La matrice di feedback: usare il feedback in modo costruttivo

23 Novembre 2021 | L’individuo

In qualità di manager, con quale frequenza dai ai membri del tuo team un feedback sulle loro prestazioni, solo per scoprire che poi non cambia nulla? Pensi di aver espresso i tuoi punti in modo chiaro e diretto, ma a volte le persone non sembrano cogliere il messaggio.

O forse hai ricevuto feedback dal tuo manager ma non sei sicuro di come agire?

La Matrice del Feedback è uno strumento che ti aiuta ad esaminare sia gli aspetti positivi che quelli negativi del feedback. Ti sfida a collegare i commenti a ciò che già sai di te stesso e a ciò che non sapevi e che hai bisogno di esplorare più a fondo.

In questo articolo, esaminiamo una serie di risposte tipiche al feedback e esaminiamo come utilizzare la Matrice di feedback per vedere oltre questi modelli di comportamento e per portare cambiamenti positivi in te stesso e nel tuo team per una maggiore produttività e migliori relazioni .

Come rispondi al feedback?

Forse hai notato che le persone reagiscono in uno di questi quattro modi quando ricevono un feedback:

Accettano la parte negativa del feedback, ma cercano di spiegarla, giustificarla o incolpare gli altri per il problema. Possono avere difficoltà a gestire le critiche o sono riluttanti a essere ritenuti responsabili delle loro azioni.
Si concentrano sulla parte positiva e la usano per rafforzare ciò che già sanno essere vero. Questa reazione può indicare una resistenza al cambiamento o una scarsa capacità di ascolto.
Se il feedback è negativo, decidono che la persona che fornisce il feedback ha torto e ignorano completamente i commenti. Queste persone possono essere inclini all’arroganza o all’eccessiva sicurezza.
Se il feedback è completamente positivo, presumono che la persona che lo sta dicendo “lo stia solo dicendo” o sia educato, e non possono accettare che la lode sia genuina. Ciò può essere dovuto a una mancanza di fiducia in se stessi o autostima.

In ogni caso, questo tipo di risposte fanno sì che il feedback probabilmente non ottenga il risultato desiderato. Invece di cercare di capire come devono cambiare il loro comportamento o le loro prestazioni o cosa possono fare per investire sui loro punti di forza, le persone continuano a fare ciò che stavano facendo prima, senza apportare modifiche o correzioni importanti.

Utilizzo della matrice di feedback

La Matrice del Feedback è uno strumento per superare le risposte emotive al feedback, in modo che si possa applicare e apportare cambiamenti positivi alle prestazioni o al comportamento. Come mostrato nella figura 1 di seguito, ha quattro quadranti che si riferiscono ai diversi tipi di feedback ricevuti. Questi sono: Positivo/Previsto, Negativo/Previsto, Positivo/imprevisto e negativo/imprevisto. La maggior parte dei feedback rientra in una di queste categorie.

Diamo un’occhiata più da vicino a ciascun quadrante.

Positivo/Atteso: spesso abbiamo una buona idea di ciò che facciamo bene, perché tendiamo a ricevere regolarmente feedback positivi su queste cose. Ma invece di ascoltare semplicemente questa lode e poi non farne nulla, chiediti:

Come posso usare questa abilità per aumentare la mia produttività o soddisfazione sul lavoro?
Come posso usare questa abilità per aiutare gli altri che non sono così forti in quest’area?

Negativo/Atteso: se siamo onesti con noi stessi, spesso siamo consapevoli che alcune aree del nostro lavoro necessitano di miglioramenti. Se il nostro capo chiede un incontro, è probabile che sappiamo e ci aspettiamo che cosa verrà discusso. In effetti, spesso siamo più critici con noi stessi di quanto lo siano gli altri, ma semplicemente non sappiamo come migliorare senza un aiuto.

Per applicare questo feedback atteso e apportare un cambiamento positivo, chiediti:

Quali azioni ho già intrapreso per affrontare questa zona di criticità?
Quanto effetto hanno avuto queste azioni?
Cos’altro devo esaminare e/o modificare per ottenere i risultati che desidero?
Se non apporto questi cambiamenti, che impatto ci sarà sul mio lavoro o sulla mia vita?

Positivo/Inaspettato: ricevere feedback positivi che non ci aspettavamo è come un regalo di compleanno a sorpresa. Ci dà una sensazione meravigliosa quando veniamo a sapere qualcosa di positivo su noi stessi che era totalmente inaspettato.

Ma dopo la gioia iniziale, è importante esaminare ulteriormente questo feedback chiedendosi:

Perché sono stato sorpreso da questo giudizio positivo?
Quali esperienze precedenti potrebbero avermi fatto dimenticare questa abilità?
Come posso usare questa abilità per migliorare la mia vita?

Negativo/Inaspettato: questo feedback è il più difficile da ascoltare e comprendere. Ma può anche essere la fonte di auto-scoperte, se siamo aperti. Il feedback imprevisto spesso proviene da aree che non vogliamo riconoscere o che non siamo preparati ad affrontare e può portare a metterci sulla difensiva o provare altre forti emozioni . Tuttavia, quando impariamo ad affrontarlo, possiamo fare grandi passi avanti nel nostro viaggio di auto-miglioramento.

Alcune ulteriori domande da esplorare includono:

Di quali altre informazioni ho bisogno per dare un senso al feedback?
Di quale supporto, formazione o coach ho bisogno per affrontarne le implicazioni?
Posso usare questo feedback per scoprire di più su di me?
Quale piano posso mettere in atto per apportare piccoli cambiamenti realizzabili a breve termine?
In che modo il miglioramento di questo influirà su altre aree del mio lavoro o della mia vita?

Se sei un manager, puoi utilizzare la matrice anche quando dai un feedback ai membri del tuo team. Puoi discutere se ciò che hai detto rientra in una di queste categorie e puoi elaborare insieme a loro le domande.

Scarica qui il nostro modello di matrice di feedback per utilizzare la matrice. Quando dai o ricevi feedback, usalo per migliorare la tua esperienza e i tuoi risultati.