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Come accettare la delega: come organizzarsi quando viene assegnato un compito aggiuntivo

Roberto è lusingato quando il suo manager gli delega un compito importante. È fantastico avere una manifestazione di fiducia così presto nella sua carriera. Tuttavia, non è sicuro di avere le capacità o il tempo per gestire al meglio la richiesta. Ma Roberto si sente comunque obbligato a dire “Sì”, perché non vuole deludere il suo capo.

Ti puoi sentire soverchiato quando ti viene delegato un compito in più, soprattutto se ricopri un ruolo minore. Ma, con l’approccio corretto, non ciò non deve significare superlavoro, conflittualità o rischio di fallimento.

In questo articolo vedremo perché svolgere un nuovo compito delegato può essere un’esperienza positiva e gratificante e come puoi farne un percorso di crescita professionale e personale.

 

Cinque modi per affrontare la delega

Ecco una strategia in cinque passaggi per aiutarti a eccellere quando ti viene delegato un compito extra:

  1. Applica l’intelligenza emotiva

La delega creerà inevitabilmente più lavoro per te, anche se il compito potrebbe essere nuovo e stimolante. Ma guarda le cose dal punto di vista del tuo manager. Molti capi hanno difficoltà a “lasciare andare” i compiti e possono far fatica a trovare il tempo richiesto da una buona delega. Quindi, quando il tuo manager ti si avvicina con una richiesta, prendila come un complimento.

Essere empatici ti aiuterà a concentrarti sul compito e a bandire ogni dubbio sulla tua capacità di farlo. Sarai più in grado di affrontare la sfida con un atteggiamento professionale e ottimista.

  1. Controlla i fatti

Concediti le migliori possibilità di successo raccogliendo dal tuo manager quante più informazioni possibili sull’attività. Il tuo capo può guidare il processo di delega, ma sarai in grado di bilanciare le tue esigenze e le sue ponendo domande come:

Qual è esattamente il compito? Qual è il suo scopo e il suo valore?

Perché lo chiedi a me e non a un altro collega? Ho le competenze più adatte o più tempo a disposizione? Ho bisogno di formazione o risorse?

Quando è necessario farlo? La scadenza è rigida o flessibile?

Chi altro ha interesse o influenza sul compito? Chi devo coinvolgere o informare?

Come vorresti gestire e monitorare questa attività? Con quale frequenza, o in quali fasi e in quale formato, vorresti che ti aggiornassi sui miei progressi? Inoltre, quanta libertà di prendere decisioni ho?

Quale dei miei lavori esistenti dovrei “parcheggiare” per liberare il tempo e le risorse di cui ho bisogno per completare questa nuova attività?

Le risposte daranno a te e al tuo manager una comprensione più chiara di ciò che ci si aspetta. E saprai se puoi accettare la richiesta a titolo definitivo o se devi concordare un compromesso.

  1. Comunica bene

Dopo aver detto “Sì” a una nuova attività, assicurati di tenere informato il tuo manager come concordato ed evita di lasciare spazio a supposizioni o incomprensioni. Sii onesto sui tuoi progressi e parla in caso di problemi, in modo da poter risolvere rapidamente qualsiasi problema.

Assicurati che i tuoi colleghi e le parti interessate siano consapevoli che hai questa responsabilità extra da adempiere e sia chiaro su come si adatta alle loro richieste nei tuoi confronti. Ciò contribuirà a ridurre il rischio di conflitti e potrebbe rendere più facile chiedere aiuto se ne hai bisogno.

  1. Gestisci te stesso

È una buona idea organizzarsi subito! È più probabile che porti a termine il tuo incarico e le persone prenderanno più seriamente le preoccupazioni che esprimi, se mantieni il controllo del tuo carico di lavoro.

Ci sono molti strumenti disponibili per aiutarti a farlo, puoi trovare alcuni articoli anche su questo sito.

  1. Consegna in modo efficace

Gestisci bene il momento della consegna del lavoro, mostrando il tuo entusiasmo per il lavoro svolto e, se la situazione lo consente, chiedi di essere aggiornato sulla sua attuazione. Se farà parte di una presentazione, ad esempio, chiedi se puoi partecipare.

Se appropriato, riferisci cosa hai fatto per portare a termine il compito e menziona le difficoltà che hai affrontato e come le hai superate. Offri anche suggerimenti per miglioramenti. Ciò potrebbe aiutare a svolgere meglio la prossima attività delegata e garantire che il tuo manager capisca e apprezzi il tuo contributo.

Consiglio:

Se non hai mai affrontato l’argomento prima, questo potrebbe essere un buon momento per chiedere se il tuo contributo può ricevere un riconoscimento formale.

Dire “No” a un’attività delegata

Non è professionale dire “No” a un compito semplicemente perché non ti piace! Tuttavia, può essere valido mettere in discussione l’attività delegata se:

  • Non ha un valore o uno scopo chiari.
  • Richiede competenze più adatte a un altro collega.
  • È già in ritardo o prevede scadenze impossibili.
  • Ti mette in conflitto con gli altri.
  • Appare contrario alla politica aziendale, è illegale o non etico.
  • Probabilmente danneggerà la tua reputazione.

Dire “No” può essere estremamente difficile, a seconda delle circostanze e della natura del tuo rapporto con il capo. Se è necessario rifiutare una richiesta, accertati di fornire chiari motivi per cui sei giunto a tale conclusione e cercare sempre di trovare un altro modo per soddisfare le esigenze del delegante.

Quando dire “No” non è un’opzione

Può essere impossibile dire “No” in alcune situazioni. Che sia per ragioni politiche, personali o pratiche, devi solo “andare avanti”. Quindi, ecco cinque suggerimenti per sfruttare al meglio le cose se il tuo spazio di manovra è limitato:

  1. Prenditi cura di te stesso. Mangia, dormi e fai esercizio fisico per ridurre al minimo lo stress e i problemi di salute.
  2. Dai priorità al tuo carico di lavoro esistente. Vedi se puoi mettere da parte qualcosa temporaneamente, senza rischiare la tua reputazione, mentre ti concentri sul compito delegato.
  3. Prova il centering. Questa è una tecnica per recuperare la concentrazione, la calma e la fiducia in una situazione stressante.
  4. Parla con i tuoi colleghi. La tua rete di supporto potrebbe intervenire per aiutarti?
  5. Proteggiti dalle recriminazioni. Tieni un registro delle tue azioni e comunicazioni in caso di problemi alla fine del progetto.

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Barbara Badiali

“La cosa importante è di non smettere mai di interrogarsi. La curiosità esiste per ragioni proprie. Non si può fare a meno di provare riverenza quando si osservano i misteri dell'eternità, della vita, la meravigliosa struttura della realtà. Basta cercare ogni giorno di capire un po' il mistero. Non perdere mai una sacra curiosità.” (Albert Einstein)

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