Un approccio alternativo ai colloqui di valutazione: il metodo Five Conversation Framework

1 Agosto 2022 | L’organizzazione

Immagina che sia il momento della performance review annuale dei membri del tuo team. Nella tua mente, un membro del tu team è seduto di fronte a te. Ha ben chiaro quale siano i suoi punti di forza e quali competenze dovrà sviluppare per fare ancora meglio il prossimo anno. La conversazione è aperta e onesta e la discussione scorre naturalmente…

Ora torniamo alla realtà. Quanto è lontano questo scenario dai tuoi regolari incontri di valutazione? Se le tue riunioni tendono a essere più un “monologo imbarazzante” che una conversazione libera, non disperare. È diffuso un crescente malcontento nei confronti del tradizionale sistema di valutazione e ciò sta spingendo le organizzazioni a sperimentare approcci alternativi.

In questo articolo, identifichiamo le carenze dei sistemi tradizionali ed esploreremo come utilizzare un approccio chiamato “Five Conversations Framework” per promuovere il dialogo, aumentare un approccio positivo e costruire relazioni migliori.

Informazioni sullo strumento

Tim Baker è un consulente americano che ha creato il Five Conversations Framework e lo ha presentato nel suo libro “The End of the Performance Review”.

Condividiamo con Tim Baker l’idea che la performance review tradizionale può essere:

Costosa da implementare.
A volte distruttiva.
Spesso un monologo piuttosto che un dialogo.
Troppo formale, e rischia di soffocare la discussione.
Troppo poco frequente.
Non sufficientemente significativa per il ruolo (un esercizio di compilazione di moduli).
Raramente fanno seguito azioni appropriate.
Spesso un’esperienza stressante per le persone coinvolte.

Il Five Conversations Framework può essere un’alternativa che identifica i talenti innati delle persone e si basa su essi.

Come funziona il Five Conversations Framework

Il Five Conversations Framework si basa su cinque conversazioni a tema da condurre con ogni persona del team, un tema al mese, per cinque mesi su sei. Ciò significa che ogni argomento viene trattato due volte all’anno, aiutandoti a rivedere facilmente il loro sviluppo e applicazione.

Una conversazione con un membro del team dovrebbe durare circa 15 minuti e concentrarsi su uno dei seguenti temi:

Analisi di clima: Per misurare la loro soddisfazione sul lavoro e il morale.

Punti di forza e talenti: Identificare e sviluppare le proprie capacità innate.

Opportunità di crescita: Per migliorare le loro prestazioni e standard.

Formazione e sviluppo: Identificare e supportare future opportunità di apprendimento.

Innovazione e miglioramento continuo: Per migliorare l’efficacia propria e del proprio team in linea con le esigenze aziendali.

Non sono previsti incontri per due mesi all’anno, in modo che si possano evitare i periodi di lavoro particolarmente intenso o i periodi di ferie.

È importante che tutti all’interno dell’azienda seguano lo stesso calendario e affrontino lo stesso tema del mese. Ad esempio, se l’incontro sull’analisi del clima cade a novembre, tutti i manager e i supervisori dell’azienda avranno questa conversazione con i membri del loro team. Questo darà un quadro chiaro del clima all’interno della tua organizzazione.

Consigli:

Evitate di raggruppare tutti i temi in un’unica incontro: l’idea alla base di questo approccio è quella di avere un dialogo regolare con le persone. Se hai incontri regolari, li conoscerai meglio, li aiuterai a rimanere motivati e otterrai preziose informazioni su eventuali problemi che potrebbero influire sulle loro prestazioni.
Se ritieni di non avere tempo per tenere riunioni regolari con tutte le tue persone, decidi quali dei tuoi compiti di routine potrebbero essere svolti da altri e delegali. Questo ti darà il tempo di sviluppare efficacemente i membri del tuo team.

Cosa è “Five Conversation Framework”?

La tabella seguente mostra gli obiettivi di ogni conversazione e le domande chiave che puoi porre:

Argomento del mese	Contenuto	Domande chiave	Obiettivi chiave
Analisi di clima.	Job satisfaction, morale e comunicazione.	Come valuteresti la tua attuale job satisfaction? Come valuteresti il tuo morale? Come valuteresti la comunicazione interna nella tua azienda?	Determinare il punto di vista del team sulla job satisfaction, morale e comunicazione interna. Fornire un quadro del clima attuale all’interno del tuo team. Identificare i problemi che il team sta affrontando e trovare soluzioni.
Punti di forza e talenti.	Sviluppare in modo efficace i punti di forza e i talenti.	Quali sono i punti di forza e i talenti? Come possono essere usati nei ruoli attuali e futuri dell’azienda?	Identificare i punti di forza e talenti innati di ogni membro del team. Sviluppare i loro ruoli, partendo da questi punti di forza e talenti.
Opportunità di crescita.	Migliorare le performance e gli standard.	Quali sono le opportunità per migliorare le performance? Come posso aiutare per raggiungere questo risultato?	Identificare gli standard di performance attuali e desiderati. Discutere e trovare accordi su modi concreti di sviluppare le performance in modo da soddisfare le attese. Allineare le attese con i futuri orientamenti del business.
Formazione e sviluppo.	Supporto e crescita.	Quali sono le competenze che vorresti acquisire? Quali possibilità di apprendimento vorresti avere?	Identificare metodi formativi più adatti per sviluppare i punti di forza del team e per far crescere le performance nelle aree critiche.
Innovazione e sviluppo continuo.	Modi per sviluppare l’efficacia e l’efficienza del business.	Quale potrebbe essere il modo di migliorare la tua efficienza sul lavoro? Qual è il modo per migliorare l’operatività del team?	Ottienere informazioni dettagliate sul team dal punto di vista dei suoi membri. Identificare come aiutare i membri del team a migliorare la propria efficienza, sia individualmente che come team.