Walking Meetings: un’idea per gestire incontri in tempi di distanziamento

Le riunioni sono una parte della vita lavorativa che in quest’ultimo anno hanno preso un aspetto molto diverso. Dalle innumerevoli riunioni fiume per discutere nuove iniziative, fare brainstorming, ricevere feedback su un’idea o risolvere un problema, siamo passanti a riunioni lampo a distanza sugli stessi argomenti. Il contatto faccia a faccia o in virtuale è importante per stabilire buoni rapporti con i colleghi e per raccogliere input da una varietà di fonti. Ci sono però due problemi.

In primo luogo, le riunioni tradizionali non fanno bene alla nostra salute. Pensaci per un minuto: implicano invariabilmente stare seduti attorno a un tavolo, all’interno e sotto luci artificiali, spesso aggiungendo al tempo che già trascorriamo seduti alla nostra scrivania, scorrendo le e-mail, rispondendo alle chiamate e scrivendo rapporti. E ancora meno bene fanno le riunioni virtuali, quando a tutto quello che abbiamo appena elencato, si aggiunge lo stress a cui vengono sottoposti i nostri occhi. Il comportamento sedentario aumenta il rischio di malattie cardiovascolari e diabete e può anche contribuire a tassi di mortalità superiori alla media.

In secondo luogo, le riunioni tradizionali in stile consiglio di amministrazione – in presenza o in virtuale – potrebbero non essere sempre il modo più efficace per discutere un problema o cercare una soluzione. Questo perché i partecipanti possono stancarsi se si protraggono troppo, possono facilmente disimpegnarsi (cosa ancora più facile da remoto…) da ciò che viene detto o andarsene, pensando che ben poco è stato deciso o ottenuto.

Un’idea per superare questi due problemi sono i walking meeting, che consentono anche di rispettare le norme sul distanziamento e di ritrovarsi all’aria aperta.

Si basano su un concetto noto da secoli: si dice che Aristotele, ad esempio, camminasse mentre insegnava ai suoi studenti. Come manager, si potrebbe ottenere di più dal team e fare ai membri un enorme favore per la salute organizzando walking meeting.

L’ex capo di Apple Steve Jobs era ben noto per il suo amore per i walking meeting. Anche Mark Zuckerberg di Facebook e Jack Dorsey di Twitter sono grandi fan: volete provare anche voi?

Cos’è un Walking Meeting?

Un walking meeting, che potremmo tradurre con riunione in cammino, è esattamente quello che sembra: un incontro che si svolge mentre i suoi partecipanti camminano.

Potrebbe consistere in pochi minuti di “camminata e conversazione” con un collega mentre ci si sposta verso un’altra parte dell’edificio. Oppure, potrebbe essere una passeggiata più organizzata di 20 minuti nel parco mentre tu e due o tre colleghi fate un brainstorming o risolvete un problema.

I vantaggi di Walk and Talk

Per rimanere in salute, sono raccomandati almeno 150 minuti di attività moderata intensa (come camminare a ritmo sostenuto o giocare a tennis in doppio) ogni settimana. Quindi, tenendo una riunione a piedi di 30 minuti ogni giorno, aiuterai le tue persone a raggiungere questo obiettivo, offrendo loro benefici per la salute a lungo termine.

Anche la salute mentale e il benessere possono essere migliorati: studi dimostrano che l’esercizio fisico regolare può aiutare a ridurre l’ansia e aumentare la tolleranza allo stress. La combinazione di aria fresca, luce diurna e camminata sono ottimi antistress e l’esposizione alla luce del sole aiuta il tuo corpo a produrre sostanze chimiche benefiche, come serotonina e vitamina D.

Inoltre, camminare migliora la creatività e la produttività delle persone. Secondo i neuroscienziati, camminare aumenta il flusso sanguigno al cervello, il che aiuta le persone a esprimere le idee in modo più scorrevole.

Le formalità tendono ad essere abbandonate quando porti le persone fuori dall’ufficio. Ciò consente loro di pensare più liberamente e di sviluppare relazioni più forti tra loro e con te. E, allontanandoti dal trambusto del luogo di lavoro, la tua riunione ha meno possibilità di essere disturbata.

Cosa valutare per organizzare un walking meeting

Per organizzare un walking meeting, non sono necessarie attrezzature speciali oltre a un paio di scarpe e vestiti adatti al tempo. Ma avrai bisogno di uno spazio sicuro e di partecipanti che siano in grado e desiderosi di camminare.

Dovrai anche considerare le risorse di cui avrai bisogno, come rinfreschi, penne e carta, e quanto sarà riservata la riunione: chi deve essere presente, chi potrebbe trovarsi nelle vicinanze della tua passeggiata e chi potrebbe ascoltare quello che stai dicendo.

Altre considerazioni includono il rumore che potrebbe rendere più difficile la comunicazione per i partecipanti (chiacchiere in un corridoio affollato, ad esempio) e il modo in cui presiederai la riunione in modo efficace al di fuori dell’ambiente più formale di una sala riunioni.

È quindi fondamentale che pensi attentamente allo scopo del tuo incontro prima di adottare questo approccio.

Consiglio

Se sei il primo nella tua organizzazione a provare un walking meeting, potresti avere qualche resistenza iniziale. Quindi, inizia con un piccolo gruppo di persone che sai apprezzeranno.

I walking meeting sono un’ottima soluzione per esplorare le possibili soluzioni a un problema, fare brainstorming o prendere decisioni. Se sai che avrai bisogno di una lavagna o di altre attrezzature, potrebbe essere meglio “camminare e parlare” per promuovere la discussione e poi tornare in sala riunioni per mettere per iscritto quanto emerso, tutti insieme.

Ovviamente non è possibile organizzare un walking meeting se alcuni partecipanti sono in remoto!

Come tenere un walking meeting

Segui questi quattro passaggi per tenere una riunione efficace:

1. Prenditi del tempo per pianificare

Preparare un’agenda, tenendo presente che un walking meeting è ottimo per generare nuove idee o risolvere problemi, ma probabilmente non è l’opzione migliore per discutere gli ultimi dati di vendita. Pianifica un percorso sicuro che corrisponda all’orario previsto per la riunione: in genere l’ideale è di 15-30 minuti.

Le risorse devono essere ridotte al minimo, ma è una buona idea prendere un blocco note o utilizzare il registratore vocale del telefono o una funzione di trascrizione del testo per prendere nota di idee importanti. Controlla il tempo atmosferico se pianifichi una passeggiata all’aperto e preparati un percorso di riserva al chiuso pronto, per ogni evenienza.

Nella maggior parte delle occasioni, ti consigliamo di limitare il numero di persone che partecipano alla riunione a non più di tre/quattro. È molto più facile per tutti partecipare quando i numeri sono piccoli.

Sebbene sia possibile tenere riunioni a piedi di più di tre/quattro persone, i gruppi più grandi si dividono inevitabilmente in sottogruppi di due o tre. Ciò può far sì che le idee non vengano discusse a fondo da tutto il gruppo e può anche rendere più difficile per tutti concordare una posizione accettata alla fine della passeggiata.

Tuttavia, questo potrebbe funzionare brillantemente in alcune circostanze. Se, ad esempio, desideri che un team numeroso raccolga idee e poi si incontri per una discussione, potresti dividerlo in sottogruppi per l’incontro “in cammino” e il feedback insieme in ufficio.

Nota: Ricorda che le persone hanno diversi livelli di forma fisica e assicurati di scoprire se le singole persone hanno esigenze speciali che dovrai soddisfare. Se uno della tua squadra ha difficoltà con le salite, ad esempio, pianifica un percorso pianeggiante.

2. Fai sapere alle persone in anticipo cosa sta succedendo

Non spaventare i partecipanti con un walking meeting all’ultimo minuto! Invia gentili promemoria via e-mail nei giorni precedenti la riunione, in modo che abbiano tutto il tempo per prepararsi. Vorranno scarpe comode e vestiti appropriati: il tuo incontro non avrà successo se le persone hanno freddo o soffrono.

3. Prevedi un percorso breve e facile

Essere fuori dal solito ambiente d’ufficio significa che potresti essere tentato (inizialmente, almeno) di vagare in una conversazione irrilevante o di lasciarti distrarre da ciò che ti circonda. Ma se vuoi che le persone prendano sul serio il tuo walking meeting, attieniti all’agenda, incoraggia i partecipanti a essere concisi e registra qualsiasi cosa importante.

Cammina a un ritmo che sia comodo per tutte le persone coinvolte e valuta se prevedere una sosta per un caffè o per godere di una splendida vista: può servire per ricaricare la creatività delle persone

4. Prevedi un follow up

È molto importante da un seguito e mettere in pratica ciò che si decide durante il meeting,  in modo che i tuoi colleghi li considerino preziosi. Assicurati di fornire loro un feedback regolare su eventuali modifiche che hai implementato come risultato dell’esperienza.