Vivere e lavorare in open space: norme di galateo per mantenere concentrazione, produttività e collaborazione

Come tutti sappiamo, gli uffici open space sono ambienti di lavoro in cui tutti lavorano sullo stesso piano e nello stesso spazio aperto.

Questo può consentire una migliore collaborazione o persino “collisioni casuali” e creare un ambiente in cui le persone possono facilmente comunicare e costruire relazioni.

Ma anche il layout di un ufficio open space molto bello e ben progettato può causare problemi ad alcune persone. Sono spesso rumorosi e pieni di interruzioni, che possono causare distrazioni o incoraggiare la procrastinazione. Questo può renderli un ambiente di lavoro particolarmente difficile per i membri del team che hanno bisogno di concentrarsi, preferiscono lavorare in silenzio o che sono più introversi. E ancora di più questo problema si riscontra dopo due anni di remote working e di lavoro in solitaria nelle proprie case!

In questo articolo, esploriamo sei strategie che possono aiutare a superare le distrazioni, raggiungere la concentrazione e lavorare in modo produttivo in un ufficio open space, che tu sia un manager o un membro del team.

Un ufficio open space è una buona idea?

Si stima che circa il 70% delle aziende statunitensi abbia un qualche tipo di piano per uffici aperti, con il 15-20% che adotta un design totalmente open space. In Italia, i trend più recenti vedono uffici organizzati in modo da favorire la connessione tra i lavoratori per aumentare la creatività e il lavoro di gruppo: i nuovi spazi lavorativi dovrebbero ospitare nuovi ambienti, come spazi di coworking, aree chill out e aree relax.

I sostenitori degli uffici open space affermano che offrono maggiori opportunità alle persone di lavorare bene insieme, perché pongono meno barriere fisiche tra i colleghi. Questo, sostengono, incoraggia una maggiore comunicazione e lavoro di squadra.

Questi design si adattano anche alle moderne esigenze aziendali. Consentono alle organizzazioni di ospitare facilmente più persone e sono apprezzati dai CEO che vogliono facilitare “collisioni” tra le loro persone.

Queste collisioni sono incontri casuali o spontanei tra colleghi che normalmente non si connetterebbero tra loro e sono visti come un modo per promuovere la collaborazione e ispirare l’innovazione. Possono anche essere un ottimo modo per i colleghi di socializzare e riconnettersi, il che può essere particolarmente importante per le persone che si sentono isolate o sole a causa del lavoro a casa a lungo termine.

Gli svantaggi degli uffici a pianta aperta

Tuttavia, gli uffici open space non sono l’ambiente di lavoro perfetto. Certo, possono sentirsi vivaci, “frizzanti” e creativi per alcune persone, ma per altri sono impersonali, demoralizzanti e drenanti, per non parlare delle distrazioni. Alcune organizzazioni hanno scoperto che non apportano un reale impulso alla collaborazione, o che la collaborazione addirittura diminuisce dopo il passaggio a un open space.

Altre ricerche suggeriscono che molti lavoratori trovano effettivamente gli uffici open space fastidiosi e stressanti e aumenterebbero l’umore negativo del 25%. Mentre, un altro studio mostra che gli uffici open space hanno un tasso di assenze per malattia del 62% più alto rispetto agli uffici “cellulari” (per una sola persona).

E queste statistiche sono state compilate prima della pandemia di COVID-19, che ha avuto un impatto ancora più dannoso sulla percezione degli ambienti open space. Dopo la crisi, molti lavoratori hanno tardato a tornare in ufficio, a causa delle preoccupazioni per la diffusione dei germi, nonché per il passaggio a modalità di lavoro in remoto flessibili. Infatti, un lavoratore su tre afferma che non vorrebbe lavorare per un’azienda che richieda di tornare in ufficio a tempo pieno.

6 consigli per lavorare in un ufficio open space

1. Aumenta la concentrazione

Le distrazioni che si trovano negli uffici open space possono influire sulla nostra capacità di concentrazione. La teoria del carico di Nilli Lavie suggerisce che abbiamo risorse mentali limitate con cui concentrarci e che le distrazioni sottraggono quelle risorse, rendendo più difficile concentrarsi.

Evita questo facendo brevi pause frequenti durante il giorno. Questo può migliorare la tua concentrazione quando torni a un’attività. Può anche aiutarti a escludere le distrazioni, sia di tua creazione, come lo scorrimento dei social media, sia di quelle in ufficio, come il rumore di fondo invadente.

2. Abbina lo spazio all’attività

Mentre alcune persone preferiscono stare alla scrivania tutto il giorno, altre preferiscono spostarsi. Prendi in considerazione l’utilizzo del lavoro basato sulle attività (ABW) per stimolare la collaborazione. È qui che i membri del team utilizzano spazi personalizzati progettati per attività specifiche, anziché singole workstation. Questi spazi personalizzati possono includere sale “accoglienti” per riunioni compatte e aree in stile caffetteria per incontri e collaborazioni casuali.

Se non hai queste opzioni, puoi improvvisare con le aree esistenti. Hai bisogno di uno spazio tranquillo? Prenota una sala riunioni per te e chiudi la porta. Preferisci le riunioni in piedi ma non vuoi spiazzare gli altri? Organizza un walking meeting.

Consiglio:

È importante che le organizzazioni forniscano stanze o spazi che garantiscano la privacy, ad esempio quando sono richiesti lavori o riunioni riservati o sensibili. Suggerisci al tuo senior manager di fornirli, se non è disponibile nulla di adatto.

3. Valuta il rumore

Il rumore può essere un problema negli uffici open space, sia che provenga da riunioni, chiacchiere in ufficio o musica. In uno studio, è stato riscontrato che il rumore ha un impatto negativo su circa il 69% dei livelli di concentrazione, produttività e creatività degli impiegati.

Combatti questo suggerendo di ascoltare musica con le cuffie o utilizzarle quando ci si vuole concentrare. Indossare le cuffie sta rapidamente diventando un segnale per “Sono occupato, non interrompermi”.

Altri lavoratori, in particolare quelli che lavorano nelle vendite o nell’assistenza clienti, si trovano bene anche in spazi che altre persone considererebbero troppo rumorosi. Quindi, evita di smorzare il loro entusiasmo o di farli sentire a disagio in un ambiente silenzioso. Invece, è utile prevedere un’alternanza di a “aree rumorose” e spazi più tranquilli.

Probabilmente non sarà possibile riprogettare l’intero ufficio. Tuttavia, potresti essere in grado di negoziare soluzioni di mascheramento del suono (aggiungendo un suono di sottofondo per ridurre la distrazione del rumore) o soluzioni di barriera, oppure considerare l’assegnazione di sale riunioni per l’uso da parte di team più rumorosi o più silenziosi.

4. Concordare un codice di condotta

Gli uffici open space possono sembrare un “tutti contro tutti”. L’etichetta in ufficio sta cambiando, con le persone che sperimentano comportamenti diversi, dai codici di abbigliamento ai modi di lavorare.

Ma solo perché un ufficio è open space non significa che non ci siano regole. E se ritieni che le regole non siano esplicite o ampiamente comprese, chiariscile. Questo non deve implicare un elenco di cose che i dipendenti non possono fare. Invece, può dare alle persone la possibilità di innovare.

Alla prossima riunione del team, inizia questo processo chiedendo alle persone quali regole vorrebbero stabilire o riaffermare. Ad esempio, potresti sperimentare con bandiere rosse o verdi sulle scrivanie per segnalare se le persone sono disponibili o con “tempi silenziosi” in cui le persone evitano di disturbarsi a vicenda.

Il manager dovrebbe modellare il comportamento che vuole vedere diffuso, prestando attenzione ai comportamenti che potrebbero infastidire altre persone, come mangiare cibo dall’odore forte o parlare a voce troppo alta.

5. Gestire con sensibilità

L’architettura open può rendere allettante per i manager il monitoraggio eccessivo e la microgestione del proprio personale. Ma questo può causare risentimento, danneggiare le relazioni e distrarti dal tuo stesso lavoro. La fiducia delle persone è importante: rafforza le relazioni e fa sentire rispettati i membri del tuo team.

Tuttavia, come manager, hai delle responsabilità nei confronti del tuo personale, quindi usa il design dell’ufficio a vantaggio di tutti. Ad esempio, puoi facilmente tenere d’occhio il morale della tua squadra e intervenire prontamente se vedi un conflitto.

6. Comunica e collabora

Prosperare in un ufficio open space non significa solo ridurre al minimo gli aspetti negativi. Si tratta di cogliere le opportunità che l’ambiente presenta.

Puoi creare le collisioni casuali che gli uffici open space rendono possibili stimolando creatività, comunicazione e collaborazione. Il semplice camminare e parlare con persone con competenze e livelli di esperienza diversi può innescare conversazioni che generano idee e risolvono problemi. E può anche ridurre i pericoli di stare seduti troppo a lungo.

Prendi in considerazione l’introduzione dell’hot desking , ma parlane prima con i membri del tuo team, poiché potrebbe entrare in conflitto con il desiderio di alcune persone di personalizzare i propri spazi. Pensa a posizionare le macchine da caffè in modo un po’ più strategico e incoraggiare le persone a consegnare di persona messaggi non urgenti in determinati momenti della giornata.

Fai attenzione alle barriere non intenzionali alla collaborazione che emergono anche negli uffici open space: con chi hai stretto un forte legame in passato con cui ora hai perso i contatti, e qual è la causa? Cosa potresti fare per rimediare a questo?

Punti chiave

Gli uffici open space sono apprezzati da organizzazioni e amministratori delegati, ma possono esserlo meno dalle persone che vi lavorano. Meno barriere fisiche potrebbero incoraggiare la comunicazione e la collaborazione, ma questo può anche rendere più facile perdere la concentrazione, distrarsi o sentirsi sopraffatto.