Quanto bene deleghi? Condividere il carico di lavoro per migliori risultati

Delegare il lavoro ai membri del tuo team è un elemento chiave per portare a termine le cose. Allora perché così tanti manager dicono cose come:

“Questo è un compito importante, quindi lo farò da solo.”

“I miei collaboratori se la prenderanno se chiederò loro di farlo.”

“È un lavoro noioso, quindi ‘darò l’esempio’ e lo farò da solo”.

“Farò prima se faccio da solo.”

Queste sono tutte reazioni comuni al pensiero della delega. Tuttavia, quando non si delega, si rischia di ritrovarsi con troppo lavoro da fare, non abbastanza tempo per farlo e molto stress inutile.

D’altra parte, quando si delega, di solito ci si preoccupa che il lavoro non venga svolto correttamente.

Rispondi a questo breve quiz per scoprire quanto bene deleghi. Le tue risposte ti mostreranno se hai bisogno di migliorare.

Scopri quanto bene deleghi con il test che puoi scaricare a questo link.

Qui di seguito troverai poi qualche suggerimento pratico per migliorare il tuo approccio alla delega.

Cosa e quando delegare

(Domande 2, 5, 9, 11)

Inizia decidendo cosa puoi delegare e quando. Poi sarà molto più facile decidere come delegare, e a chi, e fornire loro le risorse e le conoscenze di cui hanno bisogno.

Non cercare di delegare il lavoro che dovresti fare tu stesso. Potresti chiedere al membro del tuo team più in gamba di preparare una presentazione per te, ma è probabile che il discorso non si connetterà con il tuo pubblico se le parole e i pensieri non sono tuoi.

Allo stesso modo, evita di delegare solo per scaricare attività che non ti piaccioni! Se lo fai, probabilmente scoprirai che i tuoi dipendenti saranno riluttanti nel portare avanti il lavoro e sarà più difficile trovare aiuto quando ne avrai veramente bisogno.

Se, ad esempio, hai bisogno di un rapporto completo per la tua riunione entro due ore, potrebbe essere inefficiente impiegare mezz’ora per spiegare a qualcun altro cosa deve essere fatto. In tal caso, farlo da soli probabilmente farà risparmiare tempo e stress.

Considera questi fattori quando decidi se delegare o meno:

Tempo. Hai abbastanza tempo per delegare? Devi essere in grado di fornire istruzioni e supporto sufficienti al membro del tuo team e potresti dover apportare correzioni anche al loro lavoro.

Competenza. C’è qualcuno disponibile con le capacità e le competenze necessarie per completare il lavoro con successo? Spesso, i compiti migliori da delegare sono quelli per i quali i membri del tuo team hanno più esperienza o informazioni di te. Potrebbero svolgere questi compiti meglio e più velocemente di quanto potresti fare tu

Adeguatezza. Raramente è saggio o giusto delegare compiti di alto profilo o strategici, o quelli che coinvolgono informazioni riservate o sensibili. Invece, delega ancora di più il tuo lavoro più operativo per assicurarti di avere il tempo di fare il miglior lavoro possibile su responsabilità critiche, come la pianificazione o il recruiting.

Come delegare

(Domande 1, 4, 6, 10)

Qualunque sia il tuo stile di leadership, vuoi che il tuo team accetti gli incarichi da te proposti e completi il ​​lavoro secondo le tue aspettative, in modo da avere più tempo per il tuo lavoro. Ma un risultato positivo dipende da come si trasferisce effettivamente il compito.

Una delega efficace richiede una comunicazione molto chiara, in modo che le persone sappiano esattamente cosa ci si aspetta da loro. Richiede anche di fidarti dei membri del tuo team.

Ecco alcuni modi chiave per migliorare il modo in cui deleghi:

Concordare le aspettative. Spiega alla persona a cui stai delegando esattamente ciò che devi raggiungere entro quando e perché è importante. È molto più facile per loro vedere il “quadro generale” e lavorare di conseguenza quando capiscono il loro impatto. Se possibile, collega l’attività agli obiettivi dell’organizzazione.

Delega i risultati, non il processo. La maggior parte delle persone impara e si comporta meglio quando si dà loro autonomia sul proprio lavoro. Quindi, a meno che la persona a cui stai delegando non sia inesperta, consenti di determinare il modo migliore per completare l’attività. Se imponi ogni aspetto del processo per portare a termine il compito, non imparerà molto e non otterrai il pieno beneficio della loro esperienza.

Stabilisci dei momenti di controllo. Non chiedere “Come va?” ogni ora – sarebbe opprimente. Puoi gestire il rischio di errori o ritardi concordando in anticipo quando effettuerai un check con i membri del tuo team e come dovrebbero avvisarti di qualsiasi problema.

Parla delle conseguenze. Quali ricompense possono aspettarsi le persone se fanno un ottimo lavoro? Cosa accadrà se non ottengono i risultati desiderati?

Definisci il tuo ruolo. Spiega quanto supporto fornirai. Incoraggia i membri del team a formulare le proprie raccomandazioni e decisioni. Tuttavia, usa la tua discrezione, a seconda del compito e dell’individuo. Assicurati che la persona capisca fino a che punto ti aspetti che mostri iniziativa.

Consiglio:

Puoi utilizzare la delega proattiva come strumento per potenziare il tuo team. Ove possibile, includi i membri del tuo team nelle decisioni sulla quantità e sul tipo di lavoro che vogliono svolgere. Molte persone sono fortemente motivate dalla responsabilizzazione e il loro valore per il tuo team aumenterà di conseguenza.

A chi delegare

(Domande 3, 7, 8, 12)

Delegare il lavoro a una persona o a un team richiede riflessione e considerazione. Se deleghi alla persona sbagliata, potresti dedicare troppo tempo a istruirla e supportarla. Se deleghi troppo a una persona, rischi di ottenere risultati incompleti e un membro del team infelice e stressato.

Ricorda che la maggior parte delle persone produce il proprio lavoro migliore quando è sotto pressione, ma che i vantaggi diminuiscono se la pressione diventa eccessiva. Fai attenzione ai segni che qualcuno ha più lavoro di quanto possa sopportare, anche se è desideroso di fare il possibile.

Pianifica quando e a chi delegare per sfruttare al meglio il tempo e le competenze delle persone, in modo che il lavoro venga svolto bene e nei tempi previsti e in modo da non diventare un collo di bottiglia. Una buona delega è uno strumento prezioso per aiutarti a sviluppare ulteriormente le tue persone, costruendo un forte senso di autonomia e padronanza del proprio lavoro.

Pensa a questi problemi quando decidi a chi dovresti delegare:

Struttura organizzativa. Delega alle persone che riportano a te. Se devi uscire dal tuo team, chiedi il permesso del manager della persona e attribuisci a quel manager il merito del risultato. La comunicazione aperta è importante quando si delega tra diverse aree funzionali o attraverso diversi livelli di un’organizzazione.

Coinvolgimento del personale. Considera quanto deve essere coinvolto il tuo personale. Ottenere la loro cooperazione e supporto nell’accettare la delega può essere fondamentale per il successo. Si sentiranno più coinvolti e più impegnati nei risultati.

Individuo vs. team. Alcune attività possono essere facilmente portate a termine da una sola persona. Ma quando si delegano lavori più grandi, pensa a quante persone dovrebbero essere coinvolte e di quali competenze avrai bisogno.