Essere manager in un mondo VUCA

Il mondo degli affari è cambiato in modo drammatico negli ultimi decenni e ancora più velocemente negli ultimi mesi e ormai viviamo una società iper-connessa in cui i cambiamenti possono essere frenetici, incessanti e imprevedibili.

Fare business significa assumersi rischi e gestire incertezze e turbolenze

Gautam Adani, uomo d’affari indiano

Cos’è l’ambiente VUCA?

E’ stata la United States Army War College una delle prime organizzazioni ad usare l’acronimo VUCA, a seguito dell’attacco terroristico dell’11 settembre 2001. Eccone il significato:

V – Volatile: il cambiamento è rapido e imprevedibile nella sua natura e estensione

U – Uncertain: il presente non è chiaro e il futuro è incerto

C – Complex: sono in gioco molti fattori differenti e interconnessi con la potenziale conseguenza di creare caos e confusione

A – Ambiguous: c’è mancanza di chiarezza o consapevolezza della situazione

E’ stato poi Bob Johansen dell’Institute for the Future nel suo libro “Leaders Make the Future” ad adattare il termine al mondo aziendale. Lo ha utilizzato per indicare le forze di cambiamento turbolente e imprevedibili che possono colpire le organizzazioni e ha argomentato come siano necessari nuove competenze, approcci e comportamenti per uno stile di management che tenga conto delle quattro sfide VUCA.

VUCA rappresenta un set di sfide che gli individui, i team, i manager e le organizzazioni devono affrontare. Ognuna di queste sfide ha una sua rilevanza, ma è soprattutto la loro azione combinata che può avere una forza formidabile. Per contro le sfide VUCA non colpisco nello stesso modo tutti i settori: alcuni sono più stabili, protetti e inoltre se i manager e l’organizzazione sono proattivi e pronti a cambiare agende di fronte al cambiamento si diminuisce il rischio di essere colpiti dai suoi effetti.

Perché i trend VUCA sono importanti?

Molti prevedono che la volatilità, incertezza, complessità e ambiguità stiano diventando sempre più presenti nel business. Gestire un team nell’era VUCA significa essere consapevoli dei cambiamenti che questo tipo di ambiente può causare.

Un ambiente VUCA può:

. destabilizzare le persone e renderle più ansiose

. fiaccare la loro motivazione

. impedire la loro crescita professionale

. rendere necessaria una formazione costante e un continuo adeguamento delle strutture organizzative

. richiedere un enorme dispendio di tempo e energie per contrastarne gli effetti

. aumentare le possibilità che le persone prendano decisioni sbagliate

. paralizzare i processi decisionali

. avere un effetto a macchia di leopardo sui progetti a lungo termine, innovazione e sviluppo

. schiacciare individui e organizzazioni

. chiedere un pesante tributo in termini di cultura interna

. implodere e creare un ambiente VUCA anche all’interno dell’azienda

Come essere manager in un ambiente VUCA

Nonostante gli effetti VUCA sembrano inevitabili in alcuni settori, è possibile gestire sé stessi, il team e l’organizzazione in modo da mitigarne le conseguenze. Potrebbe essere addirittura possibile utilizzarli a proprio vantaggio.

La chiave per poter gestire in questa situazione è spezzare la situazione VUCA in più parti, in modo da identificare le situazioni volatili, incerte, complesse o ambigue. Ogni tipo di situazione ha le sue cause specifiche e soluzioni più funzionali, quindi potrebbe essere più facile gestirle una per volta.

Johansen nel suo libro propone uno schema per affrontare le sfide VUCA, chiamato VUCA Prime. Il suo suggerimento è di procedere come segue:

• Combattere la volatilità con la vision

  1. Accettare e sfruttare il cambiamento come caratteristica costante e imprevedibile dell’ambiente di lavoro e non cercare di contrastarlo
  2. Preparare una dichiarazione di obiettivi e valori di team forte e coinvolgente e sviluppare una visione chiara e condivisa del futuro. Assicuratevi di stabilire obiettivi flessibili, che possano essere modificati se necessario: questo permetterà loro di navigare in situazioni instabili e non famigliari e di reagire velocemente al cambiamento.

• Incrociare l’incertezza con la comprensione

  1. Prendersi il tempo di fermarsi e guardarsi attorno. Questo può aiutare a comprendere e sviluppare nuovi modi di pensare reagire in risposta agli elementi VUCA
  2. Rendere prioritari investimenti, analisi e interpretazioni di business e competitive intelligence così da non essere colti di sorpresa. Tenetevi sempre aggiornati sui trend economici e ascoltate i clienti per capire cosa vogliano
  3. Rivedere e rivalutare le performance. Considerate cosa avete fatto bene, cosa può essere considerato un’inaspettata sorpresa, e cosa possa essere fatto in modo diverso nel futuro.
  4. Cercare di anticipare possibili sfide future e ideare probabili risposte. Gaming, planning di scenario o di crisi, role playing possono essere strumenti utili per generare capacità previsionale e di risposta

• Reagire alla complessità con la chiarezza

  1. Comunicare sempre in modo chiaro con le proprie persone. Nelle situazioni complesse una comunicazione il più chiara possibile aiuta a capire la direzione del team o dell’organizzazione
  2. Sviluppare i team e promuovere la collaborazione. Le situazioni VUCA sono spesso troppo complicate per essere gestite da una persona. E’ quindi importante creare team che siano in grado di operare efficacemente e in sintonia in un ambiente convulso e imprevedibile.

• Combattere l’ambiguità con l’agilità

  1. Promuovere flessibilità, adattabilità e agilità. Pianificate prima ma tenete presente gli imprevisti e siate pronti a modificare i piani a seconda di come si svilupperanno gli eventi
  2. Selezionare, sviluppare e promuovere le persone che si trovano a loro agio in ambienti VUCA. Queste persone sono collaborative, a loro agio con situazioni di cambiamento e hanno capacità di pensiero complesso
  3. Incoraggiare le persone a pensare e agire al di fuori delle solite aree funzionali per far crescere le loro conoscenze e esperienze. La job rotation e interventi di formazione trasversali possono essere modo eccellenti per migliorare l’agilità di team
  4. Guidare il team ma senza essere prescrittivi o eccedere nel controllo. Sviluppate un ambiente collaborativo e lavorate sulla costruzione del consenso. Incoraggiate il dibattito, il dissenso e la partecipazione, da tutti coloro che lavorano con voi
  5. Abbracciare una “cultura delle idee”. Kevin Roberts, dell’agenzia pubblicitaria Saatchi & Saatchi, ha coniato una definizione alternativa di VUCA: “Vibrant, Unreal, Crazy, e Astounding”, cioè “vibrante, irreale, pazzo e sorprendente”. Questo nuovo acronimo esprime bene il tipo di cultura energetica che può fornire ai team e alle organizzazioni un vantaggio creativo e agile in tempi incerti
  6. Ricompensare i membri del team che dimostrano vision, comprensione, chiarezza e flessibilità. Fate in modo che le persone capiscano che tipo di comportamenti apprezzate evidenziando le azioni innovative e di assunzione ponderate di rischi. Qualcuno potrebbe essere tentato di utilizzare una situazione VUCA come scusa per non agire o pianificare. Come manager è importante essere all’erta su lavori trascurati e superficiali e agire tempestivamente per risolvere il problema

I benefici di operare in un mondo VUCA

Di fronte agli effetti di un ambiente VUCA abbiamo una possibilità di scelta: lasciarci schiacciare e sopraffare dai suoi effetti oppure accettarlo e imparare a gestirlo in modo da mitigare le conseguenze. Quando si sceglie la seconda opzione si diventa meno vulnerabili e si mette ognuno di noi nella condizione di gestire le forze incontrollabili e imprevedibili.

Si può quindi vedere il VUCA come una sfida per migliorare le competenze di leadership e manageriali e trasformarlo in un’opportunità per rendere i team più efficaci, ponendo il focus sulle seguenti aree:

. implementazione: lavorate con le vostre persone per portare le minacce VUCA a livello di team

. decision making: considerate la complessità e l’incertezza come incentivi a fare ricerche più approfondite prima di prendere decisioni

. innovazione e creatività: considerate l’innovazione di processo e dei flussi di lavoro un modo per contrastare il VUCA, piuttosto che come qualcosa che potrebbe esserne negativamente influenzato

. ricerca di opportunità: cercate migliori opportunità piuttosto che continuare ad utilizzare i soliti fornitori. In un mondo VUCA le opportunità posso essere fuggevoli, quindi state allerta e coglietele quando si presentano

. team building e cultura organizzativa: avversità e sfide possono turbare le persone ma possono anche servire a focalizzare la loro attenzione e incoraggiarle a lavorare verso un obiettivo comune

. recruitment: migliorate l’agilità e la flessibilità assumendo e promuovendo persone che si sentano a loro agio in un ambiente meno strutturato e in costante cambiamento.

Barriere e difficoltà

Una delle sfide maggiori dell’essere manager in un mondo VUCA è dover gestire persone che resistono ai cambiamenti: si rifiutano di accettare che il mondo si evolve, che i loro metodi “sicuri” sono superati o semplicemente non riescono a vedere il quadro d’insieme. Possono anche sentirsi spaventati e paralizzati nel prendere decisioni.

L’imprevedibilità del VUCA rende obsolete le tradizionali strutture organizzative top-down, quindi evitate di adottare uno stile di leadership autocratico e inflessibile. Nel mondo VUCA la collaborazione, partecipazione, dibattito e anche il dissenso sono più importanti dell’obbedienza, comando e pensiero di gruppo: consentono infatti di rimanere flessibili e passare velocemente all’azione.