Ridurre al minimo lo stress dell’area di lavoro e creare un ambiente di lavoro confortevole

Filippo si è appena trasferito in un nuovo ufficio. Sfortunatamente, non è uno spazio confortevole: le luci sono troppo soffuse, l’aria è fredda ed è regolarmente distratto dalle conversazioni rumorose dei suoi colleghi. Il nuovo ufficio è molto più lontano da casa e spesso arriva sentendosi già stanco, stressato e irritabile.

Dopo alcune settimane, Filippo si rende conto che i suoi livelli di stress sono aumentati e che la sua produttività è diminuita. È anche più irritabile con il suo team e con la sua famiglia a casa.

Dopo aver incontrato il suo capo per discutere del problema, decide di apportare diverse piccole modifiche al suo ufficio. Ora, il suo spazio di lavoro è ben illuminato e invitante e l’aria è calda e confortevole. Filippo ora è in grado di lavorare da casa due giorni alla settimana e, mentre può ancora sentire i telefoni e le conversazioni dei suoi colleghi quando è in ufficio, ascolta “rumore bianco” attraverso le sue cuffie e raramente viene interrotto da altri suoni.

Non importa cosa fai o dove lavori, è probabile che tu ti sia trovato a subire distrazioni ambientali durante il giorno. Se non affrontati, questi problemi possono contribuire ad aumentare il livello di stress.

Quali sono le fonti di stress sul posto di lavoro?

Lo stress sul posto di lavoro può derivare da qualsiasi condizione fisica che percepisci come irritante, frustrante, scomoda o spiacevole. Le fonti di stress nell’area di lavoro includono quanto segue:

• Scarsa illuminazione.
• Rumore di sottofondo forte, come musica, rumore del traffico o conversazione.
• Sedie o scrivanie che causano disagio.
• Aria malsana, come inquinamento atmosferico, fumo o odori sgradevoli.
• Sovraffollamento o postazioni di lavoro in prossimità di altri.
• Pendolarismo lungo, difficile o affollato.
• Condizioni climatiche sgradevoli, come un ufficio troppo caldo, troppo freddo, troppo umido o troppo secco.
• Uno spazio ufficio sporco o disordinato.

Alcune di queste sono cose possono sembrare marginali, ma, nel loro insieme, possono contribuire in modo significativo allo stress che le persone sperimentano.

Come gestirlo

Ci sono diverse cose che puoi fare per ridurre o eliminare le fonti di stress sul posto di lavoro. Sebbene tu possa apportare alcune di queste modifiche da solo, potresti aver bisogno del permesso del tuo capo per altre.

1. Riduci il rumore in ufficio

Il rumore può essere una delle principali fonti di stress per alcune persone. Le persone spesso citano il rumore di fondo, o la mancanza di privacy sonora, come l’elemento più distraente negli ambienti di lavoro. Uno studio ha rilevato che il rumore in ufficio, in particolare i telefoni che squillano alle scrivanie vuote e le conversazioni ad alto volume, compromettono la concentrazione dei lavoratori. Un altro studio ha sottolineato che i lavoratori subiscono un calo della motivazione e della loro capacità di problem solving quando esposti a rumori di ufficio, anche a bassa intensità.

Puoi ridurre l’inquinamento acustico nella tua area di lavoro in diversi modi.

Innanzitutto, valuta la possibilità di chiudere la porta dell’ufficio quando devi concentrarti. Una porta chiusa ti aiuta a ridurre al minimo le distrazioni, sia uditive che visive. Tuttavia, se la tua organizzazione ha una politica “porta aperta” o se lavori in un open space, questa opzione non sarà percorribile.

Considera come alternativa l’utilizzo delle cuffie. Ascoltare musica, in particolare musica classica o ambientale, eliminerà le distrazioni e può aiutare a migliorare la tua concentrazione. In alternativa, puoi riprodurre tracce audio di cascate, cinguettio degli uccelli o rumore bianco per ridurre la distrazione del rumore di fondo.

Se lavori in un open space, chiedi di installare schermi antirumore. Questi bloccano e assorbono il rumore di fondo e creano uno spazio tranquillo. E’ anche possibile utilizzare tappeti, tappeti o tessuto su superfici e pareti per assorbire il suono, ma si tratta di investimenti strutturali difficilmente percorribili.

Le piante sono un’aggiunta importante a qualsiasi ufficio. Non solo riducono l’inquinamento atmosferico e aggiungono ossigeno all’atmosfera, ma riducono anche il rumore di fondo. Alcune piante come lo spatafillo  o il ficus beniamino sono più efficaci di altre per smorzare il rumore. Posiziona le piante attorno ai bordi o agli angoli di uno spazio per il miglior effetto di smorzamento del suono. Noterai una differenza maggiore se usi diverse disposizioni più piccole in uno spazio, piuttosto che un grande gruppo di piante.

Tieni presente che qualsiasi rumore che fai nel tuo ufficio potrebbe essere fonte di stress ambientale per qualcun altro, quindi fai del tuo meglio per lavorare in silenzio.

2. Crea una posizione di lavoro comoda

Sedia, scrivania e computer devono essere all’altezza e all’angolazione corrette, come richiesto anche dalla normativa in materia di Sicurezza del lavoro.

Capita però di spostare gli strumenti, o, quando lavoriamo da casa in modalità remote working, dobbiamo evitare di assumere posizioni scorrette per periodi prolungati, per non subire lesioni da sforzo ripetitivo. Questa condizione potenzialmente grave si verifica quando ci si impegna in movimenti prolungati e ripetitivi come digitare, fare clic con il mouse o scrivere e può causare danni a muscoli, tendini e nervi del collo, delle spalle, dei polsi o delle mani.

Una buona postura alla scrivania è una parte importante della riduzione o dell’eliminazione di questi danni.

Idealmente, dovresti seguire queste linee guida quando sei alla tua scrivania:

Sedersi con i piedi appoggiati sul pavimento, con le ginocchia in linea retta con  i piedi. Le ginocchia dovrebbero essere piegate ad angolo retto e dovrebbero sporgere dall’estremità della sedia di due o tre centimetri.

La parte bassa della schiena dovrebbe essere inarcata, supportata dalla sedia. La parte superiore della schiena dovrebbe essere naturalmente arrotondata.

Durante la digitazione, i gomiti devono essere a 90 gradi. Il mouse dovrebbe essere posizionato molto vicino al computer, in modo da non doversi piegare o allungare per raggiungerlo.

Lo schermo del tuo computer dovrebbe essere direttamente di fronte a te, non di lato. Dovrebbe avere una distanza tra i 35 e i 65 centrimetri dai tuoi occhi, senza bisogno di guardare verso il basso.

Fai pause frequenti per camminare un po’ quando lavori. Stare seduti a lungo in una posizione fissa può influire sulla salute. Cammina per almeno cinque minuti ogni ora.

2. La corretta illuminazione

Anche una corretta illuminazione è un elemento importante per un posto di lavoro sano

Se la luce nel tuo ufficio è troppo debole, rischi di affaticare gli occhi. Una scarsa illuminazione può anche contribuire al mal di schiena, poiché potresti inconsciamente e ripetutamente sporgerti in avanti per vedere più chiaramente.

Assicurati che il tuo ufficio sia ben illuminato con lampade o, ancora meglio, con molta luce naturale. Avvicina la scrivania a una finestra e apri le persiane per far entrare quanta più luce possibile.

Tuttavia, tieni presente che la luce diretta negli occhi o sullo schermo del computer ti farà strizzare gli occhi e può rendere difficile il lavoro.

3. Pulisci e organizza il tuo ufficio

Un ufficio disordinato e disorganizzato può essere una notevole fonte di stress, soprattutto quando non riesci a trovare ciò di cui hai bisogno o quando l’ufficio non viene pulito a fondo a causa del disordine.

Prenditi del tempo per organizzarti. Valuta cosa ti serve in ufficio e cosa no. Butta o archivia documenti e file che non contribuiscono al tuo lavoro e dai la priorità a quelli che lo fanno. Esamina il tuo sistema di archiviazione e assicurati che sia organizzato e che tu possa trovare rapidamente ciò di cui hai bisogno.

Il tuo ufficio o spazio di lavoro dovrebbe essere uno spazio piacevole. Fai tutto il possibile per renderlo comodo e divertente. Ciò potrebbe significare ottenere il permesso del tuo capo di posizionare immagini rilassanti o significative o aggiungere qualche piccolo elemento decorativo. Più piacevole e confortevole è il tuo spazio di lavoro, più piacevole e produttiva sarà la tua giornata lavorativa.

4. Analizza il tuo tragitto giornaliero

Sia che tu guidi o utilizzi i mezzi pubblici, il tuo tragitto giornaliero verso il lavoro può aggiungere stress alla tua giornata. Può anche avere un effetto negativo sulle relazioni sul posto di lavoro e sulla produttività. Uno studio ha sottolineato che i pendolari stressati tendono a esprimere più ostilità e aggressività sul lavoro e che hanno maggiori probabilità di soffrire di mal di schiena e affaticamento.

Riduci lo stress usando il tempo per il pendolarismo per rilassarti o imparare qualcosa di nuovo. Ascolta musica, audiolibri o podcast o leggi un libro (se prendi i mezzi pubblici).

Il lavoro da remoto è una grande soluzione per ridurre lo stress da pendolarismo e una buona alternanza tra lavoro in ufficio e lavoro da casa permette di equilibrare i vantaggi delle due soluzioni. Oppure, riuscire a impostare un orario flessibile che permetta di lavorare con orari leggermente diversi; anche arrivare un’ora prima e anticipare poi l’uscita può risparmiarti gran parte dello stress di un pendolarismo nell’ora di punta.