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Team charter: uno strumento per migliorare il lavoro del team

Lavorare in team può essere fantastico, se tutti lavorano bene insieme.

Tuttavia, se le persone non vanno d’accordo, l’esperienza può essere terribile.

Quel che è peggio è che, senza una guida ben definita, i team possono concentrarsi sugli obiettivi sbagliati, possono non utilizzare risorse importanti, possono essere fatti a pezzi da lotte interne evitabili e possono fallire, con conseguenze talvolta disastrose per l’intera organizzazione.

Cosa sono le Team charter?

Le Team Charter sono documenti che definiscono lo scopo del team, come funzionerà e quali sono i risultati attesi. Sono “mappe” che il team e i suoi sponsor creano all’inizio del viaggio per assicurarsi che tutti i soggetti coinvolti abbiano ben  chiaro dove stanno andando; inoltre danno indicazioni per le situazioni difficili.

Affinché le squadre partano “con il piede giusto”, le Team Charter dovrebbero essere redatte al momento della creazione del team. Questo aiuterà a garantire che tutti siano concentrati sulle cose giuste fin dall’inizio. Definire una Team Charter può essere utile anche se una squadra è in difficoltà e le persone hanno bisogno di ridefinire la loro visione del “quadro generale”.

Consiglio:

All’inizio di un progetto, tutto è slancio ed eccitazione e le persone sono desiderose di iniziare subito a lavorare. È qui che si è tentati di entrare subito nel pieno del lavoro produttivo. Tuttavia, “non riuscire a pianificare è pianificare di fallire”, così come non riuscire a fissare obiettivi in ​​modo chiaro. Il tempo impiegato per concordare un contratto di squadra verrà ripagato molte volte con l’avanzare del progetto.

In particolare, accelererà il processo di formazione, assalto, normazione ed esecuzione, il che significa che la squadra diventerà efficace molto più rapidamente.

Come costruire una Team Charter

Il formato preciso delle Team Charter varia da situazione a situazione e da squadra a squadra. E mentre la carta vera e propria può assumere molte forme, gran parte del valore della Carta deriva dal lavoro di riflessione e ricerca di accordo sui vari elementi.

Adatta i seguenti elementi alla situazione della tua squadra.

  1. Contesto.
  2. Missione e obiettivi.
  3. Composizione e ruoli.
  4. Autorità e confini
  5. Risorse e supporto.
  6. Operazioni.
  7. Trattativa e Accordo.

 

Il contesto della formazione del team

Questa è l’introduzione alla Carta. Spiega perché il team è stato formato, il problema che sta cercando di risolvere, come questo problema si adatta agli obiettivi più ampi dell’organizzazione e le conseguenze se il problema non fosse tenuto sotto controllo.

Quale problema viene affrontato?

Quale risultato o deliverable è previsto?

Perché è importante?

Esempio:

Il team è stato formato per aumentare la cooperazione e la coesione tra le unità di business di una multinazionale in diversi paesi.

La storica mancanza di cooperazione tra le unità di business nazionali ha fatto sì che abbiano finito per vendere ciascuno solo alcune parti del portafoglio prodotti dell’azienda. Ciò ha minato la capacità dell’azienda di realizzare economie di scala nella produzione e ha portato a sprecare il budget per la ricerca e lo sviluppo in molte aree di business diverse. Questi sono i motivi principali per cui l’azienda ha perso terreno rispetto ai concorrenti.

Missione e obiettivi della squadra

Questa sezione è al centro della Carta. Definendo una missione, il team sa cosa deve raggiungere. Senza una missione chiara, gli individui possono facilmente perseguire i propri programmi indipendentemente, e talvolta in modo scollegato dall’obiettivo generale.

Esempio:

La missione di questo team è sviluppare un piano che aumenti la coesione tra le unità aziendali nazionali in modo che, entro tre anni, vendano una gamma di prodotti comune.

La fase successiva è prendere la missione e trasformarla in obiettivi e traguardi misurabili. Questi sono gli obiettivi critici e le pietre miliari che manterranno il team in carreggiata.

Quando si definiscono target e obiettivi, è raccomandato l’utilizzo dell’approccio SMART  (SMART sta per Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Rilevante e Limitato nel tempo). La chiave è assicurarsi che ogni obiettivo possa essere misurato, in modo che il successo possa essere monitorato.

Esempi di obiettivi:

  • Intervistare i country manager e i product manager per identificare il motivo per cui pensano che i paesi non stiano lavorando insieme. Sondaggio da completare e presentare al CEO entro il 31 marzo.
  • Preparare la prima bozza di proposta e presentarla al CEO entro il 15 aprile.
  • Affinare le proposte e presentare alla riunione della direzione regionale del 25 aprile.
  • Presentare entro il 15 maggio il piano di pricing all’amministratore delegato.

 

Composizione e ruoli della squadra

Le squadre sono più efficaci quando:

  • Hanno membri con le capacità e l’esperienza necessarie per svolgere il lavoro.
  • I membri del team possono portare esperienze e approcci da una vasta gamma di background diversi.
  • Hanno abbastanza persone per portare avanti il lavoro, ma non così tante che le persone si impantanino nella comunicazione (sette è un numero ideale di persone).
  • Prevedono la rappresentanza di tutte le funzioni coinvolte, dei dipartimenti, delle unità o di altre categorie rilevanti di stakeholder (possibilmente inclusi il cliente del team e l’alta dirigenza).

Guarda alla tua missione e ai tuoi obiettivi per determinare chi è necessario nella squadra per assicurarti che i suoi obiettivi possano essere raggiunti.

Una volta che sai chi dovrebbe essere nella squadra, devi guardare cosa farà ogni persona per supportare il team nella sua missione. Anche se ciò può sembrare eccessivo all’inizio dell’attività del team, ti aiuterà a:

  • abbinare i membri della squadra ai ruoli.
  • individuare le lacune nelle competenze e le competenze necessarie al team per raggiungere i suoi obiettivi.

Il modo migliore per farlo è elencare ogni membro del team e definire i ruoli e le responsabilità di ciascuno.

  • Chi sarà il team leader?
  • Chi è il collegamento tra il team e gli altri stakeholder?
  • Chi è responsabile di quali compiti e risultati?

Esempio:

Il team sarà composto da rappresentanti senior di ciascuna delle quattro regioni globali, dalle risorse umane, dal dipartimento dei sistemi informativi, dal comitato di strutturazione organizzativa e dal team finanziario. Questa gamma di competenze e conoscenze consentirà al team di comprendere le questioni relative ai singoli paesi, nonché di sviluppare soluzioni ai problemi in sospeso.

La Signora XY assumerà il ruolo di Team Leader. In tale ruolo si occupa di:

  • Garantire che questa Team Charter sia rispettata.
  • Gestione delle operazioni quotidiane del team e dei risultati del team.
  • Gestire il bilancio.
  • Fornire supporto e assistenza ai singoli membri del team.
  • Fornire rapporti sullo stato avanzamento lavori al CEO su base settimanale.

Autorità e potere

Con i ruoli definiti, ora devi guardare cosa possono e non possono fare i membri del team per raggiungere la missione:

  • Quanto tempo dovrebbero dedicare i membri del team alla missione e quale priorità hanno le attività del team rispetto ad altre attività in corso?
  • In che modo i membri del team dovrebbero risolvere eventuali conflitti tra il loro lavoro quotidiano e la missione del team?
  • Quale budget è disponibile, in termini di tempo e denaro?
  • Il team può reclutare nuovi membri del team?
  • Cosa può fare il team, cosa non può fare e per cosa ha bisogno di un’approvazione preventiva?

Esempio:

La Signora XY, in qualità di leader del team, ha l’autorità di dirigere e controllare il lavoro del team e i membri del team sono assegnati a tempo pieno a questo progetto, per la sua durata.

 

Risorse e supporto a disposizione del Team

Questa sezione elenca le risorse a disposizione del team per raggiungere i suoi obiettivi. Ciò include budget, tempo, attrezzature e persone. Insieme alle valutazioni delle prestazioni, le modifiche alle risorse richieste dovrebbero essere monitorate regolarmente.

Oltre a questo, descrive in dettaglio la formazione e il supporto di coaching a disposizione del team per aiutarlo a svolgere il proprio lavoro.

Esempio:

Un budget di € 7.500 è a disposizione per le spese di viaggio. Ciò finanzierà il viaggio di due membri del team per intervistare i dirigenti senior nei principali paesi, con altre interviste condotte in teleconferenza.

Il CEO incontrerà la signora XY ogni lunedì alle 16:30, per un aggiornamento sui progressi e per fornire supporto e coaching adeguati.

 

Operazioni di team

Questa sezione illustra come il team opererà quotidianamente. Questo può essere più o meno dettagliatoa seconda della situazione. Può essere completo e dettagliato per un team che lavorerà insieme per lungo tempo o limitato a pochi punti elenco in un team che dovrebbe avere una vita breve.

Esempio: Riunioni di team

  • Il primo incontro di team sarà lunedì 28 febbraio alle 14:00.
  • Il team si riunirà ogni lunedì pomeriggio dalle 14:00 alle 15:30 per tutta la durata del progetto.
  • Ogni membro è tenuto a presentare un breve rapporto sullo stato di avanzamento del punto del progetto su cui sta lavorando.
  • Se un membro è impossibilitato a partecipare, è necessario inviare una notifica al leader e a qualcun altro designato per riferire sullo stato e comunicare ulteriori aspettative.
  • Un summary di ogni riunione sarà preparato da ZZ e inviato via e-mail a tutti i membri entro la mattina successiva alla riunione.

Trattativa e Accordo

Una buona Team Charter emerge naturalmente attraverso un processo di negoziazione. Il cliente del team stabilisce il Contesto e la Missione. Obiettivi, composizione, ruoli, confini e risorse emergono idealmente attraverso la negoziazione tra lo sponsor, il team leader, il team e gli altri stakeholder.

Consiglio:

Tre punti sono la chiave del successo in questa fase:

  1. Discussione all’interno del team e con il team leader per assicurarsi che la missione e la Team Charter siano credibili.
  2. Negoziazione assertiva tra lo sponsor e il team leader per garantire che la missione sia realizzabile e che siano impiegate risorse sufficienti.
  3. Supporto da parte dello sponsor per garantire che queste risorse siano effettivamente messe a disposizione.

Sebbene queste possano sembrare discussioni tra capi e subordinati, la negoziazione si sta effettivamente svolgendo in un modo molto reale. In definitiva, il team deve credere che la missione sia realizzabile e impegnarsi in essa.

Ultima, ma non meno importante, l’approvazione. È qui che tutti i membri del team firmano la Carta e si impegnano a rispettare i principi in essa contenuti e i ruoli e le responsabilità dettagliati.

Questo è un gesto simbolico che comunica il pieno impegno per la missione e gli obiettivi. Aiuta anche a creare responsabilità gli uni verso gli altri e verso l’organizzazione.

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Barbara Badiali

“La cosa importante è di non smettere mai di interrogarsi. La curiosità esiste per ragioni proprie. Non si può fare a meno di provare riverenza quando si osservano i misteri dell'eternità, della vita, la meravigliosa struttura della realtà. Basta cercare ogni giorno di capire un po' il mistero. Non perdere mai una sacra curiosità.” (Albert Einstein)

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