Come te la cavi con il problem-solving?

Buone capacità di problem solving sono di fondamentale importanza se hai intenzione di avere successo nella tua carriera. Risolvere problemi è qualcosa che non ci piace particolarmente. Richiede tempo. Si fa strada a fatica in programmi già pieni. Ci costringe a pensare a un futuro incerto.

E sembrano non finire mai!

Ecco perché, di fronte ai problemi, la maggior parte di noi cerca di toglierli di torno il più rapidamente possibile. Ma siamo sicuri di non limitarci a scegliere la soluzione più semplice o più ovvia per poi rendersi conto di aver completamente perso di vista una soluzione molto migliore? Oppure limitarsi a intervenire sui sintomi di un problema, solo per peggiorare la situazione?

Per essere un problem solver efficace, devi essere sistematico e logico nel tuo approccio. Questo quiz ti aiuta a valutare il tuo approccio al problem-solving. Migliorando l’approccio, prenderai decisioni complessivamente migliori. E man mano che aumenterai la tua sicurezza nel problem-solving, sarà meno probabile che ti limiti ad adottare la prima soluzione trovato, che potrebbe non essere necessariamente la migliore.

Troverai poi strumenti e risorse che possono aiutarti a sfruttare al meglio le tue capacità di problem-solving.

Scarica il test a questo link

Rispondere alle domande del test dovrebbe averti aiutato a riconoscere i passaggi chiave associati a un’efficace problem-solving.

Questo quiz si basa sul  modello “Simplexity Thinking” di  Min Basadur. Questo processo segue lo schema circolare mostrato di seguito, all’interno del quale i problemi attuali vengono risolti e nuovi problemi vengono identificati su base continuativa.

Di seguito, delineiamo gli strumenti e le strategie che puoi utilizzare per ogni fase del processo di problem-solving.

Passaggio 1: trova il problema e trova i fatti

(Domande 7, 12 – 10, 14)

Alcuni problemi sono molto evidenti, mentre altri non sono così facilmente individuabili. Un efficace processo di problem-solving richiede di cercare attivamente i problemi, anche quando le cose sembrano andare bene. La risoluzione proattiva dei problemi aiuta a evitare le emergenze e ti consente di essere calmo e di mantenere il controllo quando sorgono problemi.

Queste tecniche possono essere d’aiuto:

PEST Analysis: aiuta a rilevare le modifiche al tuo ambiente a cui dovresti prestare attenzione. Assicurati anche di osservare i cambiamenti nelle esigenze dei clienti e nelle dinamiche di mercato e di monitorare le tendenze rilevanti per il tuo settore.

Risk Analysis: consente di identificare i rischi aziendali significativi.

Failure Modes and Effects Analysis:  consente di identificare i possibili punti di errore nel processo aziendale, in modo da poterli correggere prima che si verifichino problemi.

After Action Reviews:  aiuta a analizzare le prestazioni recenti per identificare le cose che potrebbero essere fatte meglio in futuro.

Là dove ci siano diversi problemi da risolvere, la definizione delle priorità e l’analisi di Pareto aiutano a decidere su quali concentrarsi per primi.

Dopo aver identificato un potenziale problema, hai bisogno di informazioni. Quali fattori contribuiscono al problema? Chi ne è coinvolto? Quali soluzioni sono state provate prima? Cosa pensano gli altri del problema?

Se procedi troppo velocemente per trovare una soluzione, rischi di fare affidamento su informazioni imperfette basate su presupposti e prospettive limitate, quindi assicurati di ricercare a fondo il problema.

Passaggio 2: definire il problema

(Domande 3, 9)

Ora che hai compreso il problema, definiscilo in modo chiaro e completo. Scrivere una chiara definizione del problema ti obbliga a stabilire dei limiti specifici per il problema. Ciò impedisce che l’ambito diventi troppo ampio e ti aiuta a rimanere concentrato sui problemi principali.

Un ottimo strumento da utilizzare in questa fase è CATWOE. Con questo processo, analizzi potenziali problemi guardandoli da sei prospettive, quelle dei suoi Clienti; Attori (persone all’interno dell’organizzazione); la Trasformazione, o processo aziendale; la visione del mondo o vista dall’alto di ciò che sta accadendo; il proprietario; e l’ambiente organizzativo più ampio. Osservando una situazione da queste prospettive, puoi aprire la tua mente e arrivare a una definizione del problema molto più nitida e completa.

L’Analisi di causa ed effetto è un altro buon strumento da utilizzare in questa fase, poiché aiuta a pensare ai molti fattori diversi che possono contribuire a un problema. Questo aiuta a separare i sintomi di un problema dalle sue cause fondamentali.

Passaggio 3: trova le idee

(Domande 4, 13)

Con una chiara definizione del problema, inizia a generare idee per una soluzione. La chiave qui è essere flessibili. Devi essere in grado di vederlo da quante più prospettive possibili. A volte può essere utile cercare schemi o elementi comuni in diverse parti del problema. Puoi anche usare metafore e analogie per analizzare il problema, scoprire somiglianze con altri problemi e pensare a soluzioni basate su tali somiglianze.

Il brainstorming tradizionale e il brainstorming inverso sono molto utili in questa fase. Prendendoti il ​​tempo necessario per generare una gamma di soluzioni creative al problema, aumenterai notevolmente la probabilità di trovare la migliore soluzione possibile, non solo quella che va più o meno bene. Se del caso, coinvolgi persone con punti di vista diversi per aumentare il volume delle idee generate

Consiglio :

Non valutare le tue idee fino al passaggio 4. Se lo fai, questo limiterà la tua creatività in una fase troppo precoce.

Passaggio 4: seleziona e valuta

(Domande 6, 15)

Dopo aver trovato le idee, avrai molte opzioni che devono essere valutate. A questo punto si è tentati di iniziare a scartare le idee immediatamente. Tuttavia, se lo fai senza prima determinare i criteri per una buona soluzione, rischi di buttare un’alternativa che ha un potenziale reale.

Decidi quali elementi sono necessari per una soluzione realistica e pratica e pensa ai criteri che utilizzerai per scegliere tra le potenziali soluzioni.

L’analisi comparativa accoppiata, l’analisi della matrice decisionale e l’analisi dei rischi sono tecniche utili in questo caso.

Passaggio 5: pianificare

(Domande 1, 16)

Potresti pensare che la scelta di una soluzione sia la fine di un processo di problem-solving. In realtà, è semplicemente l’inizio della fase successiva nel problem-solving: l’implementazione. Ciò comporta molta pianificazione e preparazione. Se non hai già sviluppato un’analisi del rischio completa nella fase di valutazione, fallo ora. È importante sapere per cosa essere preparati quando inizi a implementare la soluzione proposta.

Il tipo di pianificazione da eseguire dipende dalle dimensioni del progetto di implementazione. Per piccoli progetti, tutto ciò di cui avrai bisogno sono Action Plans che descrivono chi farà cosa, quando e come. I progetti più grandi richiedono approcci più sofisticati di Project Management. E per i progetti che interessano molte altre persone, dovrai pensare anche al Change Management.

Qui può essere utile condurre un’analisi di impatto per aiutare a identificare potenziali resistenze e per avvisare di problemi che potresti non aver previsto.

L’analisi del campo di forza aiuterà anche a scoprire le varie pressioni a favore e contro la soluzione proposta. Una volta eseguita una pianificazione dettagliata, in questa fase può anche essere utile prendere una decisione finale di accettazione/non utilizzo, assicurandosi che valga effettivamente la pena procedere con l’opzione selezionata.

Passaggio 6: vendi l’idea

(Domande 5, 8)

Come parte del processo di pianificazione, devi convincere gli altri stakeholder che la tua soluzione è la migliore. Probabilmente incontrerai resistenza, quindi prima di provare a “vendere” la tua idea, assicurati di aver considerato tutte le conseguenze.

Quando inizi a comunicare il tuo piano, ascolta ciò che dicono le persone e apporta le modifiche necessarie. Migliore sarà la soluzione complessiva che soddisferà le esigenze di tutti, maggiore sarà il suo impatto positivo!

Passaggio 7: agire

(Domande 2, 11)

Infine, una volta che hai convinto i tuoi stakeholder chiave che vale la pena utilizzare la soluzione proposta, puoi passare alla fase di implementazione. Questa è la parte eccitante e gratificante del problem-solving, che fa apparire chiaramente l’utilità dell’intero processo.

Questa fase è una fine, ma è anche un inizio: una volta completata l’implementazione, è il momento di passare al ciclo successivo di problem-solving tornando alla fase di individuazione dei problemi e dei fatti. In questo modo, continuerai a migliorare la tua organizzazione mentre ti muovi nel futuro.