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Come misurare il successo di una presentazione

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Foto di Christina @ wocintechchat.com su U

Da sempre, è molto difficile quantificare il successo di eventi, presentazioni e discorsi. Sappiamo da tempo che la parola è un potente strumento di influenza e azione, ma come si misura questo potere?

Quando molte organizzazioni sono passate da riunioni ed eventi live a riunioni ed eventi virtuali e ibridi, l’analisi dell’impatto delle presentazioni è cambiata completamente. Gli speaker erano soliti misurare l’impatto soprattutto attraverso un esame in diretta delle reazioni delle persone e delle loro interazioni. Sebbene queste forme di feedback forniscano ancora informazioni utili su se e come un messaggio stia arrivando, i relatori ora hanno molti altri parametri che possono utilizzare.

Ad esempio, in una realtà virtuale possiamo considerare il numero di visualizzazioni, il tasso di partecipazione attiva, oppure in caso di registrazioni caricate su un portale, il numero di download o di condivisioni.

Ma per valutare il successo di una presentazione, cosa dovresti misurare?

Di solito i parametri presi in considerazione misurano una qualche forma di azione. Questo è ciò che tutti i relatori dovrebbero cercare: la prova di aver spinto le persone a fare qualcosa, che si tratti di apprendere una nuova abilità, adottare un nuovo approccio alla cultura organizzativa, cambiare un processo o comportamento profondamente radicato o trattare i clienti in modo diverso. .

Per misurare il successo di una presentazione, devi valutare quindi i sentimenti e le azioni del pubblico prima di parlare, mentre parli e dopo aver finito.

 

Prima del tuo discorso

Per definire quale risultato di base stai cercando, ovvero quale azione vuoi che le persone intraprendano dopo averti ascoltato, è utile conoscere in anticipo il tuo pubblico. Studiando centinaia di discorsi famosi, si può notare che la maggior parte dei loro inviti all’azione mirano a uno dei quattro tipi di pubblico: gli operatori, che potevano incitare all’azione e far muovere le cose nell’organizzazione; fornitori, che potrebbero fornire risorse e altri tipi di supporto necessari per raggiungere l’obiettivo desiderato; influencer, che potrebbero mobilitare altri ad adottare una nuova idea o approccio; o innovatori, che potrebbero generare nuove idee e applicare la propria intelligenza per risolvere un problema o cogliere un’opportunità.

A quale tipo di pubblico ti rivolgerai nel tuo discorso? Una volta individuato il “chi” critico, puoi analizzare il “cosa” e il “come” per convincere le persone ad adottare e implementare la tua idea. Nello specifico, puoi adottare uno dei seguenti approcci.

 

Approfondisci i pensieri e i sentimenti del tuo pubblico. Chiediti quali sono le persone che vuoi raggiungere: cosa pensano adesso della tua idea? Se non è ancora nei loro obiettivi, come si sentiranno quando sentiranno quello che hai da dire? E come vuoi che i loro pensieri e sentimenti cambino in seguito al tuo discorso?

Questo non è solo un ipotetico esercizio di mettersi nei loro panni. Raccogliere tali informazioni in anticipo e articolare i punti di vista da e verso i quali vuoi spostare le persone determinerà il modo in cui si inquadra un problema e le possibili risposte ad esso. Ciò potrebbe significare fare qualche ricerca o sondare il pubblico per valutare ciò che le persone sanno attualmente sull’argomento e come si sentono al riguardo. Ad esempio, potresti intervistare le persone più vicine ai tuoi clienti o alla tua cultura. Sono entusiasti della tua idea o scettici al riguardo? Che domande hanno a riguardo? Non solo capirai da quale linea di base stai partendo, ma probabilmente otterrai anche informazioni dettagliate sul tuo pubblico che ti aiuteranno a creare il tuo messaggio. Puoi anche identificare un punto di riferimento da misurare in seguito, dopo la presentazione, ad esempio uno dei KPI della tua organizzazione.

Anticipa i punti critici emotivi. Quanto più grande è la trasformazione che stai cercando di innescare nel tuo pubblico, tanto più difficile può essere quantificarla, soprattutto se si tratta di un cambiamento emotivo. Mentre valuti cosa sta succedendo attualmente nella testa dei membri del tuo pubblico, considera anche i loro cuori. Quale sarà la parte più difficile del tuo messaggio da accettare o elaborare per le persone, non importa quanto sia logica l’argomentazione o solide le prove? Quali fonti di potenziale resistenza puoi identificare? Se conquisti la testa delle persone, come farai a sapere quando avrai conquistato anche i loro cuori?

Il cambiamento emotivo è difficile da visualizzare su una dashboard. Anche le tecnologie che consentono alle organizzazioni di monitorare i feeling e le opinioni dei clienti o dei dipendenti non raccoglieranno dati su ciò che devi sapere. A volte saprai di aver superato la resistenza emotiva solo quando vedrai nuovi comportamenti, ad esempio quando i dipendenti smettono di respingere iniziative importanti o quando i clienti cambiano idea e acquistano la nuova versione del tuo prodotto.

 

Durante il tuo discorso

Puoi valutare il successo del tuo discorso anche mentre parli. Per fare ciò, misurerai le reazioni del pubblico in alcuni modi.

Osserva il comportamento del pubblico nella stanza o online. La forma di misurazione più immediata è osservare come le persone rispondono a una presentazione in tempo reale. Quando tutti tirano fuori il telefono per scattare foto di diapositive, sai che qualcosa sta attirando la loro attenzione. Nota anche quando le persone ridono, sussultano o applaudono: questi segnali comportamentali di base segnalano quali momenti del tuo discorso stanno colpendo. La tecnologia può tornare utile: se il tuo discorso (sia pronunciato di persona che a distanza) è registrato, puoi rivederlo e cercare i punti in cui il pubblico ha risposto in modo visibile.

Considera il numero dei partecipanti. Se ti rivolgi a una folla durante un grande evento, un altro parametro utile è il numero di persone che si sono presentate per sentirti parlare quando avrebbero potuto invece partecipare ad altre sessioni. Se hai riempito una stanza fisica o virtuale, significa che hai iniziato a parlare in modo efficace prima ancora di aprire bocca. Il titolo di una presentazione è tanto importante quanto la presentazione stessa, deve colpire ancora prima che si inizi a parlare. Ovviamente bisogna poi rispettare le promesse contenute nel titolo e nella descrizione dell’intervento.

Stimola e monitora l’impegno sui social. Se il tuo discorso suscita interesse per tutti, soprattutto in un grande evento, i partecipanti potrebbero condividere citazioni o immagini della tua presentazione in tempo reale sui canali social. Assicurati di aggiungere i tuoi handle social e gli hashtag specifici dell’evento alle tue diapositive in modo che sia più facile per il tuo pubblico taggarti e per te tenere traccia delle idee con cui è maggiormente coinvolto. (Quei post, commenti, mi piace, ricondivisioni e altre reazioni sociali del momento possono essere successivamente catturati in un report post-evento.) Puoi anche accelerare e misurare la diffusione delle idee fornendo contenuti di presentazione riconfezionati in formati facilmente condivisibili come infografiche o Slidedoc (diapositive che hanno più testo perché sono pensate per essere lette dal pubblico piuttosto che semplicemente presentate dal relatore).

 

Dopo lo speach

Le metriche post-presentazione possono monitorare sia la soddisfazione per la presentazione sia alcuni dei passaggi che il pubblico ha intrapreso per implementare le idee.

Utilizza i sondaggi per valutare la soddisfazione del pubblico. Molti relatori utilizzano sondaggi per misurare il gradimento del pubblico dopo una presentazione. Se hai intervistato le persone prima di parlare, sarai in grado di vedere se il tuo discorso ha avvicinato gli operatori, i fornitori, gli influencer o gli innovatori del pubblico al tuo punto di vista.

Esamina la soddisfazione di chi parla. A volte uno dei segni più significativi di successo è il modo in cui gli stessi relatori pensano che siano andate le loro presentazioni. Potrebbe sembrare un’ovvietà, ma è molto più rilevante di quanto la maggior parte delle persone creda. Se un leader che lavora costantemente sulle proprie capacità e prestazioni come comunicatore ed è sensibile ai segnali del pubblico sente di aver tenuto una presentazione efficace, le probabilità che la presentazione sia andata davvero bene sono piuttosto alte.

Quantifica le azioni intraprese. È qui che torni al risultato di base che hai definito: il comportamento del pubblico che volevi suscitare o modificare quando hai sviluppato la tua presentazione. Mentre le reazioni come la soddisfazione e il consenso contano, le azioni contano molto di più. Lo scopo principale di una presentazione è convincere le persone ad adottare e implementare le tue idee. Quindi guarda la spinta che quanto proposto ha guadagnato come risultato del tuo discorso. Il tuo team di vendita ha scaricato la nuova presentazione aziendale che hai lanciato al momento del kickoff? Quante trattative si sono concluse di conseguenza? Si può ad esempio incorporare dei codici QR nelle diapositive (la maggior parte delle persone sa come usarli) e condividerle. Ciò consente ai partecipanti di fare un “doppio clic” più profondo su un concetto e si può tenere traccia di tutta questa attività per l’analisi post-discussione.

Se invece stai cercando di prevenire determinate azioni, è importante misurare anche quelle. Ad esempio se si tratta di presentare una riorganizzazione pianificata e si vuole evitare che dipendenti di alto valore lascino il posto di lavoro frustrati e un calo della produttività, bisognerà monitorare il numero di dimissioni nei mesi successivi e qualsiasi calo di produttività. In questa situazione, misurare il successo significava monitorare la mancanza di azioni (cioè negative) dopo aver trasmesso un messaggio elaborato in modo sensibile