Cosa sono i team? Sette fattori per definirli

Nell’ambiente di lavoro contemporaneo, c’è la tendenza a definire team ogni gruppo di persone che lavori insieme in ogni tipo di situazione. I team sono “in”, c’è un fattore “benessere” associato inconsciamente ad essi e la tendenza conseguente a etichettare come team qualsiasi gruppo di persone.

Ma questo è un mito. Non tutti i gruppi sono team. Solo i gruppi che rispondono ad alcuni ben precisi criteri possono essere definiti team. Quali sono questi criteri? Si possono identificare utilizzando le due definizioni che seguono:

Cos’è un team?

“Un team è un gruppo di individui che lavora insieme per produrre beni o servizi. I membri del team condividono obiettivi e sono ritenuti mutualmente responsabili del loro raggiungimento, sono interdipendenti nella loro realizzazione e influiscono sui risultati attraverso l’interazione tra di loro. Dato che il team è ritenuto responsabile in maniera collettiva, l’integrazione di uno con l’altro è considerata parte delle responsabilità di ogni membro.”

Da “Designing Team-Based Organizations” di Susan Albers Mohrman, Susan G. Cohen e Allan M. Mohrman

“Un team è un piccolo gruppo di persone con competenze e abilità complementari, impegnato su scopi e approcci comuni, obiettivi di performance per i quali sono mutualmente responsabili”.

Da “The Wisdom of Teams” di Jon R. Katzenbach e Douglas K. Smith

Provate ora, sulla base delle definizioni che avete appena letto, a stendere una lista di fattori che pensate possano fare la differenza per un team.

La vostra lista dovrebbe assomigliare a questa

I 7 Fattori che definiscono un team sono che i suoi membri:

1. Condividano un obiettivo comune e uno stesso approccio
2. Siano in un numero limitato
3. Lavorino insieme
4. Siano mutualmente responsabili per il raggiungimento dell’obiettivo
5. Siano interdipendenti; possiedano competenze e abilità complementari
6. Interagiscano; l’interazione ha una rilevanza diretta sui risultati
7. Includano l’integrazione con gli altri membri del team tra le loro responsabilità

Questa lista riassume i fattori che caratterizzano un team. Spesso purtroppo le organizzazioni tendono a sottovalutare l’applicazione rigorosa di questi principi e ciò può costare caro all’”aspirante” team, in termini di performance potenziali.

Qui sotto trovate due esempi, utili per valutare la rispondenza ai sette fattori chiave

Esempio 1: il sales team di una piccola azienda farmaceutica

Il sales team è composto da un gruppo di 10 venditori. Non operano nello stesso ambiente di lavoro, hanno competenze simili, hanno ricevuto la stessa formazione, riportano allo stesso capo e raggiungono un target di vendita comune. Ogni venditore ha una sua lista di clienti. Ognuno di loro si relazione e serve il cliente in modo indipendente.

Questo è un vero team?

Risposta: No, perché da un lato i venditori hanno un obiettivo di vendite comune e sono pochi, ma non sono interdipendenti. Ognuno di loro lavora in modo completamente indipendente.

Esempio 2: il team editoriale di un giornale femminile

Il team è composto da sette persone con competenze in settori diversi. Il loro obiettivo comune è aumentare la diffusione del giornale. Interagiscono ogni mattina e sono mutualmente responsabili della gestione per aumentare la diffusione. Nonostante ciò, ognuno di loro ha le proprie idee su come aumentare la diffusione del giornale. Ognuno fa la sua parte, ma manca una strategia comune e unitaria.

Questo è un vero team?

Risposta: Forse, se riuscissero a sviluppare un processo per identificare le idee migliori e lavorare su di esse. Se non riuscissero a trovare un approccio comune, non funzionerebbero come un vero team.

Ora che sappiamo cosa sia un team, possiamo provare a stabilire perché i team sono più efficaci e quando lo sono.

Quando e perché i team sono meglio: “i sei parametri di West”

“Tutti i gruppi devono educare se stessi ad agire come team per raggiungere migliori performance”. Questo è il secondo grande mito. Le persone sono così infatuate del concetto di “team” che creano team anche in situazioni nelle quali i team non sono necessari.

Non tutti i piccoli gruppi devono essere organizzati come team. Spesso il modello di lavoro di gruppo tradizionale, con un solo leader che raccoglie insieme gli sforzi individuali, può essere la soluzione migliore per raggiungere le migliori performance.

Bisogna infatti ricordare che i team richiedono un grande lavoro per essere creati, quindi in alcune situazioni il teamwork può essere meno efficiente rispetto al lavoro svolto da un gruppo ben coordinato.

I team hanno il vantaggio di poter far ricorso ad una grande quantità di competenze, abilità, esperienze e opinioni. Quindi i team possono rispondere velocemente, sono flessibili e affrontano meglio il cambiamento. Ciò che bisogna chiarire è quanto questi vantaggi possano essere utili nel raggiungere gli obiettivi o se è sufficiente il ricorso ad un gruppo di lavoro.

Di solito, un gruppo con un solo leader è una buona soluzione quando un progetto deve essere sviluppato in tempi rapidi e/o può essere suddiviso facilmente in compiti individuali. Il ricorso ad un team è invece indicato quando si tratta di una situazione complessa, che richiede che vengano messe in gioco competenze diversificate in modo sinergico.

Spesso però la scelta della soluzione migliore non è così chiara. I “Sei parametri” , elencati qui sotto, possono fornire una linea-guida per orientarsi. Tratti dal libro “Effective Teamwork: Practical Lessons from Organizational Research” di Michael A. West, questi parametri aiutano a chiarire quando sarebbe necessario creare un team.

I Sei Parametri di West

1. Completezza – il compito, l’obiettivo deve essere completo, riguardare un intero processo
2. Richieste diversificate – il compito deve richiedere una varietà di competenze, che siano possedute da individui diversi
3. Valore – il compito deve contribuire in modo significativo agli obiettivi organizzativi
4. Opportunità di apprendimento – il compito dovrebbe fornire ai membri del team opportunità per migliorare le loro competenze e conoscenze
5. Possibilità di sviluppo – il compito dovrebbe offrire maggiori possibilità di sviluppo ai membri del team
6. Autonomia – il compito dovrebbe consentire ai membri del team di avere voce in capitolo in un numero sufficiente di situazioni

Se il compito ha un posizionamento alto su uno di questi parametri, il ricorso ai team e al teamwork probabilmente consentirà di migliorare i risultati.

Mentre i fondamentali per gli approcci di gruppo e di team sono gli stessi (buona comunicazione, responsabilità reciproca, ruoli e obiettivi chiari), i requisiti aggiuntivi cambiano a seconda dell’approccio scelto.

Nella tabella che segue potete vedere la rispondenza di requisiti per un gruppo e per un team.

I membri lavorano in modo individuale su compiti distinti che si adattano alle loro competenze.I membri lavorano congiuntamente su compiti che richiedono un’integrazione dei loro talenti e competenze complementari.