Come gestire il tempo? Qualche consiglio e due case studies

Potrebbe sembrare strano impiegare del tempo per approfondire la gestione del tempo, soprattutto se pensi che non ci siano abbastanza ore al giorno. La buona notizia è che è possibile fare una grande differenza usando alcune semplici tecniche di gestione del tempo, per essere più produttivi ed efficienti e probabilmente sentirsi molto meno stressati.

Tenere le cose sotto controllo è in gran parte una questione di:

• Avere un elenco chiaro di ciò che devi fare.
• Sapere quando è necessario che le attività vengano eseguite
• Capire come dare la priorità agli elementi della tua lista.

Ti riassumeremo nelle prossime righe tre tecniche chiave di gestione del tempo e ti mostreremo come integrarle nella tua vita lavorativa. Per finire presenteremo due case studies, in cui i protagonisti usano il proprio tempo in modo inefficace.

Preparare un elenco

È un dato di fatto che alcuni compiti sono più importanti di altri. Alcuni ovviamente hanno un’alta priorità, come completare una presentazione per l’incontro di domani con il tuo miglior cliente. Altri possono essere ugualmente importanti ma avere una priorità inferiore.

Diventa quindi fondamentale analizzare ciascuno dei tuoi compiti per decidere la loro priorità e importanza. È qui che entra in gioco una To-Do List, che offre una serie di vantaggi molto utili:

1. Raccogli tutte le cose che devi fare in un elenco fisico. Questo rende più facile analizzarli rispetto ad averli riportati su un gran numero di fogli o peggio, solo nella tua mente.
2. Può aiutare a ridurre lo stress. Quando ti senti sopraffatto, l’elenco ti dà una sensazione di controllo. Puoi gestire i tuoi doveri, piuttosto che essere loro a gestire te.
3. Gli elenchi di cose da fare sono utili quando si ha a che fare con una serie di attività diverse o con diversi livelli di attività. Ti aiutano anche a decidere quale dei tuoi impegni viene prima.

Se vuoi approfondire leggi il nostro articolo Organizzare il proprio tempo con una lista: banale? Forse no!

Stabilire le priorità

Dare priorità alle tue attività è la chiave per utilizzare con successo gli elenchi di cose da fare. Ti aiuta a sfruttare al massimo il tempo che hai a disposizione e questo, a sua volta, ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi.

Sapere quali sono le tue priorità ti aiuta anche a mantenere la calma e la concentrazione di fronte a richieste contrastanti sul tuo tempo e sulle tue risorse. In altre parole, la definizione delle priorità ti aiuta a portare ordine nel caos. Ma come decidi quale dovrebbe essere l’ordine di priorità? Ecco alcuni semplici approcci che puoi utilizzare:

• Valore/redditività del progetto. Questa è la base più comune per l’assegnazione delle priorità. Il progetto che porta più denaro, più prestigio o più valore ha la massima priorità.
• Vincoli di tempo. Il tempo è una priorità nei progetti in cui il completamento di un compito dipende dal completamento precedente (o simultaneo) di un altro.
• Pressione dall’alto. Quando il tuo manager dice: “Devi fare questo subito”, il compito si sposterà immediatamente in cima alla tua lista di priorità. Probabilmente il manager ha una buona comprensione del “quadro più ampio”, quindi sarebbe saggio portare a termine il lavoro il più rapidamente possibile. Ma, in qualche caso, potrebbe essere necessario un approccio più sofisticato. In queste situazioni, il principio urgente/importante di Eisenhower è utile per identificare le tue vere priorità.

La matrice di Eisenhower

Qual è la differenza tra urgente e importante?

• I compiti importanti sono quelli che ti portano a raggiungere i tuoi obiettivi.
• Le attività urgenti richiedono un’attenzione immediata e sono spesso associate al raggiungimento degli obiettivi di qualcun altro. Spesso ci concentriamo su compiti urgenti a scapito di quelli più importanti, perché le conseguenze del non occuparsene sono immediate. Chiaramente, però, questo può portarci a non raggiungere obiettivi per noi importanti.

L’utilizzo di uno strumento come la matrice urgente/importante di Eisenhower può aiutarti a superare la naturale tendenza a concentrarti su attività urgenti. Separando le attività veramente importanti da quelle urgenti, sarai in grado di concentrarti su questioni vitali.

Compiti importanti e urgenti

Esistono due tipi distinti di attività urgenti e importanti: quelle che non potevi prevedere e altre che hai lasciato da parte fino all’ultimo minuto. Puoi evitare quest’ultima categoria pianificando in anticipo e riducendo al minimo la procrastinazione, ma non puoi prevedere o evitare ogni crisi. Qui, l’approccio migliore è lasciare un po’ di tempo nella tua agenda per gestire problemi imprevisti e attività importanti non pianificate.

Se si verifica una grave crisi, potrebbe essere necessario riprogrammare altre attività. Se hai molti compiti importanti e urgenti, pensa a come potresti programmare attività simili in anticipo in modo che non diventino urgenti.

Compiti importanti ma non urgenti

Queste sono attività che puoi pianificare in anticipo e che ti aiuteranno a completare il tuo lavoro e raggiungere i tuoi obiettivi. Assicurati di avere tutto il tempo per completarli, in modo che non diventino urgenti. Inoltre, ricorda di lasciare abbastanza tempo nel tuo programma per affrontare problemi imprevisti. Questo ti aiuta a evitare di sentirti stressato quando un’attività diventa improvvisamente urgente.

Compiti non importanti ma urgenti

Tali attività possono essere una costante fonte di interruzione. Ti impediscono di raggiungere i tuoi obiettivi e di completare il tuo lavoro. Quando ti trovi di fronte a queste attività, chiediti se possono essere riprogrammate o se puoi delegarle.

Compiti non importanti e non urgenti

Queste attività sono solo distrazioni e dovrebbero essere evitate. Alcune possono essere semplicemente ignorate. Altre sono attività che altre persone vogliono che tu faccia, ma non contribuiscono ai risultati desiderati. Dì “No” educatamente e con fermezza, dove lo puoi fare. Se le persone vedono che hai chiari i tuoi obiettivi e i tuoi limiti, non ti chiederanno di svolgere attività “non importanti” in futuro.

Gestione delle interruzioni

Le interruzioni sono il principale problema della gestione del tempo. Anche se è vero che possono rubare tempo ed energia preziosi dalle attività essenziali, è importante ricordare che possono essere controllate.

La chiave è identificare le interruzioni e quindi analizzarne l’importanza. Lo strumento migliore per farlo è un registro delle interruzioni: se vuoi approfondire leggi il nostro articolo Interruzioni: 10 suggerimenti per ridurre al minimo gli stop and go.

Case studies

Esaminiamo due situazioni in cui le persone hanno utilizzato il proprio tempo in modo inefficace.

Case study 1: un lancio di prodotto

L’azienda di Leo sta lanciando un nuovo prodotto sul mercato. Leo deve fornire al team di vendita le informazioni di cui ha bisogno per presentare il prodotto ai potenziali clienti. Ciò comporta preparare presentazioni, brochure e filmati. A Leo sembra di avere “una valanga di cose da fare” che lo aspetta.

Prende un’agenda e annota alcune delle cose che ricorda devono essere fatte. Quando un collega o il suo manager fa una richiesta, Leo lo aggiunge alla pagina del suo taccuino.

Nel corso del progetto, Leo si rende conto di essere sempre più indietro nello sviluppo dei materiali per la formazione dei venditori e il suo manager inizia a lamentarsi. Nel tentativo di recuperare il ritardo, decide di concentrarsi sui compiti che può finire rapidamente.

Due settimane dopo, Leo è in una situazione di disastro nervoso. Non riesce a recuperare. In realtà, rimane sempre più indietro e tutti di lamentano. Lui stesso si lamenta con il suo manager: “C’è troppo da fare e non posso fare tutto nel lasso di tempo che mi hai dato”.

Il suo manager non mostra comprensione e sottolinea che tutti gli altri membri del team sono puntuali con la loro parte del progetto. Esausto e abbattuto, Leo torna a fatica nel suo ufficio, chiedendosi perché le cose siano andate così male.

• Cosa pensi sia andato storto nella strategia di gestione del tempo di Leo?
• Che consiglio gli daresti?

Case study 2: Stefania, il nuovo manager

Stefania è una nuova manager, con un team numeroso e un grande carico di lavoro. È  nuova nell’organizzazione, e non vede l’ora di sviluppare le sue capacità e raggiungere grandi risultati.

Applica la politica della porta aperta in modo da poter conoscere i membri del suo team e farsi conoscere da loro. Ma ha difficoltà a concentrarsi perché tutti continuano a venire a chiederle informazioni che ritengono urgenti. Allo stesso tempo, deve partecipare a riunioni e corsi di formazione, oltre a gestire diversi progetti.

Ci sono un paio di ruoli vacanti nel team, quindi Stefania sta facendo molti colloqui di selezione. È anche consapevole del fatto che molti dei processi sono obsoleti e inefficienti e sa che ci si aspetta che li rinnovi.

Ha bisogno di prendersi del tempo per gestire e supportare la sua squadra, ma vuole anche impressionare il suo capo, Mariangela, con il proprio lavoro.

Stefania si sente sopraffatta perché viene trascinata in tutte le direzioni ed è subissata da richieste del suo tempo.

….e il suo capo impaziente

La situazione è aggravata da Mariangela, che le affida sempre incarichi urgenti senza preavviso. Mariangela è una persona schietta, ma impaziente, e insiste affinché Stefania si occupi immediatamente di questi compiti, anche se Stefania ritiene che molti di essi non siano così importanti, se commisurati agli obiettivi del progetto assegnatole.

Nonostante lo stress che prova, Stefania ha tenuto coscienziosamente una lista delle cose da fare con priorità, ma ha avuto problemi a completare gli elementi importanti della lista.

Un giorno Stefania è inorridita nello scoprire di non aver completato un manuale tecnico in tempo per la data di spedizione di un prodotto, causando un ritardo.

Dal momento che è ancora nuova nel suo ruolo, Mariangela è in qualche modo comprensiva, ma dice a Stefania senza mezzi termini che deve gestire meglio il suo tempo e il suo carico di lavoro in modo che la situazione non si ripeta.

• Cosa pensi sia andato storto nell’approccio alla gestione del tempo di Stefania?
• Come aiuteresti Stefania con i membri del suo team? (La situazione con Mariangela, il capo, è considerata separatamente nelle domande che seguono)
• Come aiuteresti Stefania con la gestione della sua lista di cose da fare?
• Quali consigli daresti a Stefania per trattare con il suo capo, Mariangela?

A questo link potete leggere le soluzioni da noi proposte.