Una presentazione efficace: consigli pratici per superare paure e blocchi

6 Agosto 2023 | L’individuo

Nel corso della carriera, è molto probabile trovarsi a tenere numerose presentazioni. Sono un mezzo per trasmettere conoscenze, per vendere idee, prodotti e servizi e creare visibilità. Però tanti di noi hanno paura di fare presentazioni. Lasciamo che spesso che la paura oscuri il fatto che sono buone opportunità per impressionare il nostro capo, i nostri colleghi e i nostri clienti con le nostre conoscenze e competenze.

Possiamo però superare questa paura con una buona preparazione, che consiste nel comprendere i “meccanismi” di presentazione e praticarli finché non diventeranno naturali.

Ci concentreremo su quattro principi fondamentali:

Principio 1: Comprendi il tuo pubblico.
Principio 2: prepara i tuoi contenuti per soddisfare le esigenze e i desideri del tuo pubblico.
Principio 3: fai la tua presentazione con sicurezza.
Principio 4: controlla l’ambiente per avere la massima efficacia.

Cosa rende efficace una presentazione?

Quando fai un’ottima presentazione, raggiungi un obiettivo importante: trasmetti un messaggio con un impatto positivo e che rimarrà nella memoria di chi ti ascolta. Il tuo pubblico se ne andrà sapendo esattamente cosa deve sapere e cosa dovrebbe fare.

Le persone vorranno partecipare alle tue presentazioni future, perché sanno che ne varrà la pena. Inoltre, ti vedranno come la persona “a cui rivolgersi” per informazioni accurate ed essenziali.

Naturalmente, presentazioni scadenti o mediocri possono avere un impatto negativo sulla tua carriera. Siamo stati tutti in riunioni noiose in cui lo speaker descriveva monotonamente il progetto con dettagli così strazianti che, alla fine, avresti preferito andare dal dentista piuttosto che partecipare ad un’altra riunione! Allo stesso modo, potresti aver assistito a una presentazione molto divertente ma, in seguito, non riuscire a ricordare quale ne fosse l’argomento o lo scopo . In entrambi i casi, l’impatto sui membri del pubblico è negativo.

Non è difficile realizzare presentazioni efficaci: richiede solo un impegno nella pianificazione e nella pratica.

Principio 1: Comprendi il tuo pubblico

Questo è spesso il principio più trascurato e questa negligenza può portare a presentazioni mediocri o scadenti. Quando prepari la tua presentazione, non dimenticare mai le esigenze e le aspettative del tuo pubblico.

Se conosci il tuo pubblico, puoi preparare contenuti che lo attirino in modo specifico. Ecco un esempio che mostra come possono variare le aspettative di un pubblico diverso nei confronti della stessa presentazione:

Una grande azienda voleva informare il proprio personale su un nuovo materiale ad alte prestazioni. A Giovanni, un ingegnere chimico di grande esperienza, è stato chiesto di tenere una presentazione ai suoi colleghi ingegneri e una seconda ai venditori dell’azienda.

La prima presentazione agli ingegneri è stata un enorme successo. Giovanni ha descritto le proprietà chimiche e il comportamento del materiale e ha utilizzato dei grafici per riportare una serie ricca e dettagliata di dati riguardanti le sue caratteristiche tecniche. Incoraggiato dal successo, Giovanni ha utilizzato la stessa presentazione per i venditori, ma è stato un clamoroso flop. Alcuni venditori hanno iniziato a sbadigliare. Altri hanno lasciato la stanza per fare telefonate. Ritenevano che le informazioni di Giovanni fossero inutili per il loro obiettivo principale: vendere il nuovo prodotto ai propri clienti.

Giovanni ha trascurato il primo principio delle presentazioni efficaci: comprendere i bisogni e i desideri del suo pubblico. Con una attenta riflessione e qualche ricerca, si sarebbe reso conto che i venditori avevano bisogno di argomentazioni di vendita (come caratteristiche e vantaggi) invece che di dati tecnici dettagliati.

Avrebbe potuto dare ai venditori ciò di cui avevano bisogno analizzando i seguenti quattro punti:

Profilo del pubblico

Poniti queste domande:

Come descriveresti i gruppi di persone nel tuo pubblico?

Nel caso di Giovanni, aveva due pubblici molto diversi: uno tecnico e uno orientato alle vendite.

Quale elemento comune accomuna ogni pubblico?

Gli ingegneri volevano i dati tecnici dettagliati sul nuovo prodotto, mentre i venditori avevano bisogno di informazioni più generali che li aiutassero a vendere il nuovo materiale.

Bisogni e desideri del pubblico

Rispondi a queste domande per determinare le esigenze del tuo pubblico:

Perché le persone partecipano alla presentazione?

Gli ingegneri presenti alla presentazione di Giovanni volevano sapere come realizzare e modellare il nuovo materiale per diverse applicazioni. I venditori dovevano semplicemente sapere come venderlo.

Cosa devono sapere i membri del pubblico alla fine della presentazione?

Gli ingegneri avevano bisogno di dati tecnici. I venditori dovevano conoscere le caratteristiche e i vantaggi del nuovo materiale.

Come puoi collegare i loro interessi con il tuo messaggio?

Per Giovanni è stato facile collegare gli interessi tecnici degli ingegneri con il suo messaggio. Per i venditori, Giovanni avrebbe dovuto trascurare gran parte dei dati tecnici a favore delle argomentazioni di vendita.

Aspettative del pubblico

Rispondi a questa domanda per determinare le aspettative del tuo pubblico:

Cosa si aspettano le persone in termini di contenuto e durata della presentazione?

Gli ingegneri volevano una presentazione completa e dettagliata ed erano disposti a dedicare tutto il tempo necessario. I venditori volevano che la presentazione fosse quanto più breve ed efficace possibile e magari anche divertente.

Conoscenze del pubblico

Rispondi a queste domande per valutare quante informazioni devi fornire al tuo pubblico:

Quante informazioni devi trasmettere?

Il pubblico di ingegneri di Giovanni aveva bisogno di quante più spiegazioni possibili per poter lavorare con il nuovo prodotto. I venditori avevano semplicemente bisogno di poche informazioni tecniche selezionate.

Principio 2: prepara i tuoi contenuti per soddisfare le esigenze e i desideri del tuo pubblico

Una volta che hai una buona comprensione del tuo pubblico, devi preparare il contenuto della tua presentazione. Ecco alcuni consigli per prepararsi in modo efficace:

Non cercare di parlare di tutto

Lo scrittore e filosofo Voltaire disse: “Il segreto per essere noiosi è raccontare tutto”. Le presentazioni davvero efficaci stimolano pensieri, domande e discussioni.

Fai un’apertura ad effetto

Hai solo pochi secondi all’inizio della presentazione per coinvolgere il tuo pubblico, quindi non sprecare questo tempo con informazioni di base. Rendi le persone cariche e desiderose di ascoltare e rendi evidente il motivo per cui la tua presentazione è importante.

Non farli aspettare la tua conclusione: digli in anticipo qual è il tuo scopo. Questo aiuta le persone a rimanere concentrate. Potrebbero non essere d’accordo con te all’inizio, ma saranno in grado di seguire le tue argomentazioni nello svolgimento della presentazione.

Prepara punti brevi e facili da seguire, con una struttura logica

Suddividi le informazioni in piccoli pezzi. Questa tecnica rende più facile per il tuo pubblico comprendere e memorizzare ciò che sta ascoltando.

Le persone devono essere in grado di seguire il flusso della tua presentazione. Più chiaro riesci a renderlo, meglio saranno in grado di comprendere il tuo messaggio

Evidenzia tutte le azioni richieste

Il tuo pubblico dovrebbe lasciare la sala con un’idea chiara dei propri incarichi e responsabilità individuali, se è necessario. Quindi prepara uno schema di azioni o passaggi che ti aspetti che le persone intraprendano una volta terminata la presentazione.

Sviluppa una chiusura forte e fai un riepilogo

Le persone sono in grado di assorbire e ricordare solo una certa quantità di informazioni alla volta. Chiudi con un messaggio e un riepilogo forti e ripeti i punti principali. Per mantenere l’argomento fresco nella mente delle persone, valuta la possibilità di terminare con una domanda pensata per stimolare ulteriori discussioni.

Principio 3: fai la tua presentazione con sicurezza

Ricorda che la sicurezza viene dalla pratica.

Supporti visivi

La maggior parte dei relatori utilizza ausili visivi (come PowerPoint®, Google® Presentazioni o semplici lavagne a fogli mobili). Aiutano a mantenere il pubblico concentrato e aiutano a comunicare il messaggio. Possono anche aumentare la tua fiducia in te stesso come oratore autorevole e professionale.

Esistono molti software per realizzare presentazione popolari e potenti che possono essere utilizzati. Può essere però facile perdersi nelle caratteristiche offerte, quindi fai attenzione a non distrarre il tuo pubblico con supporti così scenografici da non riuscire a trasmettere il tuo messaggio.

Quando si progetta una presentazione con ausili visivi, occorre tenere presente quanto segue:

Fai in modo che diapositive e grafici siano semplici e di facile comprensione.
Le informazioni sulla diapositiva dovrebbero sempre aggiungere valore alla tua presentazione.
Usa piacevoli combinazioni di colori e caratteri semplici. Usa caratteri in grassetto o in colori diversi per aggiungere enfasi alle parole.
Utilizzare tabelle, colonne, immagini e altri elementi visivi per facilitare la comprensione.
Non utilizzare dissolvenze o altre animazioni a meno che non sia assolutamente necessario enfatizzare un punto. Quante volte ti sei sentito quasi ipnotizzato guardando parole o linee volare durante una presentazione?

Con questi principi in mente, sei pronto per creare i tuoi supporti visivi. Quando scrivi il testo per le tue slide, segui queste linee guida:

Mantieni i paragrafi brevi: inizia un nuovo paragrafo per ogni nuovo punto.
Utilizza i titoli per introdurre nuovi concetti.
Inizia con il concetto generale e poi passa ai dettagli.
Prova a limitare i punti elenco a non più di cinque elementi brevi.
Quando dai istruzioni, sii molto specifico e separa ogni passaggio in modo appropriato.
Non usare mai i tuoi supporti visivi come copione.

Ricorda sempre a cosa servono i supporti visivi: sono lì per supportare la tua presentazione. Non lasciare che diventino la tua presentazione.

Presentazione e stile

Quando presenti con sicurezza acquisisci autorità e il tuo pubblico presta attenzione.

Il modo in cui trasmetti i tuoi contenuti può creare o distruggere una presentazione. Una voce monotona e una postura rigida possono far addormentare il pubblico, mentre una presentazione dinamica ed entusiasta attira l’attenzione del pubblico.

Diventare uno speaker efficace richiede pratica e attenzione alle linee guida che trovi qui di seguito:

Fai una pausa per aumentare l’effetto dopo i punti principali.
Non stare dietro il podio, è un segnale di nervosismo o incertezza.
Parla abbastanza forte da farti sentire da tutti o usa un microfono se non puoi.
Stabilisci un contatto visivo con le persone e mantienilo per 3-5 secondi. Se il contatto visivo è più breve può sembrare che tu stia semplicemente esaminando la folla.
Non parlare con le tue slide e guarda sempre il pubblico.
Sii appassionato: mostra al tuo pubblico che ci tieni a quello che dici. Un vero interesse per un argomento può essere contagioso per il pubblico.
Cambia ritmo e stile di tanto in tanto.
Sii naturale: non cercare di essere chi non sei.
L’obiettivo finale è fare la presentazione senza foglietti di appunti. Se ciò non è possibile, assicurati almeno di sentirti a tuo agio con il materiale e che non ci saranno brutte sorprese. L’unico modo per farlo è provare quello che dirai, più e più volte. È fondamentale prendersi il tempo per affinare la presentazione e essere sicuro e a tuo agio con i contenuti.

Principio 4: controlla l’ambiente

Parti dal presupposto che non puoi eliminare tutti i problemi che potrebbero verificarsi durante una presentazione. Ma, con una pianificazione e una preparazione attenta, puoi ridurre le possibilità che questi problemi si verifichino e affrontarli se si presenteranno. Ecco alcuni consigli per prendere e mantenere il controllo:

Considera il tempo e il luogo

Pensa a dove e quando farai la tua presentazione. La seguente lista di controllo contiene alcuni suggerimenti su ciò che dovresti considerare:

Sii sempre in anticipo. Hai bisogno di tempo per affrontare eventuali problemi imprevisti prima che arrivino le persone.
Pensa a dove si trovano i membri del tuo pubblico. Se si tratta di una riunione virtuale e le persone vivono in fusi orari diversi, assicurati di scegliere l’orario più appropriato per tutte le parti.
Scopri in anticipo quale sarà il dress code. Ad esempio, per una presentazione interna, può essere appropriato un abbigliamento casual, mentre per una presentazione esterna a potenziali clienti, può essere adeguato un abbigliamento più formale.
Rispettare i tempi. Le ultime impressioni sono importanti tanto quanto le prime e le persone apprezzeranno se la tua presentazione finirà in tempo. Potrebbero avere altri impegni, soprattutto se si stanno collegando virtualmente.

Prepara lo spazio

Prova tutto esattamente come lo utilizzerai prima dell’inizio della presentazione.
Scegli l’attrezzatura giusta per l’ambiente. Ad esempio, se la stanza è grande, assicurati che le slide siano abbastanza grandi da essere viste da tutti.
Verifica se è presente tutta la tecnologia necessaria. Potrebbe essere necessario portare con sé adattatori o cavi specifici.
Acquisisci familiarità con gli strumenti che utilizzerai e con il loro funzionamento nello spazio. Ad esempio, ci sono abbastanza prese di corrente? C’è una buona connessione WiFi? Fai sempre in modo di avere il tempo per controllare la tecnologia prima di iniziare.
Se c’è una telecamera, è ben posizionata? Il pubblico può vedere ciò che ha bisogno di vedere?
Lascia le luci accese. Quando oscuri la stanza, lo schermo potrebbe risaltare ma il pubblico potrebbe addormentarsi, cosa che vuoi evitare a tutti i costi!

Studia il tuo pubblico

Pensa al tuo pubblico. Chi sono? Dove sono? E perché sono lì?

Alcuni persone potrebbero essere in collegamento da remoto oppure potresti avere un pubblico interamente virtuale. In ogni caso, devi assicurarti che il tuo pubblico abbia tutto ciò di cui ha bisogno.

Ecco alcune cose da considerare per i tuoi partecipanti virtuali:

Scegli la piattaforma appropriata. Ad esempio, se desideri che il tuo pubblico interagisca, assicurati che la tecnologia scelta consenta la comunicazione bidirezionale.
Assicurati che i membri del tuo pubblico abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno in anticipo. Devono scaricare un nuovo software per accedere alla presentazione? Sanno in anticipo cosa aspettarsi dalla tua presentazione?
Spesso i partecipanti virtuali si sentono isolati e possono “staccare la spina” o distrarsi. Prendi in considerazione dei modi per tenerli coinvolti: potresti creare dei gruppi di lavoro, ad esempio, o progettare un quiz virtuale o includere una sezione di domande e risposte per incoraggiare la partecipazione e la discussione del pubblico?