Come funzionano i team – il modello Input-processo-Output

Le persone tendono a pensare che nel momento in cui si ritrovano in un gruppo di persone ragionevoli, capaci, che la pensano come loro, funzioneranno automaticamente come un team. In realtà le cose non sono così semplici.

Riflettete sulle vostre esperienze. Provate a pensare ad un gruppo di cui avete fatto parte – un gruppo di lavoro, un team sportivo, un gruppo di volontariato, un gruppo qualsiasi che richiedesse teamwork. Il team era davvero efficace? In caso di risposta negativa, quali erano le aree di criticità? Creatività, presa di decisioni, troubleshooting? Provate a fare un elenco di queste criticità  e delle ragioni per cui, secondo voi, erano presenti.

Molte barriere – come una struttura eccessivamente gerarchica, personalità conflittuali, mancanza di convinzione o di disciplina, scarso senso etico, mancanza di coordinamento e motivazione – possono impedire ad un gruppo di funzionare come un vero team.

Queste barriere portano al sorgere di problemi. Si perde lo slancio, le persone si impegnano meno, il decision-making e il problem solving sono imperfetti e anche la creatività e l’innovazione ne soffrono.

Per far funzionare il gruppo come un vero team bisogna quindi procurare gli input corretti e seguire i giusti processi. Così facendo, il team supererà il suo potenziale e la performance collettiva del team sarà maggiore rispetto alla somma delle performance dei singoli membri dello stesso. Ovviamente, un input o un processo non corretti porterebbero all’impossibilità di superare le barriere e quindi la performance del team sarebbe inferiore alla somma delle performance dei singoli.

Input e processi

Cosa sono esattamente gli input e i processi? Qual è l’output verso il quale conducono?

Proviamo a guardare nel dettaglio ogni elemento

L’input

Un team è definito sulla base di tre input: i compiti, il gruppo e il clima organizzativo. Per essere davvero efficace, il team deve aspirare al miglior bilanciamento possibile dei tre fattori

Il compito corretto è un input essenziale e non negoziabile. Se non esiste un problema di performance o se il risultato può essere meglio raggiunto con altri mezzi, il team non ha ragione di esistere

Il gruppo corretto è essenziale se si vuole che “l’insieme sia maggiore della somma delle singole parti”. Affinchè un gruppo sia efficace è essenziale che le competenze e abilità degli individui (i membri del gruppo) siano complementari e che le loro conoscenze, competenze e attitudini favoriscano il teamwork. Questi input possono anche essere acquisiti nel tempo. Inoltre il gruppo deve essere piccolo, il numero ideale è da sette a otto persone, ma in ogni caso non deve superare le 12/15 persone.

Il giusto clima deve essere garantito, sia che si tratti di un team formale (creato da un’organizzazione) che di uno informale (gruppi senza mandato formale creati in risposta ad una esigenza ). In un team efficace, il team leader è un’entità importante ed è percepito più come facilitatore che come manager. Anche la diversità, il sano conflitto e l’individualismo possono trovare spazio in un team efficace

I processi

I processi che il team deve seguire sono:

• comunicazione aperta – ascoltare e condividere
• partecipazione – costruire coinvolgimento e senso di appartenenza
• costruzione del consenso – dare forma a uno scopo condiviso e stabilire un approccio comune
• porre obiettivi – dare obiettivi chiari e condivisi
• accountability – stabilire un clima di responsabilità mutua e individuale
• orientamento ai compiti – chiarire ruoli, compiti e risultati attesi
• dissenso educato – essere pronti ad ascoltare punti di vista diversi
• diversità di stile – portare esperienze e stili diversi per sostenere lo sforzo comune
• supporto all’innovazione –  prevedere un ambiente che sia funzionale all’innovazione
• apprendimento collettivo – aiutare i membri del team a imparare dagli altri e insieme agli altri

L’output

Quando un gruppo fa in modo di avere i corretti input e segue i giusti processi, sarà in grado di raggiungere l’output desiderato. Evolverà naturalmente in un team efficace, vitale, innovativo e che assicura il benessere dei suoi membri