Come ridurre al minimo le distrazioni: 10 modi per prendere il controllo della tua giornata

“Allora, cosa hai fatto nel fine settimana?” inizia la conversazione alla macchina del caffè. Può sembrare un gradito momento di inattività nel tuo intenso carico di lavoro durante una giornata anch’essa intensa, ma il tempo vola e, 15 minuti dopo, ti rendi conto di essere in ritardo per un incontro con il tuo manager. E lo stress ritorna.

A volte sembra che i nostri luoghi di lavoro siano stati progettati per mandare in tilt la nostra concentrazione. Anche quando sei sommerso dal lavoro, probabilmente controlli regolarmente le tue e-mail, leggi i commenti Twitter dei clienti o anche navighi in Internet per trovare voli economici per le vacanze.

Gloria Mark, professoressa di informatica all’Università della California, afferma che distrazioni come queste sono sia stressanti che costose. Ha scoperto che occorrono in media 23 minuti perché una persona riacquisti completamente la concentrazione su un compito dopo essere stata distratta.

L’Overload Research Group, un gruppo di ricercatori accademici e aziendali che si occupano di riduzione della quantità di informazioni con cui le persone hanno a che fare, ha scoperto che i lavoratori statunitensi sprecano circa il 25% del loro tempo a gestire “un flusso incessante di dati”, facendo perdere ai datori di lavoro la cifra sbalorditiva di $ 997 miliardi all’anno.

In questo articolo, identificheremo le 10 distrazioni più comuni che affrontiamo sul lavoro ed esamineremo le strategie per gestirle o addirittura eliminarle del tutto.

1. Come evitare le distrazioni derivanti dalla tecnologia

I nostri smartphone – e ora gli smartwatch – hanno offuscato il confine tra comunicazione personale e professionale. Possiamo ricevere e-mail di lavoro e telefonate sullo stesso dispositivo insieme a  commenti privati ​​su Facebook, foto di Instagram e una serie di altre informazioni personali.

Data la natura della dipendenza dalla tecnologia, le politiche per controllarne l’uso sul lavoro sono raramente efficaci, poiché è difficile applicare regole su ciò che le persone possono guardare sui propri dispositivi.

Di solito è più utile se le persone capiscono e gestiscono la sfida da sole. Ad esempio, tu e i tuoi colleghi potreste concordare di mettere via i telefoni per un certo tempo durante la giornata, per aiutarvi a concentrarvi su un particolare lavoro.

2. Strategie di gestione della posta elettronica per mantenerti concentrato

Molte delle email che arrivano nelle nostre caselle di posta non sono particolarmente importanti. Tuttavia, sentiamo spesso il bisogno di guardarle non appena arrivano. Quindi, ecco cinque modi per gestire i messaggi in modo che non ti allontanino da compiti importanti.

• Programma il tempo di controllo: Disattiva l’avviso che appare sullo schermo del tuo computer quando ricevi un’e-mail e controlla e rispondi ai messaggi in determinati orari della giornata. Concediti un massimo di 30 minuti per ogni sessione. Gestisci le aspettative dei tuoi colleghi, manager e clienti su come e quando rispondere a loro.
• Scegli i tempi di “bassa produttività”: Ci sono probabilmente alcune ore del giorno in cui dai il tuo meglio, per qualcuno è il mattino, per altri il tardo pomeriggio. Pianifica un check-in delle e-mail nei tuoi tempi meno produttivi e risparmia le ore più redditizie per il lavoro di alto valore.
• Trasforma le email in azioni:  Se hai bisogno di più di qualche minuto per leggere o rispondere a un’e-mail, aggiungila all’elenco delle cose da fare.
• Usa il cestino: Non conservare le email per sempre. Se lo fai, corri il rischio di perdere di vista quelle importanti man mano che la tua casella di posta cresce e diventa sempre più difficile da gestire. Una volta che hai risposto, metti quelle che non ti servono nel cestino e archivia quelle che vuoi conservare.
• Sincronizza lo smartphone:  Prova a reindirizzare la tua email al tuo smartphone, per aiutarti a liberare il tuo computer dalle distrazioni. Quindi applica i consigli che abbiamo fornito sopra al tuo dispositivo personale.

3. Come mantenere il controllo dei social media

I social media ci offrono nuovi modi di comunicare con un numero di persone senza precedenti. Possono però anche essere un killer della produttività, distogliendo la nostra attenzione dalle attività lavorative e interrompendo la nostra concentrazione.

Le organizzazioni non possono più semplicemente bloccare l’accesso delle persone a siti Web non correlati al lavoro: gli smartphone possono aggirare questo problema, poiché operano su reti cellulari indipendentemente da qualsiasi accesso a Internet basato sul lavoro. Quindi, le persone devono essere gentilmente incoraggiate a utilizzare i social media in modo responsabile, in modo che la loro produttività e concentrazione non siano influenzate.

Prova a monitorare la tua attività sui social media nel corso di una settimana e annota quanto tempo trascorri su questi siti durante l’orario di lavoro. Quindi, pianifica alcuni momenti ogni giorno per pubblicare aggiornamenti o rispondere ai messaggi.

4. Gestione della messaggistica istantanea (IM)

Molti luoghi di lavoro utilizzano una piattaforma di messaggistica istantanea per mantenere i membri del team in contatto tra loro. Questa può però essere fonte di distrazione, per colpa di notifiche ed emoji non essenziali.

Prendi l’abitudine di utilizzare la messaggistica istantanea solo per query piccole e veloci, non per conversazioni. Resisti alla tentazione di rispondere all’istante e pensa alla possibilità di impostare orari specifici durante il giorno in cui il tuo stato è “online”.

5. Limitare le distrazioni online

Leggere gli ultimi titoli, controllare i risultati sportivi e ordinare nuovi vestiti online (anche per l’ufficio) può facilmente rubare fino a 30 minuti del nostro tempo, oltre a violare spesso le regole del posto di lavoro.

La disattivazione dell’accesso a Internet non è normalmente un’opzione, poiché le organizzazioni utilizzano sempre più software basato su cloud che richiedono una connessione Internet per funzionare correttamente. Tuttavia, puoi installare dei software di blocco, come Freedom, per aiutarti a decidere quali siti Web o contenuti desideri bloccare da solo.

Se è accettabile all’interno della tua organizzazione, usa una breve sessione di navigazione personale come premio per un’ora o due di lavoro mirato e di alta qualità.

6. Limitare le distrazioni al telefono

Lo squillo di un telefono spesso provoca un intenso bisogno di risposta, anche se siamo concentrati. Per ridurre al minimo questa fonte di distrazione per te e il tuo team, prendi in considerazione l’idea di organizzare una rotazione in modo che i membri del team possano rispondere alle chiamate l’uno per l’altro. Possono utilizzare Instant Messaging per verificare se le persone sono in grado di gestire la chiamata.

Se non vuoi spegnere il tuo telefono personale a causa di problemi familiari, programma in anticipo alcune risposte di testo veloci, come “Sono in una riunione, ti richiamerò il prima possibile”. Puoi anche spiegare ad amici e parenti che sarai disponibile per le chiamate solo all’ora di pranzo o alla sera.

7. Rimanere concentrato in ufficio

Piuttosto che cercare di ignorare distrazioni come forti odori di cucina o colleghi rumorosi, allontanati dal problema. Sistemati in una sala riunioni vuota per ritrovare la concentrazione. Indossa delle cuffie con cancellazione del rumore o riproduci “rumore bianco” per nascondere tutto ciò che altrimenti attirerebbe la tua attenzione.

8. Rimanere organizzato e mantenere il compito

Cerca sempre di avere una lista di cose da fare gestibile. Averne una troppo lunga può portare alla procastinazione, poiché ti chiedi quale compito affrontare dopo. Impegnati a portare a termine le due attività più importanti della tua lista oggi e metti in attesa il resto fino a domani.

Se scopri che hai spesso a che fare con richieste urgenti ma non pianificate, prova a indagare di più su questi problemi e usa tecniche di problem solving per scoprirne la causa sottostante. Affrontarli dovrebbe aiutarti a ridurre al minimo l’interruzione o addirittura eliminarla del tutto.

Ricorda, fai parte di un team, quindi chiedi ai tuoi colleghi di condividere il carico nei periodi di punta. Se sei un manager, impara a delegare in modo efficace.

Consiglio:

Potresti gestire qualcuno che si lascia distrarre troppo facilmente. Incoraggialo a identificare e affrontare le cause profonde di questo comportamento e a sviluppare abitudini migliori.

9. Come impedire ad altre persone di distrarti

A meno che tu non faccia parte di un team virtuale, i colleghi che visitano la tua scrivania potrebbero essere una grande fonte di distrazione. Ma se sei un manager, vuoi essere disponibile per i membri del tuo team.

Quindi, se non vuoi essere disturbato nei momenti in cui devi concentrarti su un’attività, considera di lavorare a casa o in una sala conferenze come un modo per evitare interruzioni involontarie. Se hai un ufficio singolo, chiudi la porta e dì al tuo team che devi essere lasciato solo per concentrarti per un po’.

In un ufficio open space, rendi il tuo spazio di lavoro meno ospitale rimuovendo sedie extra o alzandoti quando arriva un collega.

Se qualcuno ti disturba con frequenza, parla del problema, poiché potrebbe non rendersi nemmeno conto che ti sta distraendo.

10. Tieni focalizzati il corpo e la mente

Avrai bisogno di molte energie fisiche e mentali per destreggiarti con le priorità, gestire i visitatori e avere la forza di volontà e la disciplina per controllare l’uso della tecnologia. Quindi è importante che tu ti prenda cura di te stesso.

Molte persone non dormono a sufficienza a causa dell’uso non controllato della tecnologia, quindi usa le best practice anche nella vita privata.

La disidratazione ti può far sentire stanco e impattare sulla tua capacità di pensiero e concentrazione, cerca dunque di bere molto. Prendi aria fresca e fai una passeggiata di break durante la giornata per caricarti di energia. Cerca di evitare pranzi pesanti e snack dolci in quanto portano ad un calo nella concentrazione.