Come organizzare un meeting virtuale efficace

Quante volte al termine di un meeting virtuale con il team avete la sensazione che non sia andato del tutto bene, che se foste stati insieme in una stanza avreste raggiunto risultati migliori o la vostra presentazione sarebbe stata maggiormente incisiva?

Rispetto agli incontri faccia a faccia a cui siamo abituati, la conversazione online può essere frammentata e difficile da seguire. I membri del team più rumorosi possono monopolizzare la discussione e qualcuno può rimanere escluso. La sensazione finale può essere quella di non aver ottenuto nulla di significativo.

Al di là delle esigenze di distanziamento sociale contingenti al periodo, le organizzazioni utilizzano da sempre – e utilizzeranno sempre di più in futuro – riunioni virtuali al posto di quelle faccia a faccia perché sono veloci da organizzare, sono poco costose e portano le persone più rilevanti nella riunione, ovunque si trovino. Tuttavia, le riunioni virtuali possono essere difficili da gestire correttamente e hanno bisogno di un approccio diverso dalle riunioni in presenza.

Una riunione virtuale di successo

Sebbene le basi del galateo aziendale siano ancora valide, organizzare riunioni virtuali richiede un approccio diverso da quelle faccia a faccia. Utilizzate le strategie che seguono per pianificare e gestire una riunione virtuale di successo:

1. Scegliere la tecnologia giusta

Guarda la tua agenda per scegliere la piattaforma più adatta da utilizzare. La migliore piattaforma per un rapido “check-in” può differire da quella giusta per sessioni di brainstorming o decisionali.

Puoi scegliere tra diverse piattaforme per riunioni virtuali.

Prenditi del tempo per esaminare attentamente ciascuna piattaforma prima di decidere quale utilizzare. Alcune funzionalità, come il sondaggio web (che rende facile valutare le opinioni delle persone) o le lavagne on-line (utili per sessioni di brainstorming di gruppo), possono giustificare un costo aggiuntivo.

Tieni presente che la videoconferenza ha i suoi vantaggi e i suoi svantaggi. Può fornire ai partecipanti importanti segnali non verbali e incoraggiarli a rimanere coinvolti. Tuttavia, alcune persone potrebbero sentirsi a disagio e imbarazzate nell’usare lo strumento, il che potrebbe impedire loro di partecipare tanto quanto farebbero a un incontro solo vocale.

2. Lavorare su competenze specifiche

Il successo di una riunione virtuale spesso dipende dalla guida di un facilitatore, quindi è importante apprendere le competenze e gli strumenti necessari per avere successo in questo ruolo. Quando i partecipanti non si sono mai incontrati prima, gli ice-breaker possono incoraggiare tutti a rilassarsi e fare conoscenza prima di discutere di affari. Potresti chiedere ai partecipanti di presentarsi e fornire alcune informazioni su ciò che fanno; poi lancia un esercizio che li aiuti a saperne di più l’uno sull’altro (ad esempio, presentati in 10 parole). E assicurati di essere completamente a tuo agio con il software per riunioni virtuali. Provalo in anticipo utilizzando i suoi strumenti e le sue strutture: devi essere in grado di utilizzarli senza sforzo durante la riunione.

3. Dedicare tempo alla preparazione

Le riunioni virtuali potrebbero richiedere più preparazione rispetto a quelle normali faccia a faccia. Ad esempio, come affronterai i conflitti in questo spazio virtuale e come manterrai il focus della discussione? Cosa succede se le difficoltà del software impediscono ad un partecipante indispensabile di partecipare?

Impegna un po’ di tempo extra per la pianificazione nella tua agenda, in modo da poterti preparare adeguatamente sia per la riunione stessa che per eventuali problemi  tecnici che potrebbero verificarsi.

Quindi, pensa al tuo obiettivo. Chi dovrebbe partecipare? Di cosa esattamente hai bisogno di discutere? Decidi cosa vuoi coprire e valuta quanto tempo impiegherà ogni punto. Sii puntuale con i tuoi orari di inizio e fine; ricorda, solo perché la tua riunione è virtuale, ciò non significa che sia educato arrivare tardi o uscire prima.

Per riunioni più lunghe, prova a organizzare le informazioni in segmenti da 10 a 15 minuti. Ciò consente tempi di attenzione più brevi e aiuta a mantenere tutti impegnati e concentrati. Metti in chiaro quando hai raggiunto la fine di ogni sezione, magari cambiando ritmo, in modo che i partecipanti siano pronti per passare alla parte successiva.

Quando pianifichi la riunione, considera il fuso orario di tutti. Cerca di non organizzarla in modo che non rientri nella normale giornata lavorativa di un partecipante. Quando non puoi evitarlo, verifica personalmente con i partecipanti per assicurarti che l’orario sia adatto. Se organizzi riunioni regolari con gli stessi membri del team, valuta la possibilità di spostare gli orari in modo che queste persone non debbano sempre partecipare prima o dopo l’orario di lavoro programmato.

Diversi giorni prima del tuo evento, invia i dettagli di accesso a tutte le persone coinvolte. Includere l’URL, se necessario, l’agenda, un elenco di partecipanti e gli orari di inizio e fine della riunione.

E valuta la possibilità di indicare qualcuno per gestire eventuali problemi tecnologici che potrebbero sorgere durante la riunione. Delegare questo compito ti consentirà di concentrarti esclusivamente sulla guida della discussione.

Consiglio:

È importante limitare il numero di partecipanti che prendono parte alle riunioni virtuali, quando possibile. Questo ti aiuta a garantire che tutti abbiano l’opportunità di essere coinvolti. Ciò è particolarmente importante per il brainstorming o le sessioni di discussione e per quando è necessario prendere decisioni.

4. Impostare le regole di base

Le regole di base sono una parte importante delle riunioni virtuali, perché guidano il comportamento di tutti i partecipanti.

Ad esempio, potresti chiedere ai partecipanti di accedere alla riunione cinque minuti prima, in modo che tutti possano connettersi e controllare il proprio audio e video.

Un’altra regola di base comune è chiedere ai partecipanti di disattivare l’audio delle loro linee finché non sono pronti a parlare; in questo modo si riducono i fastidiosi rumori di fondo.

Se la chiamata è solo audio, chiedi a tutti di indicare il proprio nome prima di parlare. In questo modo, le persone nel gruppo potranno seguire chi ha detto cosa.

Infine, incoraggia tutti a limitare le distrazioni, come il rumore di fondo, in modo che possano concentrarsi interamente sull’incontro.

5. Comunicare avendo chiara la dimensione virtuale

Negli incontri faccia a faccia, le persone raccolgono segnali importanti dalle espressioni facciali, dal tono di voce e dal linguaggio del corpo. Tuttavia, questi vengono spesso persi nelle riunioni virtuali, motivo per cui è necessario tenerne conto quando si comunica con i partecipanti.

Per prima cosa, rafforza le tue capacità di ascolto attivo. Concentrati completamente sulla persona che sta parlando. Dimostra di aver prestato attenzione riassumendo ciò che dice o ponendo una domanda pertinente.

Assicurati di comunicare come ti senti attraverso la scelta delle parole – questo è particolarmente importante se non stai usando il video. Quindi, se non sei sicuro di qualcosa, dillo e chiedi chiarimenti. Potresti dire: “Sarah, sono davvero entusiasta che i nostri numeri siano così alti, ma sono preoccupato per il calo di nuovi clienti. Come ti senti a riguardo?”

Devi anche guidare la discussione. Ad esempio, immagina di dire: “Ciao a tutti. Cominciamo con alcune presentazioni e informazioni di base. Chi vuole iniziare per primo?” In una riunione virtuale, probabilmente sentirai il silenzio, poiché nessuno si sente abbastanza sicuro per rompere il ghiaccio. E poi parleranno tutti insieme. Ciò è particolarmente vero se non utilizzi il video.

Invece, guida la discussione dicendo: “Ciao a tutti. Cominciamo con alcune introduzioni e background. Giovanni, perché non inizi tu, seguito da Lisa e Luca?”

Se la riunione riunisce partecipanti che sono presenti di persona e altri che sono in chiamata, devi prestare particolare attenzione ad accogliere coloro che non sono fisicamente nella stanza.

Ad esempio, può essere difficile per i partecipanti virtuali ascoltare le discussioni tra i membri del team nella stanza. Ricorda a tutti i partecipanti di parlare al microfono quando fanno una domanda o si uniscono alla discussione. Incoraggiali a parlare uno alla volta: cercare di seguire più voci contemporaneamente può essere difficile per chi è in chiamata.

6. Coinvolgere tutti

Una delle maggiori sfide con le riunioni virtuali è che i partecipanti possono avere difficoltà a essere coinvolti e contribuire. Il tuo compito come facilitatore è assicurarti che i membri del team abbiano molte opportunità di parlare.

Durante la discussione, fai una pausa in modo regolare e chiedi il contributo dei partecipanti: chiedi a tutti di commentare l’argomento. Questo incoraggia le persone a rimanere concentrate e ti aiuta a monitorare le loro emozioni e i livelli di attenzione.

Mantieni tutti impegnati utilizzando attività e domande che richiedono la loro partecipazione. Se le persone sono coinvolte, è meno probabile che si distraggano e tu manterrai la loro attenzione più a lungo. Alcune piattaforme per riunioni hanno una funzione che consente agli utenti di “alzare la mano” virtualmente in risposta alle domande, oppure puoi utilizzare i social media integrati per migliorare il coinvolgimento.