Condividere le informazioni in modo efficiente: il team briefing

Ai nostri giorni abbiamo moltissime possibilità di scelta tra i canali di comunicazione: telefonate da fisso e da cellulare, email, fax, messaggi di testo e vocali, chat… Qualche volta può addirittura sembra che non si abbia più tempo per gli incontri faccia a faccia, che siano superati.

La storia che segue può essere emblematica.

Pietro, un responsabile vendite, in giro per affari, manda un messaggio su Whats Up a Sara, l’assistente vendite: “Dobbiamo parlare, si stanno muovendo cose grosse. A mezzogiorno domani, ok?”

Sara risponde:” ok per le 12” e subito manda messaggi a qualche amico nel reparto commerciale: “Ho appena saputo da Pietro che si sta chiudendo qualcosa di grosso, forse quel grande contratto di cui si parlava con WZW. Ti racconto di più domani quando lo vedrò”

Nel frattempo Pietro manda un messaggio a Giorgio, il responsabile del personale: “Abbiamo perso completamente il cliente WZW, non solo il nuovo contratto ma ci bloccano anche le forniture già in essere. E’ un grandissimo guaio, grandi perdite, dobbiamo riorganizzare l’azienda!”

Giorgio manda quindi un messaggio a Sara: “Sara puoi per favore prepararmi i dati sulle performance dei commerciali? I dati ufficiali ci saranno mercoledì, ma potresti darmi le vendite individuali di quest’anno per ognuno, la suddivisione per mese, i dati del ROI? Avrei anche bisogno di sapere se ci sono stati cambiamenti di ruolo di cui non sono a conoscenza. So che sei occupata, ma questa è una priorità assoluta!”

Sara raccoglie tutto il materiale e manda però anche una mail a tutti i collaboratori dell’area commerciale: “E’ successo qualcosa di importante nell’ultimo incontro a cui ha partecipato Pietro. Giorgio vuole tutti i dati di vendita e tutti i cambiamenti di ruolo. Potete girarmi tutte le informazioni più aggiornate al più presto? L’ultima volta che mi hanno chiesto questi dati è stato per suddividere un bonus extra, quindi verificate di non dimenticare nulla!!!”

Cosa pensate succederà quando finalmente Pietro parlerà con Sara?

La facilità di accedere alla comunicazione può provocare incomprensioni e confusione, portare alla diffusione di voci false, urtare la sensibilità delle persone e provocare sfiducia. Nella corsa per condividere informazioni, per connettere le persone si possono dimenticare informazioni importanti.

Per evitare il caos derivante da comunicazioni frammentarie e contradditorie come nella storia sopra riportata, possono essere utili incontri regolari con il vostro team. I team briefing hanno lo scopo di fornire in tempi rapidi aggiornamenti su progetti, priorità, procedure a tutte le persone e nello stesso momento. In un team briefing le persone hanno la possibilità di fare domande, chiarire i dubbi e dare reazione e feedback immediati.

Caratteristiche e benefici di un team briefing

Le caratteristiche di base di un team briefing sono:

• è condotto di persona con un piccolo gruppo di collaboratori
• il team leader organizza il meeting e presenta le informazioni
• il meeting è breve, di solito non più di 30 minuti
• le persone sono incoraggiate a fare domande

Le persone del vostro team hanno bisogno di sapere cosa sta succedendo intorno a loro. Quando le informazioni sono condivise in modo regolare si hanno numerosi benefici:

• i collaboratori sanno quali sono gli obiettivi dell’azienda e quindi è per loro più semplice lavorare per raggiungerli
• il team sa cosa sta facendo ogni membro del team, così si può decidere come organizzare meglio e dare priorità ai diversi compiti
• i membri del team capiscono le difficoltà che stanno affrontando e hanno la possibilità di cercare soluzioni e preparare il cambiamento
• il leader comunica in modo regolare per assicurarsi che ciò che deve essere fatto, venga effettivamente portato a termine
• il team leader rinforza il suo ruolo e crea fiducia, cooperazione e coinvolgimento

Come condurre un team briefing

Step 1: Impegnarsi in un processo

Le persone devono capire cosa attendersi da un team briefing. E’ altresì importante che l’azienda supporti il processo e che si assicuri che i team leader sappiano cosa sta succedendo nell’azienda ai diversi livelli, nelle diverse sedi.

Step 2: Stabilire regole di base

Pensate al clima che si vuole creare in queste riunioni. Il team si ritrova per condividere informazioni e l’obiettivo è che si pongano domande e si esprima il proprio punto di vista. Stabilite quindi delle linee guida, come ad esempio:

• pianificare i meeting in modo regolare (ad esempio tutti i lunedì mattina dalle 9.00 alle 9.30)
• assicuratevi che nessuno sia escluso dal briefing. Se qualcuno non può partecipare, trovate comunque il modo di coinvolgerlo nel processo
• ribadite l’importanza di essere aperti, onesti e educati
• discutete solo gli argomenti importanti, senza perdere la focalizzazione

Step 3: Fissare gli obiettivi

Avete poco tempo a disposizione quindi dovete essere chiari sugli obiettivi. Le domande che seguono sono un buon supporto per aiutarvi a chiarire il messaggio e l’obiettivo del meeting:

• Qual è il messaggio chiave da trasmettere e discutere?
• Cosa ne sa già il team?
• Quali informazioni di base sono necessarie al team?
• Che azioni vi aspettate dal team e da ogni individuo come effetto della comunicazione?
• Quando queste azioni devono essere realizzate?
• In che modo i singoli membri del team sapranno di aver raggiunto l’obiettivo?
• Ci sono azioni o messaggi da riprendere e da discutere nuovamente rispetto all’ultimo meeting?
• I partecipanti devono preparare delle informazioni prima di partecipare al meeting?

Step 4: Preparare la presentazione

Di solito i briefing seguono uno schema semplice: il leader presenta le informazioni, i partecipanti fanno domande, il leader riassume quanto emerso, includendo anche quanto emerso dalle domande e risposte. Per fare in modo che il processo funzioni senza problemi, il leader deve preparare il briefing in modo da centrare i bisogni del team. La struttura che segue può essere d’aiuto:

• Comunicare le performance. Comunicare i risultati della struttura e le performance realizzate rispetto alla riunione precedente
• Dare aggiornamenti su cambiamenti nelle procedure. Discutere di policies e procedure che sono state introdotte o modificate
• Discutere di aspetti legati al personale. Discutere di argomenti legati ai turni e comunque alla pianificazione del personale rispetto al lavoro (turni, sostituzioni per ferie o malattie…)
• Chiarire gli obiettivi di azione. Illustrare le priorità per il periodo successivo a livello locale e aziendale.

Per ogni punto bisogna considerare quali informazioni presentare e soprattutto quali riguardano in modo particolare il team. Questo aiuta anche a prepararsi su eventuali domande che saranno poste durante il briefing.

Step 5: Presentare le informazioni

Questi consigli possono essere utili per essere certi che il team capisca il messaggio trasmesso e quindi cosa deve essere fatto:

• Scegliere un metodo di presentazione. Pensate a come mantenere alta l’attenzione del vostro team (presentazione scritta, solo parlato…) e preparate il meeting sulla base di questa considerazione
• Mantenere alto l’interesse. Utilizzate un linguaggio e esempi che le persone capiscano e apprezzino
• Essere positivi. Non importa che tipo di messaggio dovete trasmettere, cercate sempre di enfatizzare gli aspetti positivi, pur rimanendo onesti nei contenuti trasmessi
• Farsi carico del messaggio. Non cercate di prendere le distanze dalle informazioni trasmesse
• Incoraggiare le domande. Condividete le informazioni il più apertamente possibile e riconoscete le preoccupazioni che le persone possono avere
• Riassumere i punti chiave. Includere la situazione attuale, ogni decisione presa e le azioni da implementare

Step 6: Follow up

Non lasciate il follow up al prossimo meeting. Utilizzate il meeting come un modo per migliorare la comunicazione in generale, la fiducia e il coinvolgimento all’interno del team.

• Rinforzare il messaggio. Pensate a come sostenere il messaggio, magari con email, intranet o altri strumenti aziendali
• Rivedere i feedback. Considerate i feedback che ricevete nel briefing e utilizzateli per migliorare il vostro stile manageriale e di leadership
• Discutere dei problemi importanti con il capo. Comunicate al vostro capo le informazioni sulle domande poste, le preoccupazioni del vostro team e le domande alle quali non siete stato in grado di rispondere
• Distribuire il materiale del briefing agli assenti. Assicuratevi sempre che chi non era presente riceva tutto il materiale e le informazioni importanti
• Monitorare l’efficacia dei meeting. Chiedete feedback sull’efficacia delle riunioni