Quanto sei produttivo?

Quando vogliamo fare di più, spesso lavoriamo più ore, spostiamo le scadenze e svolgiamo più attività in contemporanea.

Sebbene queste strategie possano fornire un sollievo a breve termine, non sono sostenibili a lungo termine. Ben presto, questo approccio diventa uno stile di vita, che porta a livelli elevati di stress e, infine, a una scarsa produttività.

La produttività è una misura di quanto realizzi, non di quanto sei impegnato. Quindi è molto meglio imparare a lavorare in modo intelligente e cercare di ottenere il massimo dal proprio tempo e risorse. Ciò aumenterà la tua produttività e ti aiuterà a trovare più tempo per fare altre cose.

Il test che trovi a questo link ti aiuterà a capire quanto sei produttivo. Poi, le risorse che seguono aiuteranno a identificare le strategie che puoi utilizzare per aumentare la tua produttività, in modo da poter fare di più, con meno stress.

Alcune risorse

Questo quiz mette in evidenza cinque elementi chiave per lavorare in modo produttivo: organizzazione, atteggiamento, delega, integrazione delle informazioni e uso efficace dei sistemi. Di seguito esamineremo queste aree chiave. Aumentando le tue prestazioni e l’efficacia in queste aree, otterrai di più dalla tua giornata. Inizierai anche a capire dove concentrare il tuo tempo e le tue energie per migliorare la tua produttività e ottenere risultati migliori.

Organizzazione

(Domande 2, 5, 7, 10, 11)

Il primo passo in qualsiasi piano di miglioramento della produttività è organizzarsi. Pensa a come organizzare il tuo spazio fisico in modo che aiuti, anziché rallentare, le tue prestazioni. Scrivanie e cassetti disordinati influiscono sulla tua produttività perché dedichi tempo prezioso a cercare tra pile di documenti, invece di svolgere attività di alto valore. Imparare a essere organizzato è un’arte e devi lavorarci ogni giorno. Dall’organizzazione della posta elettronica all’organizzazione dei file, ci sono molti ottimi sistemi che possono aiutarti a rendere ordinato il tuo ambiente di lavoro.

L’organizzazione implica anche la consapevolezza di sé e diventare consapevoli di come si trascorre il proprio tempo è essenziale per migliorare la produttività.

Un diario delle attività ti mostra esattamente dove usi bene il tuo tempo e dove perdi tempo a gestire lavori a bassa priorità, interruzioni e distrazioni. I registri delle attività rivelano anche se fai affidamento al multitasking: fare più di una cosa alla volta in realtà diminuisce la produttività.

L’autocoscienza ti aiuta anche a capire quando fai del tuo meglio. Alcune persone fanno del loro meglio al mattino presto e altre non sono completamente produttive fino al pomeriggio o alla sera. Comprendere le tue preferenze sul modello di lavoro ti aiuterà a programmare importanti attività prioritarie per i momenti della giornata in cui ottieni i risultati migliori.

Atteggiamento

(Domande 4, 13, 15)

La parte successiva del miglioramento della produttività è legata al tuo atteggiamento e approccio al tuo lavoro.

L’automotivazione è molto importante se vuoi massimizzare la tua produttività. Scopri cosa ti motiva a dare il meglio e poi crea il miglior ambiente possibile in modo che tu possa farlo.

Per entrare in una zona ad alta produttività, devi ridurre al minimo o eliminare le interruzioni; avere un piano per gestire le interruzioni, gestire lo stress e migliorare la concentrazione. Se fai dei passi positivi per controllare il tuo tempo e il tuo programma, probabilmente ridurrai lo stress, il che ti permetterà di sperimentare più energia positiva. Questo è essenziale per entrare “nel flusso”, in modo che l’intero piano di produttività si supporti e migliori da solo una volta iniziato.

La tua mentalità è di fondamentale importanza per aumentare la produttività e migliorare la gestione complessiva del tempo. Pensa in modo positivo e intraprendi piccole azioni per migliorare le tue prestazioni. Questo ti darà la motivazione e l’ispirazione di cui hai bisogno per continuare ad andare avanti con il tuo piano. Inizia ora adottando una prospettiva positiva e credendo che puoi davvero essere produttivo e raggiungere i tuoi obiettivi.

Delega

(Domande 1, 8, 14)

La produttività non è uno sport solitario. Per essere veramente produttivo in un ambiente di lavoro, devi fare affidamento sul tuo team. Ecco perché i team di lavoro sono il modo perfetto per raggiungere gli obiettivi: insieme, puoi ottenere molto di più che con i singoli sforzi di ognuno.

Per utilizzare il potere del lavoro di squadra, devi saper delegare in modo efficace. Delegare non significa semplicemente che gli altri facciano il tuo lavoro – una delega di successo garantisce che la persona giusta svolga il compito, indipendentemente da chi è il responsabile ultimo della sua esecuzione. Quando le persone sono in grado di lavorare sui loro compiti ad alta priorità, allora tutti vincono – anche la tua organizzazione -. Se passi troppo tempo a fare un lavoro che altre persone potrebbero fare, magari meglio, e non hai tempo per fare progressi sui tuoi obiettivi chiave, allora devi rivalutare chi dovrebbe fare cosa in modo regolare.

Delegare in modo efficace significa fornire supporto e risorse sufficienti in modo che un’altra persona possa completare bene il lavoro. Non significa micro-gestire il processo e controllare ogni 10 minuti che le cose vengano fatte bene (in altre parole, “a modo tuo”). Per delegare con successo, impara a lasciar andare e abbi fiducia che le persone facciano ciò che deve essere fatto. Quando lo fai regolarmente e costruisci un team di persone che si aiutano a vicenda secondo necessità, i tuoi livelli di produttività aumenteranno radicalmente.

Integrazione delle informazioni

(Domande 9, 12)

La tua produttività aumenterà anche quando imparerai a identificare e utilizzare rapidamente le informazioni. E-mail, promemoria, riviste di settore, studi pubblicati, rapporti sullo stato, statistiche operative, risultati finanziari: queste sono solo alcune delle categorie di informazioni che potresti ricevere regolarmente. Se provi a leggere ciascuno di questi in dettaglio, potrebbe volerci un giorno o più ogni settimana!

Quindi, considera le strategie per superare il sovraccarico di informazioni. Devi avvicinarti alle informazioni con una mente critica. Che cosa ti serve sapere? Che tipo di informazioni fornirà un particolare documento? Come utilizzerai queste informazioni per migliorare il tuo modo di lavorare? Le tue risposte a domande come queste ti aiuteranno a determinare il livello di dettaglio di cui hai bisogno da ciascun documento. Potresti semplicemente ignorare alcuni elementi o scorrere rapidamente argomenti e titoli di altri. Usa queste e altre strategie di lettura attive per aiutarti a ridurre il tempo che dedichi alla gestione delle informazioni e della documentazione.

Se devi leggere molte informazioni in dettaglio, impara come farlo grazie alle tecniche di lettura veloce. Se elabori e integri le informazioni in modo rapido ed efficace, ti aiuterà a lavorare in modo più produttivo.

Uso efficace dei sistemi

(Domande 1, 3, 6, 16)

Infine, per aumentare la tua produttività, migliora il modo in cui tu e il tuo team lavorate. Il miglioramento dei sistemi organizzativi non solo ti aiuta a ottenere di più, ma può anche aiutare la tua organizzazione a sfruttare le proprie risorse in modo efficace, a raggiungere i propri obiettivi e ad avere più successo. Considera il miglioramento continuo attraverso pratiche come il Kaizen e altre tecniche come il Kanban e la Job Analysis. Questi ti incoraggeranno a guardare alle attività quotidiane, ai processi e alle pratiche e a rivedere come puoi fare le cose meglio. Inoltre, impara dagli approcci di produzione snella e chiediti “Come possiamo fare quello che facciamo con meno sprechi?”. Che si tratti di ridurre i colli di bottiglia in un processo o di organizzare riunioni in modo più efficace, tutto ciò che contribuisce a un ambiente di lavoro più efficiente alla fine ti renderà più produttivo.

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Barbara Badiali

“La cosa importante è di non smettere mai di interrogarsi. La curiosità esiste per ragioni proprie. Non si può fare a meno di provare riverenza quando si osservano i misteri dell'eternità, della vita, la meravigliosa struttura della realtà. Basta cercare ogni giorno di capire un po' il mistero. Non perdere mai una sacra curiosità.” (Albert Einstein)

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