Come aiutare un team a lavorare in modo più efficiente

Immaginate di aver radunato le più brillanti menti del vostro reparto per risolvere un problema. Nutrite grosse speranze per questo gruppo, quindi siete frustrati quando non si riesce ad arrivare ad una decisione.

Vi sono molti fattori che ostacolano il gruppo. Per iniziare, una persona potrebbe essere molto critica sulle idee dei colleghi. Sospettate che la sua continua ricerca delle colpe possa scoraggiare gli altri e impedirgli di parlare. Un altro non ha praticamente contribuito alla riunione: quando gli veniva chiesto il suo parere si limitava a concordare con i colleghi “dominanti”. Infine, un membro del gruppo fa battute nei momenti meno opportuni, che smorzano la discussione. Questi sono esempi classici di pessime dinamiche di gruppo e possono essere un grosso problema per un progetto, oltre che per il morale e il coinvolgimento della gente.

Cosa sono le dinamiche di gruppo e perché sono tanto importanti?  Ecco alcuni esempi di pessime dinamiche di gruppo e alcuni strumenti che potete utilizzare per ovviare a questi problemi.

Cosa sono le Dinamiche di Gruppo?

A Kurt Lewin, uno psicologo sociale ed esperto di change management, è stato accreditato il termine “dinamiche di gruppo” agli inizi degli anni ’40. Ha notato che la gente è solita assumere diversi ruoli e comportamenti mentre lavora in gruppo. Le “dinamiche di gruppo” descrivono gli effetti di questi ruoli e comportamenti sugli altri elementi del team e sull’intero gruppo.

Sono state sviluppate delle ricerche più recenti sulla base delle idee di Lewin e questi lavori sono diventati centrali nello sviluppo di un buon management.

Un gruppo con delle dinamiche positive è facilmente riconoscibile. I membri del gruppo si fidano l’uno dell’altro, lavorano verso decisioni collettive e si considerano responsabili a vicenda delle proprie decisioni. Inoltre, le ricerche hanno scoperto che quando un gruppo ha delle dinamiche positive, i suoi membri sono doppiamente creativi di quelli del gruppo medio.

In un gruppo con pessime dinamiche il comportamento delle persone rovina il lavoro. Ne consegue che il gruppo potrebbe non arrivare a nessuna decisione o potrebbe prendere la scelta sbagliata, dato che i membri del gruppo non hanno modo di esplorare le varie opzioni.

Cosa Crea delle Pessime Dinamiche di Gruppo?

Il leader del gruppo e i membri del team possono contribuire a delle dinamiche di gruppo negative. Guardiamo ad alcuni dei problemi più comuni:

• Una leadership debole: quando un team non ha un forte leader, un membro più deciso può spesso prendere il comando. Questo può portare ad una mancanza di direzione, lotte interne o un focus sulle priorità sbagliate.
• Eccessiva deferenza verso l’autorità: questo può succedere quando la gente vuole essere vista concordare con il leader e spesso li porta a trattenersi e non esprimere le proprie opinioni.
• Blocco: questo accade quando i membri del gruppo si comportano in modo da interrompere la circolazione delle informazioni.
  Le persone possono assumere dei ruoli di “blocco” come:
  • L’aggressore: questa persona spesso non concorda con gli altri o è fin troppo esplicito
  • Il critico: questo membro del gruppo è spesso critico sulle idee altrui
  • Il codardo: questa persona non partecipa alle discussioni
  • La “primadonna”: questo membro del gruppo è pieno di sé o, comunque, domina le sessioni
  • Il giullare: questa persona scherza in momenti inopportuni
• Pensiero di gruppo: questo accade quando le persone antepongono il desiderio di riscuotere consenso alla volontà di giungere alla giusta decisione. Questo evita alle persone di esplorare pienamente le soluzioni alternative.
• Sottovalutazione: in questo caso, parte del gruppo si rilassa, lasciando l’intero carico di lavoro ai propri colleghi. Queste persone potrebbero lavorare duramente quando sono da sole, ma limitano il loro contributo al gruppo; questa situazione è nota come “ozio sociale”.
• Ansia per le valutazioni: la percezione reciproca dei membri del gruppo potrebbe creare delle dinamiche di gruppo negative. L’ansia per la valutazione si presenta quando le persone si sentono giudicate troppo duramente dagli altri membri del gruppo ed evitano di esprimere i loro pareri come conseguenza.

Strategie per Migliorare le Dinamiche di Gruppo

Usate i seguenti approcci per migliorare le dinamiche di gruppo:

Conoscere il Vostro Team

Come leader, avete il compito di guidare lo sviluppo del vostro gruppo. Quindi iniziate conoscendo le fasi attraversate da un gruppo in sviluppo. Quando le avrete comprese, sarete in grado di prevenire i possibili problemi, inclusi quelli con le dinamiche di gruppo negative.

Dopodiché identificate i ruoli positivi e negativi e capite come possono influenzare l’intero gruppo. Questo vi aiuterà a gestire i possibili problemi del gruppo.

Affrontare Velocemente i Problemi

Se notate che un membro del gruppo ha assunto un comportamento che sta intralciando il team, agite velocemente per modificarlo.

Fornite feedback che mostrino al suddetto membro l’impatto delle sue azioni e incoraggiatelo a riflettere su come cambiare.

Definite Ruoli e Responsabilità

I team che non hanno un focus o una direzione possono presto sviluppare delle dinamiche negative, dato che le persone fanno fatica a comprendere il loro ruolo nel gruppo.

Create un regolamento del gruppo, definendo la missione e gli obiettivi, oltre alle responsabilità reciproche, mentre formate il team. Siate sicuri che ognuno abbia una copia del documento e ricordatelo alle persone con regolarità.

Rompere le Barriere

Usate degli esercizi di team-building per aiutare il gruppo a conoscersi, in maniera particolare quando nuovi membri si uniscono al gruppo. Questi esercizi introducono i nuovi colleghi nel gruppo con facilità e aiutano a distruggere l’effetto “pecora nera”, che si ha quando i membri del gruppo si rivoltano contro chi considerano diverso.

Inoltre, utilizzate la finestra di Johari per aiutarli ad aprirsi. Guidate con l’esempio: condividete le vostre speranze sugli obiettivi del gruppo, assieme a certe informazioni su di voi.

Focalizzatevi sulla Comunicazione

La comunicazione aperta è centrale a buone dinamiche di gruppo, quindi siate certi che ognuno sta comunicando con chiarezza. Include tutte le forme di comunicazione che il vostro gruppo sta usando (e-mail, riunioni e documenti condivisi, per esempio) per evitare ogni ambiguità.

Se lo stato di un progetto cambia o dovete fare un annuncio, fatelo sapere alle persone appena possibile. In questo modo sarete sicuri che ognuno avrà le stesse informazioni.

Membri del gruppo più attivi possono soverchiare i loro colleghi più calmi nelle riunioni. Quando succede qualcosa del genere, gestite subito la situazione.

Prestare Attenzione

State attenti ai segnali di cattive dinamiche di gruppo.

Prestate molta attenzione alle frequenti decisioni all’unanimità, dato che potrebbero essere un segno di pensiero di gruppo, bullismo o sottovalutazione. Se ci sono frequenti decisioni all’unanimità nel vostro gruppo considerate di esplorare nuovi modi di incoraggiare le persone a discutere la loro visione o condividerla in maniera anonima.