Fare Onboarding in modalità remota o ibrida

In questi ultimi anni abbiamo assistito all’aumento esponenziale di persone neo-assunte inserite in remoto:  ma ciò non cambia l’importanza fondamentale delle pratiche di onboarding.

I dipendenti vogliono collaborare e far parte di un team che funzioni in modo reciprocamente soddisfacente, che soddisfi le esigenze dei datori di lavoro che cercano gruppi interfunzionali per un diverso approccio al lavoro. La sfida per le organizzazioni è quella di raggiungere rapidamente gli obiettivi di  preparazione per i nuovi assunti e i team; è quindi necessario che i neo-inseriti vengano preparati a raggiungere i loro obiettivi personali e organizzativi in ​​modo allineato.

Indipendentemente da come avviene l’onboarding, l’importanza del coinvolgimento non cambia.

Gli assessment sono uno dei modi migliori per stimolare il coinvolgimento. Non si tratta solo di valutare le competenze, ma anche scoprire come si sentono i dipendenti, se hanno gli strumenti di cui necessitano e se hanno modo di incontrare e conoscere i loro pari e di ricevere la formazione necessaria per avere successo.

In tutti gli aspetti dell’onboarding, le organizzazioni devono pensare agli aspetti strategici piuttosto che a quelli tattici: lasciare che la tecnologia gestisca i compiti banali e ripetitivi e concentrarsi sugli aspetti umanizzanti del processo di onboarding. Usando un processo di onboarding adattabile, personalizzato su larga scala e in grado di creare connessioni per una forza lavoro sempre più isolata non è solo una best practice per l’onboarding, è l’unico modo per garantire un’esperienza di successo per dipendente e datore di lavoro.

Il raggiungimento dell’allineamento all’onboarding

Sebbene il chi, il cosa e soprattutto il dove dell’onboarding sia cambiato negli ultimi due anni, il perché dell’onboarding non è cambiato.

Molte ricerche condotte negli Stati Uniti mostrano che un livello di maturità di inserimento più elevato (uso della tecnologia, pratiche legate all’apprendimento, ecc.) ha un impatto positivo sulle metriche dei talenti dei nuovi assunti. Ad esempio, le organizzazioni con maturità di livello 3 e 4 (i livelli più alti) hanno l’80% in più di probabilità di vedere un miglioramento nel coinvolgimento dei neoassunti rispetto a quelli ai livelli 1 e 2 (livelli più bassi) (54% contro 30%).

È fondamentale coinvolgere i nuovi assunti, in particolare i lavoratori in remoto. Una buona pratica per mantenere il coinvolgimento con i lavoratori a distanza sono gli assessment su un ciclo ripetuto durante il periodo di inserimento, che può migliorare la fidelizzazione, la competenza e l’assimilazione culturale. Al momento però la maggior parte delle organizzazioni non utilizza gli assessment come parte del loro processo di onboarding standard.

La sfida che molte organizzazioni devono affrontare quando tentano di implementare un solido sistema di valutazione è la natura dispendiosa in termini di tempo di tali assessment.

La soluzione consiste nell’automatizzare l’onboarding continuo con check-in basati su una varietà di date cardine (30, 60, 90 giorni, ecc.) o trigger in base a dove si trovano nel processo di onboarding, quindi effettuare assessment per valutare i sentimenti e il vissuto dei nuovi dipendenti, raccogliere i loro referral (un’ottima cosa da fare nei primi tre mesi), i loro feedback sui miglioramenti dei processi e/o test periodici delle abilità.

L’automazione dell’onboarding

L’onboarding è una delle aree più difficili da automatizzare perché ci sono molti altri potenziali obiettivi, tra cui l’elaborazione dei documenti, l’assegnazione di attrezzature, l’istruzione sulle policy aziendali, il percorso di carriera e altro ancora. Uno sguardo più da vicino a questi obiettivi mostra tuttavia che alcune attività trarrebbero grandi benefici dall’automazione.

Ciò significa che un piano di onboarding strategico di alto livello richiede pianificazione, coordinamento con più team e sistemi e la capacità di creare report e mettere a punto i processi secondo necessità.

La buona notizia è che la parte più difficile è proprio impostare correttamente l’onboarding automatizzato. Ma una volta fatto, molto probabilmente non richiederà altro che piccoli aggiustamenti e potrà essere facilmente regolato per assegnare attività ripetute e/o in blocco.

L’integrazione con altri sistemi va oltre l’aspetto amministrativo e i vantaggi di una migliore raccolta di dati, sebbene ciò non dovrebbe essere scontato.

L’esperienza dei dipendenti è migliorata dall’integrazione dei sistemi durante la fase di onboarding. Quando una persona inizia a lavorare in un’azienda si trova a dover inserire molte informazioni personali su diversi sistemi: ogni volta che deve ripetere quelle voci, più sembrerà di occuparsi di data entry e diminuirà sempre di più la sensazione che la nuova azienda ci conosca.

In un mondo ideale, il dipendente inserisce le proprie informazioni una volta e quei dati vengono utilizzati per personalizzare la sua esperienza, l’apprendimento e il percorso di inserimento, e ciò li farà sentire immediatamente come un membro prezioso e contribuente dell’organizzazione.

Connettere l’onboarding all’apprendimento e allo sviluppo

Le ricerche hanno dimostrato che mentre molte organizzazioni fanno uso di alcuni aspetti di L&D, molte altre non lo fanno.

Sebbene quasi due terzi delle organizzazioni utilizzino un qualche tipo di formazione di massa durante la fase di inserimento, questo dato significa anche che circa un terzo delle organizzazioni non usa la formazione in questa fase. I dipendenti devono essere in grado di stabilire connessioni con altri dipendenti in luoghi di lavoro remoti/ibridi per poter superare il senso di isolamento che provano in questa situazione.

I vantaggi della creazione di processi che consentano interazioni sociali , supportati dalla tecnologia, sono immediatamente evidenti quando si nota che poco più di un terzo delle organizzazioni comprende l’importanza delle attività di social networking quando si tratta di assumere nuove persone. Immaginate il senso di disconnessione che hanno questi nuovi assunti se lavorano in remoto e non sono in grado di interagire con i loro colleghi. Nella direzione opposta, tuttavia, si consideri il caso di Stanley Black and Decker, che ha visto miglioramenti immediati nel processo di inserimento quando hanno creato un sistema di supporto sociale a vari livelli, che coinvolgeva manager, mentori, coach, persone con la stessa funzione e amici che facevano tutti parte del processo di socializzazione formalizzato durante le prime settimane critiche.

Più importante delle questioni culturali o dello sviluppo è riuscire a fidelizzare i dipendenti che hanno appena iniziato a lavorare per noi, soprattutto in questi ultimi tempi.

Sorprendentemente, questo è anche il risultato dell’onboarding che ha la più grande differenza tra efficacia e importanza. Chiaramente, le organizzazioni hanno difficoltà a far sì che le persone si sentano abbastanza bene con le loro nuove organizzazioni da resistere durante il periodo di inserimento. Questo evidenzia un problema fondamentale con l’esperienza di onboarding, che potrebbe essere risolto creando solide connessioni con un collega sul lavoro, con una specie di tutoraggio tra pari.

Molte organizzazioni vedono gli obiettivi dell’onboarding come un semplice elenco di attività, con la sola finalità di raggiungere velocemente il 100% di produttività dei lavoratori. Ma questa è una mentalità inefficace a breve termine e può creare un’impressione negativa duratura sui dipendenti neoassunti.

Idealmente, l’onboarding dovrebbe essere un processo personalizzato e direttamente correlato al lavoro, che fornisca uno spazio sicuro per provare le abilità lavorative. Le organizzazioni dovrebbero puntare a un’esperienza standardizzata che sfrutti le esperienze, aiutando i dipendenti a sentirsi a proprio agio prima di inserire l’elemento umano del coaching e del tutoraggio, quindi facilitando il flusso di lavoro.

Una sfida che molte organizzazioni globali devono affrontare, soprattutto se sono decentralizzate, è mantenere la coerenza nel loro processo di onboarding nelle diverse filiali e sedi. Un modo per ridurre l’impatto di questi ostacoli è usare team interfunzionali, cioè project-based team o progetti basati su social networking. Questo approccio mostra un altro vantaggio dell’automazione; la capacità di preservare un aspetto coerente del processo di onboarding senza sacrificare le personalizzazioni richieste da location differenti.

La ricerca del giusto mix tra autonomia dei  dipendenti e standardizzazione dei processi nella fase di onboarding è diversa da azienda a azienda, ma il buon senso dice che dovrebbe essere una combinazione di approcci; uno solo non funzionerà. Altri modi per raggiungere  un onboarding efficiente e allineato per i lavoratori remoti e ibridi sono gli assessment nella fase post-assunzione, gli strumenti per supportare l’automazione dell’onboarding e l’integrazione dei dati e la creazione di un sistema di apprendimento tra pari attraverso metodi informali o formali.

Indipendentemente dal fatto che l’organizzazione abbia o meno un obiettivo preciso per l’onboarding, le impressioni culturali, le connessioni (o la mancanza di esse) e le sensazioni generali sull’azienda vengono stabilite in quelle prime settimane. Questo tempo iniziale presso l’organizzazione è fondamentale e ha un impatto notevole sul ruolo e sulla produttività attesa del nuovo dipendente, sul senso di appartenenza e sulla capacità di collaborare.