua organizzazione e elaborare strategie per affrontarle. Inoltre, devi pianificare come ti riprenderai.

Ci sono quattro fasi per pianificare una crisi:

  1. Creazione di una squadra di crisi. Questo passaggio deve essere messo in atto prima che si verifichi una crisi.
  2. Identificazione dei principali rischi. Oltre alle potenziali catastrofi importanti, pensa a quali situazioni quotidiane potrebbero trasformarsi in una crisi e alla probabilità che tali minacce si verifichino.
  3. Sviluppa il tuo piano di crisi. Considera come risponderai a ciascuna crisi.
  4. Pianificazione per il recupero completo. Stabilire come riportare in linea le operazioni critiche dopo un’emergenza e tornare al “business as usual” il più rapidamente possibile

 

  1. Pianificare una comunicazione efficace

EmergencyPuò essere difficile pensare alla comunicazione quando sei nel mezzo di un disastro. Ma la comunicazione in una crisi non è una distrazione fastidiosa, è una parte importante della pianificazione delle crisi.

Una brutta situazione può peggiorare se voci e speculazioni riempiono il vuoto che si crea quando la comunicazione ufficiale è assente, poco chiara o incoerente. Una comunicazione efficace, rapida e concisa può calmare e rassicurare i membri del team, i clienti e altre parti interessate.

Devi pensare al messaggio chiave che vuoi comunicare. Ad esempio, potresti voler rassicurare i clienti che sei in grado di soddisfare i loro ordini esistenti.

Altri passaggi che puoi intraprendere per rendere la tua comunicazione il più efficace possibile includono l’anticipazione delle domande delle persone e la preparazione delle risposte, la nomina di un portavoce informato e credibile ed essere onesto e aperto riguardo alla situazione.

Se puoi essere chiaro, coerente e sensibile, renderai il compito di fornire e ricevere cattive notizie più facile e meno stressante per tutte le persone coinvolte.

  1. Prenditi cura di te stesso

Una crisi colpisce uno dei nostri bisogni fondamentali: il bisogno di sicurezza. Un senso di insicurezza, sia fisica che psicologica, può scatenare forti emozioni, come paura e panico. Puoi proteggerti sviluppando la resilienza e imparando a gestire la pressione prima che provochi stress.

Trovare un equilibrio tra lavoro e vita privata e dedicare del tempo ad attività come la meditazione, l’esercizio fisico e la tenuta di un diario può aiutarti a sviluppare la forza interiore per i tempi duri.

  1. Creare fiducia e lealtà al team

È molto più probabile che una squadra che si unisce in una crisi riesca a superarla con successo rispetto a una composta da persone isolate o egoiste.

È naturale che i membri del tuo team ti chiedano di essere guidati quando si verifica una crisi.

Il modo in cui tu e i membri del tuo team rispondete a una crisi dipenderà anche da quanto vi fidate l’uno dell’altro. Una squadra senza fiducia non è realmente una squadra … Tuttavia, quando c’è fiducia, ogni individuo nel team diventa più forte [e] il gruppo può raggiungere obiettivi veramente significativi. Puoi guadagnare la fiducia e la lealtà dei membri del tuo team dimostrando comportamenti di alta qualità come onestà, integrità, rispetto e lealtà nei loro confronti.

Dopo aver esplorato cosa puoi fare per preparare te stesso, il tuo team e la tua organizzazione a una potenziale crisi, diamo un’occhiata a come puoi mantenere la calma e affrontare il peggio.

 

Affrontare una crisi

Gettare le basi per affrontare una crisi in teoria è una cosa, ma occuparsi della realtà è ben diverso. Avrai bisogno di solide competenze e tecniche personali. Eccone quattro:

  1. Gestire i sentimenti

Quando si verifica una crisi, potresti provare una scarica di adrenalina mentre cerchi di fare il punto su cosa è successo. Quindi, prima di entrare in azione o prendere decisioni impulsive, concediti il tempo di raccogliere i tuoi pensieri e di dare uno sguardo obiettivo alla tua situazione. Fai un respiro profondo!

Visualizza un punto oltre la crisi in cui raggiungerai il successo. E non aver paura di chiedere aiuto.

  1. Mettere in pratica i piani

Se hai un piano di gestione delle cresi, ora è il momento di metterlo alla prova in una situazione reale. Potrebbero esserci situazioni di panico tutt’intorno a te, ma questo è il momento per te (e il tuo team di emergenza) di spostare i tuoi sistemi in modalità “emergenza controllata”. Concentrati sulla gestione delle cose che puoi controllare; non sprecare energie e sforzi cercando di cambiare cose che non puoi controllare.

  1. Supportare gli altri

Probabilmente avrai a che fare con persone preoccupate ed emotive, quindi fai del tuo meglio per rimanere positivo e fiducioso. I membri del tuo team apprezzeranno la presenza rasserenante di qualcuno che è organizzato, preparato e deciso.

Anche se potresti dover essere assertivo e forte e richiedere azioni immediate ai membri del tuo team per risolvere una crisi il più rapidamente possibile, cerca di rimanere empatico e consapevole delle loro paure e preoccupazioni.

Le persone che pensano di dover affrontare una crisi da sole hanno meno probabilità di farlo in modo efficace rispetto a coloro che sanno di essere supportati, quindi mostra che difenderai la tua squadra.

  1. Evitare i comportamenti negativi

Quando le acque si fanno agitate, alcune persone tendono a cercare rifugio in comportamenti egoistici che possono peggiorare la situazione. Evita questi comportamenti, sia nella tua squadra che nelle tue azioni. Questi includono:

  • Abbandonare la squadra per “coprirsi”.
  • Stare zitti o dimenticare i principi di una comunicazione efficace.
  • Incolpare gli altri.
  • Dimenticare procedure o processi, lasciandosi prendere dal panico.

Invece, sii disponibile e contribuisci con tutto il cuore a soddisfare le esigenze immediate del tuo team o dell’organizzazione. E sii flessibile: preparati ad andare oltre ciò che potresti offrire normalmente.

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Barbara Badiali

“La cosa importante è di non smettere mai di interrogarsi. La curiosità esiste per ragioni proprie. Non si può fare a meno di provare riverenza quando si osservano i misteri dell'eternità, della vita, la meravigliosa struttura della realtà. Basta cercare ogni giorno di capire un po' il mistero. Non perdere mai una sacra curiosità.” (Albert Einstein)

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