Leader e dipendenti insieme per riunioni più efficaci

In che modo i leader possono scoprire cosa sta realmente accadendo nella loro organizzazione? E come possono i dipendenti far sentire la loro voce, saltando il filtro del loro responsabile di linea? La risposta a entrambe queste domande potrebbe essere quello che possiamo simpaticamente definire delle “riunioni salta-livello” o “skip-level meetings”.

In questo articolo, esploriamo i vantaggi delle riunioni skip-level. Spieghiamo anche come ottenere il massimo e le insidie da evitare: che tu sia il leader che trascorre del tempo a “livello base” o il dipendente che incontra qualcuno in alto nella gerarchia aziendale.

Che cos’è un skip-level meeting?

In una “riunione salta-livello”, un leader si organizza per trascorrere del tempo con qualcuno in un ruolo più basso, con la piena consapevolezza del manager di quella persona. Un vicepresidente, ad esempio, potrebbe organizzare di “saltare” il direttore delle vendite per incontrare direttamente un venditore. Oppure un capo dipartimento potrebbe organizzare un incontro con un membro del team che non fa capo direttamente a lui.

Le “riunioni salta-livello” consentono ai leader di “tornare in officina” e scoprire come se la cava il personale, direttamente dal personale stesso, piuttosto che tramite il filtro di vari livelli di quadri intermedi.

E le persone che incontrano hanno la possibilità di conoscere meglio i leader dell’organizzazione, vengono a conoscenza di alcuni piani strategici e discutono delle proprie esigenze, idee e obiettivi.

Perché organizzare una “riunione salta-livello”?

Ecco alcuni dei vantaggi delle “riunioni salta-livello”, sia i leader, che per i dipendenti.

Vantaggi delle riunioni salta-livello per i leader:

Collegamenti migliori

. Le riunioni salta livello impediscono ai leader senior di essere disconnessi dalle operazioni quotidiane

. Possono parlare con una maggiore conoscenza di come stanno andando le cose per la loro organizzazione e le sue persone, e quindi modellare le loro strategie di conseguenza.

Maggiore visibilità

. Una riunione di questo tipo mette i leader di fronte al personale a tutti i livelli, dimostrando il loro interesse per il benessere delle persone e rafforzando la fiducia nella loro leadership. Aumentano la loro accessibilità, migliorando quindi anche la consapevolezza nelle persone dei valori e dei piani dell’azienda.

Nuove prospettive

. Parlare con persone al di fuori della loro cerchia diretta può fornire ai leader nuove intuizioni, oltre ad aiutarli a individuare precocemente ostacoli e opportunità. E accogliendo opinioni da diversi livelli dell’organizzazione, dimostrano che è un bene che le persone esprimano idee stimolanti.

Vantaggi delle riunioni salta livello per i dipendenti:

Più apprezzamento

. È fantastico quando un membro senior dell’azienda mostra interesse per il lavoro di qualcuno e si preoccupa del suo benessere. Una buona riunione di questo tipo farà sentire un dipendente più coinvolto con l’organizzazione e gli permetterà di avere una comprensione più chiara del proprio ruolo nel successo aziendale.

Maggiore influenza

. I membri del team possono sollevare questioni sul loro lavoro quotidiano e condividere eventuali dubbi sui piani aziendali. Ma possono anche dire grazie per eventuali vantaggi o iniziative che apprezzano particolarmente, in modo che il senior management conosca il reale impatto di questi investimenti.

Opportunità di carriera

. Una “riunione salta-livello” è il momento perfetto per brillare. È un’opportunità per i dipendenti di sottolineare il proprio valore, comunicare le proprie ambizioni e discutere modi positivi per far prosperare il proprio ruolo e la propria carriera.

Quando organizzare una “riunione salta livello”

Il tempismo è importante. Se un leader inizia improvvisamente a incontrarsi con il personale di livello inferiore, potrebbe suonare un campanello d’allarme, soprattutto se l’azienda si trova ad affrontare nuove sfide o potenziali cambiamenti.

Quindi è importante che i leader spieghino perché tengono riunioni saltuarie e, idealmente, devono renderle parte integrante della vita aziendale. I leader possono quindi iniziare a pianificare strategicamente alcuni di questi incontri. Potrebbero decidere di vedere come si sentono le persone in un dipartimento che sta lavorando a un progetto prioritario, per esempio. Oppure potrebbero parlare con i lavoratori che gestiscono una particolare attrezzatura, prima di partecipare a una discussione del consiglio sull’aggiornamento.

Ma dovrebbe essere sempre chiaro a tutte le persone coinvolte perché la riunione si tiene in quel preciso momento.

Riunioni salta-livello: 6 suggerimenti per i leader

Ecco sei modi in cui i leader possono sfruttare al meglio le riunioni salta-livello ed evitare alcuni potenziali problemi:

1. Informare i manager.

I manager non dovrebbero mai sentire di essere “controllati” o che un dipendente stia “agendo alle loro spalle”. Il leader dovrebbe essere chiaro con loro sullo scopo dell’incontro, precisando di cosa intende discutere e cosa faranno con le informazioni che apprenderanno.

2. Seleziona attentamente le persone.

Potrebbe essere opportuno tenere riunioni regolari con alcune persone. Ma i leader dovrebbero anche prendere in considerazione l’idea di avvicinarsi a persone con cui non hanno mai parlato o membri di un dipartimento o gruppo in cui sentono una connessione più debole.

3. Non entrare a “freddo”.

È importante che un leader prenda contatto con il proprio dipendente per rompere il ghiaccio. Dovrebbe far sapere perché vorrebbero incontrarlo e cosa desiderano scoprire. Ciò significa che il dipendente avrà tempo per prepararsi, può pensare a cosa vorrebbe dire e si sentirà sicuro nel dirlo.

4. Mantenere una certa informalità.

Le persone si sentono più rilassate e disposte ad aprirsi in un ambiente informale. Quindi, i leader dovrebbero pensare a un bar o a un’area ricreativa piuttosto che a una sala riunioni soffocante.

5. Ascolta e impara.

Questo non è il momento di prendere decisioni, risolvere problemi o cambiare le opinioni delle persone. Invece, il ruolo del senior leader è quello di porre domande aperte, incoraggiare il proprio dipendente a parlare liberamente e ascoltare attentamente le risposte.

6. Rispondi e agisci.

Dopo una “riunione salta-livello”, il leader dovrebbe sempre fornire un feedback sia al dipendente che al suo manager. Può menzionare informazioni chiave che devono essere registrate e affrontate ed evidenziare tutto ciò che intendono portare avanti individualmente con uno di loro.. Ma dovrebbero anche incoraggiare il dipendente e il suo manager ad avere una conversazione diretta ora, per riconnettersi e affrontare eventuali problemi che sono sorti.

Consiglio:

Per le riunioni virtuali di livello prioritario, è una buona idea che il partecipante senior scelga un ambiente “amichevole”, ad esempio il proprio ufficio a casa, piuttosto che chiamare direttamente da C-suite!

Riunioni salta-livello: 6 suggerimenti per i dipendenti

Ora concentriamoci su alcune cose da fare e da non fare per i dipendenti:

1. Conosci il leader.

Il sito web dell’azienda o l’organigramma conterranno probabilmente informazioni utili sul leader che ha convocato la riunione. Oppure un collega che ha già incontrato questa persona potrebbe essere in grado di fornire consigli utili.

2. Prepara alcuni aspetti positivi.

È una buona idea che i dipendenti pensino alle cose che apprezzano di più dell’azienda e del ruolo che ricoprono. Questi punti contribuiranno a renderlo un incontro positivo, in cui il dipendente può mostrare il proprio impegno, insieme alla propria spinta a migliorare ulteriormente le cose.

3. Pensa a cosa deve cambiare.

Le “riunioni salta-livello” consentono ai dipendenti di descrivere eventuali ostacoli che devono affrontare. Ma dovrebbero evitare di presentare un lungo elenco di lamentele senza alcun accenno a come potrebbero contribuire al miglioramento. E dovrebbero riflettere attentamente prima di criticare il proprio manager, a meno che non abbiano serie preoccupazioni su di loro che non sono stati in grado di affrontare in altro modo. Tuttavia, se hanno idee su cambiamenti su larga scala o vedono nuove opportunità per il business, ora è il momento di condividerle!

4. Chiarisci i tuoi obiettivi.

I dipendenti possono trarre vantaggio dal dedicare un po’ di tempo in anticipo a considerare dove si trovano nella loro carriera e dove vogliono andare. Quindi possono utilizzare la conversazione per far sapere al loro datore di lavoro chi sono, il valore che già apportano e come l’azienda può aiutarli a svilupparsi in futuro.

5. Fai domande.

Non è tutto a senso unico. In una “riunione salta-livello”, anche il dipendente può porre domande! È un’opportunità per saperne di più sull’organizzazione, trarre vantaggio dall’esperienza di un dirigente senior o richiedere il suo supporto. In effetti, discutere della carriera del leader fino a quel momento, della sua filosofia e dei suoi valori e dei suoi piani per il futuro, potrebbe essere prezioso per entrambe le parti!

6. Discuti i prossimi passi.

Se tutto va bene, questa non sarà l’unica volta in cui queste due persone si incontreranno. Ma il dipendente può fare la sua parte per garantire una connessione continua. Può ad esempio  inviare ulteriori informazioni su un problema pratico o chiedere il modo migliore per mettersi in contatto quando hanno concretizzato una grande idea. Potrebbero verificare che anche il dirigente senior abbia i loro dettagli di contatto, per aggiornamenti su qualsiasi cosa abbiano discusso. E poi dovrebbero cogliere ogni opportunità che hanno per connettersi di nuovo.