Come gestire piccoli progetti: suggerimenti pratici e strumenti
Tutti noi, ad un certo punto della nostra carriera professionale, abbiamo gestito un piccolo progetto. Potrebbe essersi trattato di una proposta per un nuovo prodotto o servizio, il cambiamento di un processo aziendale o riorganizzato l’archiviazione delle informazioni per la tua azienda.
La maggior parte delle persone ha un sano rispetto per i grandi progetti e per la pianificazione necessaria per renderli un successo. Ma spesso trascuriamo l’importanza dei piccoli progetti, che possono essere altrettanto fondamentali per il buon funzionamento della tua organizzazione. La scala può essere diversa e il processo meno complesso, ma i principi chiave della pianificazione sono gli stessi.
Si può essere tentati di saltare la fase di pianificazione di piccoli progetti, in particolare quando si ha già familiarità con il lavoro da svolgere. Ma questo può essere un grosso errore. Se non si pianifica correttamente il progetto piccolo, si potrebbero trascurare passaggi critici, non rispettare le scadenze o commettere errori costosi.
In questo articolo esploriamo dunque una serie di semplici strumenti di pianificazione che possono essere utilizzati per realizzare piccoli progetti in modo efficace:
- Utilizzare un piano d’azione per identificare le attività essenziali.
- Suddividere le azioni in blocchi gestibili.
- Disegnare un semplice diagramma di Gantt per programmare gli eventi e creare una sequenza temporale del progetto.
Piano d’azione
Esistono numerose tecniche formali, come PRINCE 2® e PMBOK®, che possono essere utilizzate per pianificare progetti di grandi dimensioni. Sono strumenti pensati per aiutarti a mantenere tutto organizzato e senza imprevisti.
Con i piccoli progetti, tuttavia, la maggior parte delle informazioni da gestire è nella testa di chi se ne sta occupando. Devi solo trovare un modo semplice ed efficiente per organizzarle.
È possibile che non ci siano il tempo o le risorse per creare un project charter e di solito non è nemmeno necessario. Può invece essere utile un piano chiaro e conciso che definisca cosa deve essere fatto, chi deve farlo e quando ogni attività dovrebbe essere completata.
L’utilizzo di un piano d’azione può essere il modo più rapido ed efficiente per farlo.
Esercizio:
Pensa a un piccolo progetto su cui stai lavorando o a uno che inizierai presto. Prepara un elenco di tutto ciò che devi fare per renderlo un successo. Usa la lista che segue per assicurarti di coprire tutto:
- Spazi fisici
- Aspetti economici .
- Persone coinvolte
- Attrezzatura.
- Materiali.
- Competenze necessarie.
- Sistemi.
(Non tutti i progetti avranno considerazioni in ogni categoria. Questo elenco ti aiuta semplicemente a ricordare tutte le attività chiave che potrebbero essere applicabili.)
Ci sono diversi software gratuiti che possono essere d’aiuto, come Trello, Asana e Basecamp.
Ora puoi suddividere il tuo elenco di attività in passaggi più piccoli, ordinati e facilmente realizzabili.
Strutture di suddivisione del lavoro (Work Breakdown Structure)
Ora che hai elencato tutte le attività necessarie per completare il tuo progetto, puoi iniziare a definire il tuo piano generale.
Molti degli elementi del tuo piano d’azione potrebbero rivelarsi mini progetti a sé stanti, quindi è necessario suddividere ciascuno di essi in passaggi più piccoli prima di poterli programmare con precisione.
Puoi utilizzare una Work Breakdown Structure (WBS) per organizzare le attività del tuo piano d’azione in “blocchi di lavoro”. È quindi possibile suddividere ciascuno di questi blocchi di lavoro in singoli passaggi realizzabili. La Figura di seguito, mostra una tipica WBS.
Esercizio:
Guarda le attività nel tuo piano d’azione e suddividi gli elementi correlati nei blocchi di lavoro che devi portare a termine.
Ad esempio, immagina che ti sia stato chiesto di riorganizzare l’archiviazione delle informazioni della tua azienda. I tuoi blocchi di lavoro potrebbero essere:
- Autorizzazioni.
- Acquistare software.
- Creare un sistema di archiviazione delle informazioni.
- Sviluppare una politica di archiviazione e gestione della privacy.
Annota i blocchi di lavoro su un foglio.
È quasi ora di iniziare a compilare la tua Work Breakdown Structure. Ma prima, considera l’ordine in cui completerai i tuoi blocchi di lavoro.
Per il nostro esempio di archiviazione delle informazioni, potremmo iniziare sviluppando una politica di gestione dei dati e costruire il nostro piano partendo da lì. Ma cosa succede se le risorse di cui abbiamo bisogno non sono incluse nel budget finale approvato? E, se acquistiamo il software prima di valutare la quantità e il tipo di dati che dobbiamo archiviare, come facciamo a sapere se sarà adatto?
Pensa attentamente alle tue esigenze prima di iniziare a lavorare!
Esercizio:
Esamina in dettaglio ognuno dei tuoi blocchi di lavoro. Quali attività devi portare a termine per completare ogni blocco? Sono in un ordine logico? Sii specifico su ciò che deve essere fatto. Indica esattamente quando completerai ogni attività e crea una sequenza temporale del progetto.
Diagrammi di Gantt
La stesura di un piano d’azione o di una suddivisione del lavoro è spesso sufficiente per progetti molto piccoli.
Tuttavia, progetti più complessi potrebbero richiedere di programmare attività che dipendono l’una dall’altra, di coinvolgere persone diverse in momenti diversi per eseguire determinate attività o rispettare scadenze specifiche. Se ti ritrovi in una situazione simile, avrai bisogno di più struttura per assicurarti che tutto scorra senza intoppi. (Non dare per scontato che tu possa tenere tutti i dettagli nella tua testa, o che una semplice lista di cose da fare sia sufficiente!)
Un diagramma di Gantt è un modo efficace per fornire la struttura di cui hai bisogno. Ti consente di vedere cosa è già stato fatto, quali attività sono in sospeso e dove un compito dipende dal completamento di un altro.
Sono disponibili molti pacchetti software e app che possono aiutarti a creare il tuo diagramma di Gantt, ma carta e matita possono funzionare altrettanto bene per i progetti più piccoli.
Segui questi passaggi per produrre un diagramma di Gantt per il tuo progetto:
- Stabilire i tempi
Innanzi tutto, stima quanto tempo ci vorrà per completare ciascuna delle attività nella tua struttura di suddivisione del lavoro. Non è sempre facile, ma sarà sempre più facile man mano che acquisisci esperienza.
- Traccia i tempi e le relazioni tra le attività
Quindi, guarda la tua struttura di ripartizione del lavoro nel suo insieme e come le singole attività si relazionano tra loro.
Esercizio:
Prendi nota del tempo stimato di cui avrai bisogno per ciascuna delle attività nella tua struttura di suddivisione del lavoro. Assicurati di lasciare un po’ di tempo per gestire ritardi imprevisti.
Prova a elencare le tue attività e le loro relazioni. Nella prima colonna, annota tutte le attività specifiche che devi completare.
Quindi, considera come ogni attività si relaziona con le altre. Compila il resto del grafico come segue:
- Possibile inizio: quando inizierà questa attività? Immediatamente, o in un giorno, tre giorni, una settimana o due settimane?
- Durata: annota i tempi stimati (minuti, ore, giorni).
- Tipo – l’attività è sequenziale o parallela? Un’attività sequenziale deve essere completata prima o dopo un’altra. Un’attività parallela non deve essere eseguita in sequenza, ma potrebbe essere necessario completare un’altra attività prima di poterla avviare.
- Dipendente da: quali attività sequenziali devi completare per prime?
L’elenco delle attività per il nostro esempio di progetto di archiviazione delle informazioni è mostrato nell’immagine che segue
Traccia le attività su un diagramma di Gantt
Un diagramma di Gantt mostra quando prevedi di completare le attività, dove determinate azioni dipendono da altre e la sequenza in cui devi completare ciascuna attività. Questo può aiutarti a completare il progetto in modo efficiente e il prima possibile.
Di seguito è mostrato un diagramma di Gantt per il nostro esempio di archiviazione delle informazioni (realizzato utilizzando Excel):