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Una delega di successo: il potere dell’aiuto

Ti senti stressato e sovraccarico? O come se la tua carriera fosse in stallo? In tal caso, potrebbe essere necessario rispolverare le tue capacità di delega!

Se lavori da solo, puoi arrivare solo fino ad un certo punto, per quanto lavori. Dopotutto, puoi lavorare solo un certo numero di ore in un giorno!

Tuttavia, migliore è il tuo lavoro, più persone si aspetteranno qualcosa da te. Questo può portare a pressioni indebite e sovraccarico di lavoro: non puoi fare tutto ciò che tutti vogliono. E questo può farti sentire stressato, infelice e come se stessi deludendo gli altri.

Se la guardi in modo positivo, tuttavia, ti viene data un’enorme opportunità se riesci a trovare un modo per aggirare questa limitazione. Se riesci a realizzare questa opportunità, puoi davvero avere successo!

Uno dei modi più comuni per superare questa limitazione è imparare a delegare il proprio lavoro ad altri. Chi è bravo a delegare, è in grado di creare team forti e di successo che sono più che in grado di soddisfare le esigenze di un carico di lavoro pesante. Ecco perché la delega è un’abilità così importante da imparare!

Perché le persone non delegano

Ci sono molte possibili ragioni per cui le persone potrebbero aver paura di cedere compiti o responsabilità:

Sono preoccupati di scaricare il loro lavoro sugli altri

Solo perché qualcosa è normalmente il lavoro di un manager non significa che non possa essere svolto da altri (a meno che non sia un requisito di ruolo specifico o dipenda da un particolare livello di autorità). L’importante è che il lavoro sia completato, non chi lo fa. Se i membri del team sembrano essere troppo occupati, vale la pena controllare con cosa sono impegnati. Potrebbe essere che stiano lavorando su un lavoro a bassa priorità, nel qual caso il loro carico di lavoro potrebbe essere riorganizzato per svolgere prima il compito delegato.

Delegare non vuol dire aumentare il lavoro per il tuo team, ma di distribuirlo in modo più efficiente in modo che le attività vengano allocate in base alle competenze e ai carichi di lavoro. Se i membri del team lo capiscono, saranno felici di contribuire allo sforzo di squadra.

Le persone si sentono minacciate

È importante che coloro che delegano comprendano che non affideranno ad altri l’intero lavoro, ma solo determinati compiti. E sta a loro quali affidare.

Anche se delega più compiti, il lavoro di un manager non diventerà ridondante.

Continuerà a svolgere un ruolo importante nel supportare e guidare la squadra e rimarrà sempre in ultima analisi, responsabile del lavoro.

E perché preoccuparsi che qualcun altro svolga un compito meglio di te? Se sa farlo bene, motivo in più per darglielo! L’obiettivo è rendere il tuo team più efficiente ed efficace e offrire agli altri l’opportunità di utilizzare le proprie capacità e svilupparsi.

Le persone non vogliono perdere il controllo

Quando il lavoro viene consegnato ad altri, ci vorrà tempo perché imparino a farlo come lo facevano altri prima di loro. Inizialmente, le cose richiederanno più tempo e la qualità potrebbe essere inferiore.

Tuttavia, con un supporto e una guida sufficienti, questi ostacoli verranno rapidamente superati.

Pensano che sarebbe più veloce farlo da soli

Ognuno ha bisogno di tempo per imparare qualcosa di nuovo. Maggiore è il supporto che ricevono all’inizio, più rapidamente saranno in grado di svolgere il lavoro da soli. Coloro che delegano il lavoro dovrebbero assicurarsi di dare istruzioni chiare e fornire molti consigli, lodi, feedback e rassicurazioni lungo il percorso per creare fiducia.

Quando delegare

La delega è vantaggiosa per tutti se portata avanti in modo appropriato. Tuttavia, ciò non significa che puoi delegare qualsiasi cosa. Per determinare quando la delega è più appropriata, ci sono cinque domande chiave che devi porti:

  1. C’è qualcun altro che ha (o può ricevere) le informazioni o le competenze necessarie per completare l’attività? In sostanza è un compito che qualcun altro può svolgere, o è fondamentale che tu lo faccia da solo?
  2. L’attività offre l’opportunità di crescere e sviluppare le capacità di un’altra persona?
  3. È un compito che si ripresenterà, in una forma simile, in futuro?
  4. Hai abbastanza tempo per delegare il lavoro in modo efficace? Ci deve essere tempo per una formazione adeguata, per domande e risposte, per opportunità di verifica dei progressi e per rielaborazioni, se necessario.
  5. È un compito adatto ad essere delegato? Le attività critiche per il successo a lungo termine (ad esempio, reclutare le persone giuste per il tuo team) richiedono davvero la tua attenzione.

Se puoi rispondere “sì” almeno a quattro delle domande di cui sopra, allora potrebbe valere la pena delegare questo lavoro. Detto questo, la presenza di tutte queste condizioni non garantisce che l’attività delegata venga completata con successo. Devi anche considerare a chi delegherai il compito e come lo farai.

Consiglio:

Altri fattori che contribuiscono alla delega di un’attività includono:

  1. Le tempistiche/scadenze del progetto.
  • Quanto tempo c’è a disposizione per fare il lavoro?
  • C’è tempo per rifare il lavoro se non è stato fatto correttamente la prima volta?
  • Quali sono le conseguenze di non completare il lavoro in tempo?
  1. Le tue aspettative o obiettivi per il progetto o le attività, tra cui:
  • Quanto è importante che i risultati siano della massima qualità possibile?
  • Un risultato “adeguato” è abbastanza buono?
  • Un fallimento sarebbe critico?
  • Quanto il fallimento avrebbe un impatto su altro (progetti, risultati, persone…)?

 

Chi e come delegare

Una volta che si è deciso di delegare un compito, ci sono anche altri fattori da considerare.

 

A chi dovresti delegare?

I fattori da considerare qui includono:

  1. L’esperienza, le conoscenze e le capacità dell’individuo a cui è delegato il compito.
  • Quali conoscenze, abilità e attitudini ha già la persona?
  • Hai tempo e risorse per fornire la formazione necessaria?
  1. Lo stile di lavoro preferito dall’individuo.
  • Quanto è indipendente la persona?
  • Cosa vuole dal suo lavoro?
  • Quali sono i suoi obiettivi e interessi a lungo termine e come si allineano al lavoro proposto?
  1. Il carico di lavoro attuale di questa persona.
  • La persona ha tempo per occuparsi di un lavoro in più?
  • La delega di questo compito richiederà il rimescolamento di altre responsabilità e carichi di lavoro?

 

Come dovresti delegare?

Utilizza i seguenti principi per delegare con successo:

  1. Dichiarare chiaramente il risultato desiderato. Inizia con la fine in mente e specifica i risultati desiderati.
  2. Identificare chiaramente vincoli e confini. Dove sono le linee di autorità, responsabilità e accountability? La persona dovrebbe
  • aspettare che le venga detto cosa fare?
  • chiedere cosa fare?
  • Chiedere consiglio su cosa dovrebbe essere fatto e poi agire?
  • agire e poi riportare i risultati immediatamente?
  • avviare un’azione e quindi segnalare periodicamente?
  1. Ove possibile, includere le persone nel processo di delega. Consenti loro di decidere quali compiti devono essere loro delegati e quando.
  2. Abbina la quantità di responsabilità con la quantità di autorità. Comprendi che puoi delegare alcune responsabilità, ma non puoi delegare la responsabilità finale.
  3. Delega al livello organizzativo più basso possibile. Le persone più vicine al lavoro sono più adatte al compito, perché hanno la conoscenza più intima del lavoro quotidiano. Ciò aumenta anche l’efficienza sul posto di lavoro e aiuta a sviluppare le persone.
  4. Fornire un supporto adeguato ed essere disponibili a rispondere alle domande. Garantire il successo del progetto attraverso la comunicazione e il monitoraggio continui, nonché fornire risorse e credito.
  5. Concentrati sui risultati. Preoccupati di ciò che viene realizzato, piuttosto che dettagliare come dovrebbe essere svolto il lavoro: il tuo metodo non è necessariamente l’unica o anche la migliore! Consentire alla persona di controllare i propri metodi e processi. Questo facilita il successo e la fiducia.
  6. Evita la “delega verso l’alto”. Se c’è un problema, non permettere alla persona di trasferire di nuovo la responsabilità del compito a te. Invece, chiedi idee per una soluzione e non fornire semplicemente una risposta/soluzione.
  7. Costruisci motivazione e impegno. Discuti in che modo il successo avrà un impatto sulle ricompense economiche, sulle opportunità future, sul riconoscimento informale e su altre conseguenze. Fornisci un riconoscimento dove meritato.
  8. Stabilire e mantenere il controllo.
  • Discuti tempi e scadenze.
  • Concorda un programma di checkpoint in cui rivedrai lo stato di avanzamento del progetto.
  • Apporta le modifiche necessarie.
  • Prenditi del tempo per rivedere tutto il lavoro inviato.

Considerando a fondo questi punti chiave prima e durante il processo di delega, scoprirai di riuscire a delegare con maggiore successo.

Mantenere il controllo

Ora, dopo aver completato i passaggi precedenti, assicurati di informare il membro del tuo team in modo appropriato. Prenditi del tempo per spiegare perché è stato scelto per il lavoro, cosa ci si aspetta durante il progetto, gli obiettivi che hai per il progetto, tutte le tempistiche e le scadenze e le risorse da cui può attingere. E concorda un programma per il controllo dello stato di avanzamento.

Infine, assicurati che il membro del team sappia che vuoi sapere se si verificano problemi e che sei disponibile per qualsiasi domanda o consiglio necessario man mano che il lavoro procede.

Come manager, è importante non fare micro-management. Tuttavia, questo non significa che devi abdicare del tutto al controllo. Nel delegare in modo efficace, devi raggiungere un attento equilibrio tra dare spazio sufficiente affinché le persone possano utilizzare le proprie capacità al meglio, monitorando e supportando comunque abbastanza da vicino per garantire che il lavoro sia fatto in modo corretto ed efficace.

L’importanza della piena accettazione

Quando il lavoro delegato ti viene restituito, dedica abbastanza tempo per esaminarlo a fondo. Se possibile, accetta solo lavori di buona qualità e completi. Se accetti un lavoro di cui non sei soddisfatto, il membro del tuo team non imparerà a svolgere correttamente il lavoro.

Inoltre se accetti un lavoro incompleto, peggiorerai le cose, accettando di farti carico di una nuova tranche di lavoro che probabilmente dovrai completare da solo. Non solo questo ti sovraccaricherà, ma significherà che non avrai il tempo per fare il tuo lavoro correttamente.

Ovviamente, quando ti viene restituito un buon lavoro, assicurati di riconoscere e premiare lo sforzo. In qualità di leader, dovresti complimentarmi con i membri del tuo team ogni volta che rimani colpito da ciò che hanno fatto. Questo sforzo da parte tua farà molto per costruire la fiducia in sé stessi e l’efficienza dei membri del team, entrambe cose che porteranno ad un approccio migliore nel prossimo compito delegato. Quindi, vincerete entrambi!

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Barbara Badiali

“La cosa importante è di non smettere mai di interrogarsi. La curiosità esiste per ragioni proprie. Non si può fare a meno di provare riverenza quando si osservano i misteri dell'eternità, della vita, la meravigliosa struttura della realtà. Basta cercare ogni giorno di capire un po' il mistero. Non perdere mai una sacra curiosità.” (Albert Einstein)

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