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Interruzioni: 10 suggerimenti per ridurre al minimo gli stop and go

Chiamate a freddo, visitatori imprevisti e colleghi che si fermano alla tua scrivania: l’aumento del lavoro a distanza ha eliminato molte interruzioni dell’ufficio.

Ma lavorare da casa ne porta di nuovi. Consegne a domicilio, cani che abbaiano, cameo dei tuoi figli durante una videochiamata e partner o coinquilini che parlano con noi.

Queste interruzioni possono sommarsi. Lasciate libere, possono influenzare la focalizzazione e far slittare le scadenze. Questo può farci sentire stanchi, frustrati e colpevoli perché lottiamo per gestire noi stessi o gli altri. Questi sentimenti diventano interruzioni in sé stessi, sopraffacendoci ancora di più.

In questo articolo, illustreremo 10 modi per ridurre al minimo le interruzioni, raggiungere gli obiettivi e avere successo nel lavoro e nella vita domestica.

Quanto tempo ci vuole per rimettere a fuoco dopo essere stati interrotti?

Uno studio dell’Università della California ha rilevato che dopo ogni interruzione sono necessari più di 23 minuti per rimettere a fuoco. Inoltre, se l’interruzione ti porta a fare qualcos’altro, questo multitasking può indebolire le tue capacità intellettuali, fino all’equivalente di perdere 10 punti QI.

Definizione di interruzioni: cos’è un’interruzione e cosa non lo è?

Quando qualcosa ci fa perdere di vista quello che stiamo facendo, può essere definito come una distrazione. Un’interruzione è un tipo di distrazione che attira deliberatamente la nostra attenzione. Ad esempio, quando un collega chiama per discutere di qualcosa. Ma è importante notare che esiste una distinzione tra interruzioni valide e non valide.

A volte le interruzioni fanno parte del nostro lavoro. Se hai il compito di inserire un nuovo membro nel team, ad esempio, dovrai essere disponibile per aiutarlo nelle diverse attività. Se sei un manager, è importante che il tuo team si senta a proprio agio nell’avvicinarti quando necessario. Anche la collaborazione è una parte fondamentale di molti ruoli, quindi tieni presente che alcune interruzioni potrebbero non essere ingiustificate.

Tuttavia, se ti senti sopraffatto dalle interruzioni e fai fatica a concentrarti, la sezione successiva dovrebbe aiutarti a gestire qualsiasi tipo di interruzione che ti si presenti.

Gestire le interruzioni

La chiave per gestire le interruzioni è sapere cosa sono e se sono necessarie e inserirle nella tua pianificazione quotidiana. Con questi 10 consigli puoi raggiungere questo obiettivo:

  1. Tieni un registro delle interruzioni

Tenendo un registro delle interruzioni, puoi registrare le interruzioni che subisci quotidianamente, analizzare eventuali schemi che emergono e quindi decidere la migliore linea d’azione per affrontare queste interruzioni.

Fai clic qui per scaricare il nostro foglio di lavoro del registro delle interruzioni.

La figura 1, di seguito, mostra una voce di esempio.

Tieni con te il registro delle interruzioni ogni giorno per almeno una settimana. Registra ogni interruzione che si verifica e annota quanto segue:

La persona che ti ha interrotto.

La data e l’ora in cui si è verificata l’interruzione.

Qual è stata l’interruzione.

Se era per un valido motivo.

Se era urgente o avrebbe potuto aspettare un momento migliore.

Grazie al registro, puoi acquisire una migliore comprensione delle interruzioni quotidiane e adottare misure per ridurle al minimo e gestire le risposte.

Nell’articolo parleremo anche di come programmare il tempo per gestire le interruzioni valide, in modo che ricevano l’attenzione di cui hanno bisogno, e come bloccare le interruzioni non valide.

  1. Tenere riunioni di routine

Puoi prevenire molte interruzioni tenendo riunioni di routine. Se le persone sanno che presto avranno la possibilità di parlarti, impareranno a tenere da parte i problemi non urgenti fino a quando non ti incontreranno.

Dovresti anche programmare orari di check-in regolari per le persone con cui parli di più. Chiedi loro di tenere un elenco aggiornato delle cose di cui hanno bisogno di discutere e fai lo stesso anche tu.

Sollecitando il contributo dei colleghi, dimostrerai di apprezzare le loro opinioni e di essere in grado di affrontare problemi e idee in una sessione mirata.

Consiglio:

Limita il numero di persone che incontri e fallo online o in uno spazio di incontro neutrale, non nel tuo ufficio. In questo modo, puoi facilmente scusarti e staccarti dopo che le cose sono state risolte.

  1. Prenota Ora “Contingenza”.

Dal tuo registro delle interruzioni, vedrai quanto tempo è stato impiegato per gestire interruzioni urgenti e valide. Blocca questo tempo nel tuo programma come “tempo per le emergenze” e affronta solo tutto il lavoro che puoi inserire nel tempo rimanente.

Ad esempio, nel tuo registro delle interruzioni potresti aver notato che molti clienti ti chiamavano al mattino o che consegne importanti arrivavano regolarmente nel primo pomeriggio. Prenotando questi spazi temporali come tempo per le emergenze, non sarai sovraccaricato e stressato dalle cose che ti impediscono di finire le altre attività.

  1. Impostare degli orari “Disponibile” e “Non disponibile”.

Semplice ma efficace: fai sapere alle persone quando sei disponibile e quando non lo sei.

Stabilisci un segnale da utilizzare quando non sei disponibile, ad esempio indossando le cuffie in ufficio o impostando lo stato dell’app di messaggistica diretta su “Occupato”. Questo rimuove le interruzioni evitando di ferire i sentimenti.

Inserisci il “tempo non disponibile” nel tuo calendario condiviso e attieniti ad esso. Un’ora di tempo prenotata in cui sei più produttivo ti aiuterà a completare compiti complessi. Oppure allontanati dalla tua scrivania per staccare la spina per mezz’ora. Tuttavia, non abusare del “tempo non disponibile” e assicurati che le persone sappiano che possono interromperti se è assolutamente necessario. Questo tipo di comunicazione è particolarmente importante per i lavoratori a distanza che potrebbero sentirsi isolati.

  1. Impara a dire “No”

Va bene dire “no” a una richiesta o un’attività se sei troppo occupato, o se non è una tua responsabilità, non è importante o può essere fatto in seguito. Se dici “sì” a tutto, rischi di bruciarti.

Definisci i tuoi obiettivi chiedendoti: “A quale obiettivo sto lavorando dicendo ‘sì’?” Se non puoi rispondere, potrebbe essere un segno che dovresti dire “no”.

Quindi, respingi in modo cortese e sincero con una breve spiegazione. Prova: “Sto lavorando con una scadenza molto stretta per un progetto importante. Quindi, mi dispiace, ma questa volta non posso intervenire e aiutare”. Essendo assertivo, sarai in grado di occuparti dei tuoi bisogni senza turbare gli altri.

  1. Comunica con il tuo team

Dire “no” educatamente è solo un modo in cui puoi comunicare con i tuoi colleghi per gestire le interruzioni.

È anche importante far sapere alle persone su cosa stai lavorando e come si adatta agli obiettivi del tuo team. In questo modo, gestirai le aspettative su ciò che puoi fare in quel giorno, manterrai il tuo team aggiornato e manterrai buoni rapporti di lavoro.

La comunicazione è fondamentale per creare un team in cui tutti lavorino al meglio. Le riunioni quotidiane di Scrum o anche un semplice e chiaro stato della messaggistica istantanea possono evitare malintesi e tenere sotto controllo le interruzioni.

  1. Imposta la tecnologia per lavorare per te (non contro di te)

Un po’ di pianificazione può fare molto per controllare le interruzioni basate sulla tecnologia. Se devi concentrarti ma il telefono continua a squillare, usa la segreteria per filtrare le chiamate. Il tuo messaggio può chiedere alle persone di inviarti messaggi di testo nel caso in cui sia urgente.

Imposta qualsiasi piattaforma di messaggistica online per disattivare l’audio o addirittura disconnettiti. Ovviamente, assicurati di comunicarlo al tuo team, chiarendo quando e perché lo stai facendo.

Controlla le tue e-mail solo poche volte al giorno e prova la “Regola delle 3 e-mail” di Phil Simon: se devi inviare più di tre e-mail a qualcuno sullo stesso argomento, chiamalo! E inserisci la chiamata nel tuo programma in modo che diventi parte della tua giornata lavorativa. Ora puoi gestire i messaggi in base alla priorità e agli orari che meglio si adattano ai tuoi piani.

Consiglio:

Non lasciare che distrazioni come i social media diventino interruzioni mentre lavori da casa. Disattiva tutte (o quasi tutte) le notifiche dal tuo smartphone, disattiva i canali di instant messaging non urgenti ed elimina le app dei social media dal desktop di lavoro.

  1. Prendi fiato

Quando vieni interrotto, è facile farsi prendere dalla fretta della persona che ti interrompe. Probabilmente il tuo interlocutore pensa che la sua richiesta è urgente. Ma è probabile che non sia una crisi, e probabilmente fa bene a tutti prendersi una piccola pausa prima di agire.

Un piccolo ritardo, anche solo di pochi minuti, fa molto per valutare la situazione in modo accurato e reagire in modo appropriato.

  1. Affronta le interruzioni inevitabili

Quando lavori da casa o in ufficio, a volte ci sono interruzioni che semplicemente non puoi controllare, non importa quanto ci provi.

Se qualcuno chiama o si avvicina alla tua scrivania in un momento di grande affluenza, la maggior parte delle persone è felice di rinviare ad un momento più conveniente. Ma quando non è possibile, imposta rapidamente i confini dicendo qualcosa del tipo: “Ho solo cinque minuti per parlarne in questo momento”. E attieniti a questo.

Chiediti se questa è una parte importante del tuo lavoro e se ha bisogno della tua piena attenzione. In caso contrario, e se non riesci a trovare una soluzione in cinque minuti, trova un momento per mettere in pausa la conversazione e stabilire un momento per recuperare, chiedendo di preparare delle domande in anticipo. I tuoi interlocutori potrebbero in questo modo risolvere il problema da soli prima che tu debba incontrarti.

Non sentirti frustrato se non puoi evitare un’interruzione. Invece, prova a usarla come momento per fare una breve pausa o lavorare in un altro modo, come fare una telefonata importante se non sei puoi essere al computer.

  1. Sii consapevole di te stesso

La revisione del registro delle interruzioni è un ottimo modo per riflettere sulla tua giornata. Se sei un manager, una parte importante del tuo lavoro è essere disponibile per le persone, gestire problemi urgenti e istruire i membri del tuo team.

Quindi, se percepisci queste attività come interruzioni, potresti dover ripensare alle tue priorità. Ciò potrebbe comportare la delega di compiti, in modo da poter dedicare più tempo a recuperare il ritardo con il tuo team.

Infine, ripensa al tuo registro delle interruzioni e mettiti nei panni degli altri. Sei uno che interrompe il lavoro degli altri? Ti stai intromettendo nella concentrazione dei tuoi colleghi e collaboratori? Riflettendo sul tuo comportamento e sulle modalità di lavoro del tuo team, puoi ridurre al minimo le interruzioni senza lasciare nulla – e nessuno – alle spalle.

Scarica il registro delle interruzioni

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Barbara Badiali

“La cosa importante è di non smettere mai di interrogarsi. La curiosità esiste per ragioni proprie. Non si può fare a meno di provare riverenza quando si osservano i misteri dell'eternità, della vita, la meravigliosa struttura della realtà. Basta cercare ogni giorno di capire un po' il mistero. Non perdere mai una sacra curiosità.” (Albert Einstein)

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