Come gestire un team virtuale

Le nostre abitudini lavorative sono cambiate. I progressi nella tecnologia delle comunicazioni consentono di espandere i propri orizzonti.

Non è mai stato così facile per le aziende operare oltre i confini nazionali e quasi tutti ormai usiamo la tecnologia per lavorare da casa. Di conseguenza, anche a seguito dell’emergenza sanitaria, c’è stata un’enorme crescita nel numero di organizzazioni che si affidano a team virtuali per portare a termine i propri lavori o progetti.

Come ogni team convenzionale, un team virtuale è costituito da un gruppo di persone che interagiscono per completare compiti interdipendenti e lavorare per un obiettivo comune. Ma invece di lavorare nello stesso ufficio, i membri del team lavorano in luoghi diversi, spesso a casa e in fusi orari diversi. E potrebbero non poter mai incontrare i loro colleghi faccia a faccia.

I membri di un team virtuale interagiscono attraverso un’ampia varietà di canali online, come Skype, Microsoft Teams, Zoom e altri.

Costruire una squadra virtuale

Il team virtuale non sempre nasce per essere tale, talvolta lo diventa nel corso della sua vita. Sia che si decida consapevolmente di creare un team virtuale o che il team virtuale si sia evoluto come tale, è probabile che sia per uno o più dei seguenti motivi:

• In risposta a una crisi o emergenza, come la pandemia di coronavirus, quando i governi hanno imposto severe restrizioni
• Necessità di frequenti viaggi.
• Per trarre vantaggio dalla scelta delle migliori competenze e del personale, indipendentemente dall’ubicazione fisica dell’attività.
• Offrire una copertura 24 ore su 24 da parte dei membri del team che lavorano in diversi fusi orari.
• Per ridurre le spese generali o per ottimizzare gli spazi dell’ufficio facendo lavorare parte dei dipendenti da casa.

Ovviamente, se si fa parte di un team virtuale, si può beneficiare di una maggiore flessibilità e libertà da molti dei vincoli del lavoro d’ufficio. Altri vantaggi potrebbero essere:

• Essere apprezzati per le proprie capacità, superando le barriere geografiche.
• Non dover affrontare perdite di tempo, disagi e costi del pendolarismo.
• Lavorare da qualsiasi luogo si scelga.
• Lavorare negli orari ritenuti migliori per ognuno.
• Superare le barriere delle disabilità fisiche.

Un team virtuale è per sua stessa natura molto flessibile. Ma d’altra parte, pone la sfida di gestire persone che si potrebbero non incontrare mai e di avere a che fare con persone di culture, lingue e personalità diverse.

Problemi e differenze possono sorgere a causa delle diverse culture e background dei membri del team. Ogni persona ha aspettative diverse, esperienze diverse e stili di lavoro diversi. È importante fare in modo che ogni persona possa contribuire in modo efficace e per garantire che il team si unisca verso l’obiettivo comune.

Le sfide della gestione dei team virtuali

La più grande sfida che i team virtuali devono affrontare è quella della comunicazione. Senza le usuali interazioni quotidiane vis-à-vis tra i membri del team, è necessario fare uno sforzo extra per comunicare in modo efficace.

Ad esempio, non c’è la possibilità di fare due chiacchiere vicino al distributore del caffè e non è così facile socializzare al di fuori dell’orario d’ufficio. Quindi è necessario compensare la perdita di comunicazioni informali, fare buon uso della tecnologia della comunicazione: è bene incoraggiare le persone a rimanere in contatto e a conoscersi meglio, pianificare incontri a distanza giornalieri o settimanali, utilizzando le app e i canali che abbiamo menzionato sopra. Si può anche mantenere le persone coinvolte e “al corrente” sperimentando uno o più dei seguenti espedienti:

• Bacheca intranet del team, aggiornata regolarmente con le novità del team.
• Team room Intranet, dove le persone possono condividere foto e conoscersi.
• Newsletter periodica del team.
• Riunioni di gruppo in teleconferenza.
• Occasionali incontri in presenza.

Recruiting per un team virtuale

Il recruiting e la gestione di team virtuali sono un’altra sfida, anche senza considerare le difficoltà contrattuali e legali. Non è certo che un buon dipendente per un team “convenzionale” (che lavori insieme in un ufficio) lo sia anche per un team virtuale. I membri di un team virtuale devono essere capaci di auto-motivarsi, devono essere orientati ai risultati e in grado di lavorare in modo indipendente. E, naturalmente, ogni membro del team deve anche essere in grado di comunicare in modo efficace con il team leader e i suoi colleghi.

Per gestire un team virtuale in modo efficace, è necessario conoscere i punti di forza e di debolezza di ogni membro del team. E questo è ancora più difficile senza opportunità quotidiane, faccia a faccia, di monitorare la situazione e fare da mentore casualmente a ogni persona.

Lavorando in remoto, è opportuno fornire a ciascun membro del team la guida e il supporto di cui ha bisogno e anche creare fiducia nelle capacità e nell’affidabilità di ogni persona. È importante creare l’equivalente virtuale di una “politica della porta aperta”. Assicurati che i membri del team sappiano come ottenere da te ciò di cui hanno bisogno e incoraggia le comunicazioni aperte e frequenti.

Incentivare e premiare i team virtuali

Un’altra sfida gestionale è il monitoraggio delle prestazioni e l’allineamento degli incentivi. Se questo è importante per una gestione di successo in un ambiente normale, è assolutamente fondamentale per avere successo con i team virtuali.

La scelta degli incentivi deve essere pensata per semplificare la gestione e il monitoraggio, collegandoli al tipo di attività.

Nei team virtuali, il team building deve essere un processo molto consapevole. Privato dei benefici naturali della socializzazione del team e della creazione di fiducia reciproca, il manager di un team virtuale deve fornire i mezzi e le opportunità per il team building che compensino questa mancanza. Senza i vantaggi della comunicazione informale e di chiacchierate casuali, i manager devono comunicare attivamente e regolarmente gli obiettivi, assicurarsi che i membri del team sappiano ciò che devono sapere e che tutti si sentano supportati e apprezzati.

Inoltre, i membri del team che lavorano virtualmente dovrebbero sentire di avere le stesse opportunità di apprezzamento e promozione di quelli “della sede centrale”. I manager devono lavorare costantemente per evitare l’errore molto umano di privilegiare le persone che possono vedere e a cui possono stringere la mano.

Se gestiti in modo efficace, la tua azienda e i membri del tuo team potranno godere dei successi e dei vantaggi di lavorare in un team virtuale!