Gestire un team geograficamente disperso

Molti di noi lavorano regolarmente con colleghi che risiedono in diversi edifici, città, paesi e persino continenti e questa tendenza si è accentuata in questi due ultimi anni, in cui la pandemia ha spinto notevolmente il “work-from-anywhere”. I membri del nostro team possono trovarsi in fusi orari diversi, parlare lingue diverse e far parte di culture diverse, ma sono comunque il nostro team.

Un team può assumere molte forme. Alcuni possono lavorare in gruppi di due, tre o più nello stesso ufficio, mentre altri possono lavorare individualmente in uffici separati o da casa. Potresti vedere alcuni membri del team ogni giorno, e altri raramente, o forse non li hai mai nemmeno incontrati!

Indipendentemente da come sono organizzate le persone, la gestione di un team dislocato in molte località può presentare enormi sfide, anche per i capi più esperti. Come ti assicuri che tutti si sentano trattati in modo equo se vedi alcuni membri del team molto più di altri? Come puoi evitare che i membri del team remoto si sentano isolati? E come puoi far accettare a tutti gli obiettivi del team e rimanere focalizzati?

Questo articolo ti aiuterà a rispondere a queste domande e fornirà qualche consiglio per aiutarti a mantenere unito e motivato un team disperso.

Scegli i giusti giocatori per la squadra

Quando si selezionano le persone per lavorare in una squadra geograficamente dispersa, scegli le persone con le qualità giuste per questa situazione. Cerca le seguenti qualità:

Dovrebbero essere capaci di auto-motivarsi: È importante scegliere membri del team a cui piace lavorare in modo indipendente, piuttosto che quelli che hanno bisogno di incoraggiamento e attenzione costanti per portare a termine il lavoro.

Hanno bisogno di buone capacità di comunicazione: Potrebbero esserci contatti faccia a faccia limitati o nulli, quindi i lavoratori dovrebbero avere forti capacità di comunicazione ed essere molto alfabetizzati sugli aspetti tecnologici.

Devono essere orientati ai risultati: Dovete cercare collaboratori lavoratori a cui piaccia fissare e raggiungere obiettivi. Dovrebbero sentirsi a proprio agio nell’essere valutati utilizzando  i KPI.

Dovrebbero essere aperti e onesti: Non è possibile sorvegliare i membri del team da remoto, quindi devi fare affidamento su di loro per far emergere problemi, suggerimenti e feedback. Ecco perché è utile scegliere lavoratori dalla personalità aperta e schietta.

Definisci lo scopo del team

Con una squadra geograficamente dispersa, è essenziale che  ci si unisca intorno a uno scopo comune. Tutti devono essere d’accordo sugli obiettivi della squadra.

La creazione di una team chart è un modo eccellente per raggiungere questo obiettivo. Una team chart  è una “tabella di marcia” per la tua squadra. Garantisce che tutti i collaboratori siano concentrati sulla cosa giusta fin dall’inizio.

Puoi utilizzare una team chart per definire la missione del tuo team, definire chiaramente i ruoli e le responsabilità di tutti, identificare le risorse chiave e decidere come opera il team. Le team chart utilizzano spesso il modello SMART (specifico, misurabile, raggiungibile, pertinente, limitato nel tempo) per fissare obiettivi e obiettivi.

Le chart di squadra possono anche essere utili quando una squadra consolidata è in difficoltà. Ad esempio, la difficoltà di lavorare in diversi continenti può creare stress per il team e i membri possono perdere la concentrazione o lavorare su obiettivi contrastanti. Una team chart può aiutare a rimettere tutti in carreggiata.

Consiglio – È importante avere una forte strategia di comunicazione. Ciò è particolarmente importante se i membri del tuo team si trovano in fusi orari diversi e parlano lingue diverse. Ma assicurati che le tecnologie che utilizzi, come la messaggistica istantanea e la condivisione di file, siano affidabili. I frequenti guasti tecnologici sono frustranti per i collaboratori in remoto

Sviluppa una forte dinamica di squadra

Sia che tu stia creando un nuovo team dislocato geograficamente o integrando i lavoratori in un team esistente, devi essere consapevole delle dinamiche del team. Gestire le relazioni tra i membri del team può essere già abbastanza difficile all’interno di uno spazio ufficio condiviso, ma lo è ancora di più quando i collaboratori sono in tutto il paese o nel mondo.

Con i lavoratori in remoto, non hai il vantaggio di guardare il linguaggio del corpo per far emergere segnali di problemi tra i membri del team. Lo stesso vale per la gestione del morale degli individui. Come puoi sapere se i lavoratori a distanza sono infelici se non puoi vederli? Osserva attentamente i segnali di pericolo come questi:

• risultati scarsi.
• riluttanza a partecipare a telefonate o videoconferenze.
• mancanza di nuove idee.

La maggior parte dei team segue un percorso che va dalla fase di formazione a quella dell’ottenimento della performance, dal momento in cui vengono create per la prima volta. Identifica in quale fase si trova il tuo team e valuta come portare i tuoi lavoratori verso la fase di performance.

Dai feedback e premia le prestazioni

Il feedback è essenziale per le prestazioni e il morale della squadra ed è particolarmente importante in un contesto geograficamente disperso.

Rimani in contatto con tutti

In ufficio, è facile fermarsi alle scrivanie dei membri del team per commentare il loro lavoro o chiamarli in una sala riunioni per una rapida conversazione. Se la squadra è dispersa, devi trovare il modo di compensare questa mancanza. Spesso, questo significa utilizzare un processo più formale: fissa incontri regolari nel tuo calendario con il team, sia tutti insieme che uno a uno.

Assicurati che il feedback sia corretto e coerente

Quando si fornisce un feedback a team dispersi, presta particolare attenzione all’equità. Quando alcuni membri del team vedono il manager faccia a faccia e altri no, può essere difficile assicurarsi che tutti sentano che stanno ricevendo lo stesso trattamento. Potrebbe essere necessario dedicare del tempo extra alle chiamate individuali con i collaboratori in remoto. Più i lavoratori sono isolati, maggiore è l’attenzione di cui potrebbero aver bisogno. È facile per il personale in remoto sentirsi demotivato e isolato se lavora lontano dal resto del team e in un fuso orario diverso. Rimanere in contatto regolare è un modo per evitare che si sentano dimenticati.

Assicurati che i premi siano uguali

Quando premi le prestazioni, devi essere sicuro che il tuo programma di incentivi sia equo. Premi i lavoratori in modo appropriato e ponderato? I lavoratori negli uffici lontani si sentono apprezzati e premiati come quelli nell’ufficio accanto a te?

Promuovere il legame di team

La maggior parte delle persone che lavorano in ufficio può trarre vantaggio da pranzi o caffè occasionali con i colleghi per approfondire la conoscenza reciproca. Sfortunatamente, questo non è possibile con squadre geograficamente disperse. In qualità di manager, sii creativo sui modi per creare un legame di squadra se i lavoratori sono fisicamente separati.

A seconda del budget, potresti voler riunire il tuo team una volta all’anno o più, se possibile. Che ne dici di un weekend fuori porta per fare alcune attività di team building? Se i budget sono limitati, tuttavia, sono necessarie alternative. Ecco alcune idee:

Fai un incontro virtuale: Convoca tutti su una app per riunioni che non sia correlata al tuo lavoro quotidiano. Quindi puoi organizzare un team building a distanza, usando app come Kahoot. Non è come incontrarsi di persona, ma è un ottimo modo per socializzare in un team disperso.

Crea una pagina del team nella intranet:  Ciò potrebbe includere un forum per suggerimenti o idee su progetti particolari. Includete fotografie dei membri del team.

Costruisci una stanza virtuale del team: è una versione meno formale della precedente. È l’equivalente virtuale dell’area coffee break del tuo ufficio. I lavoratori potrebbero condividere più informazioni personali, come raccolte fondi o eventi di beneficenza in cui sono coinvolti, pubblicare foto delle feste di compleanno o altre notizie anche personali.

Usa le webcam:  crea la regola per cui le webcam devono essere sempre accese durante le riunioni. Questo aiuterà la tua squadra a sentirsi più connessa.

Sii attento alle barriere linguistiche: se i tuoi dipendenti parlano lingue diverse, assicurati che i membri del team parlino lentamente e in modo sufficientemente chiaro in modo che gli altri possano capire. E controlla regolarmente per assicurarti che tutti comprendano la discussione. Un ordine del giorno scritto per la riunione aiuta coloro la cui lingua madre non è utilizzata nella discussione e anche i verbali scritti dopo la riunione possono essere d’aiuto. Alcune piattaforme consentono inoltre di attivare il servizio di sottotitolatura, che aiuta chi non è madrelingua.