Comunicazione e motivazione

La comunicazione è il “collante” che tiene unita una squadra. È il processo con cui il manager trasmette l’obiettivo del team e costruisce il suo impegno. È il modo in cui motiva le persone del team e comprende e gestisce i problemi che stanno vivendo. È il processo con cui si affrontano i conflitti e le negatività, trasformandoli in opportunità e azioni positive.
Se le formiche si mettono d’accordo, possono spostare un elefante. (Proverbio del Burkina Faso)
Per essere efficaci come manager, dovete essere in grado di comunicare in modo efficace, e questo richiede impegno e pratica.
La comunicazione può essere interrotta e qualsiasi interruzione causerà perdite di coordinamento.
Iniziamo quindi con un piccolo esercizio! Pensate a tre situazioni in cui la comunicazione nel vostro team è stata poco efficace. Individuate i problemi e le barriere e cosa si sarebbe potuto fare per migliorare la comunicazione.
A seconda dell’area o delle aree problematiche individuate, i consigli che seguono possono essere utili.
Parlare in modo efficace
- Parlare chiaramente.
- Parlate in modo semplice e comprensibile per il vostro pubblico.
- Osservate il linguaggio del corpo delle persone, per capire se si stanno “allontanando”.
- Mantenere il contatto visivo.
Ascoltare attivamente
- Prestate piena attenzione a ciò che l’interlocutore sta dicendo e non elaborate la vostra risposta finché l’interlocutore non ha finito di parlare.
- Ignorate il più possibile i rumori di fondo e le distrazioni.
- Aiutare la persona che sta parlando se ha difficoltà a esprimere un’idea.
- Usate la parafrasi: quando la persona ha finito di parlare, dite quello che pensate abbia detto l’altra persona.
- Non giudicate mentre ascoltate: ascoltate con mente aperta fino a quando l’altra persona non si sarà spiegata completamente.
- Non parlate troppo – non concludete le frasi dell’oratore con parole vostre – ascoltatelo prima e poi parlate.
- Mostrare un linguaggio del corpo appropriato, come cenni del capo, contatto visivo e così via.
Selezionare il messaggio corretto
- Scegliete con cautela il mezzo di comunicazione: ad esempio, un feedback negativo dovrebbe essere dato in privato, dove gli altri non possono sentire.
- Le questioni critiche e i fatti importanti devono essere documentati, in modo che le persone capiscano chiaramente cosa è stato detto.
Individuare e rimuovere le barriere
- Creare un ambiente che incoraggi la comunicazione aperta.
- Assicurarsi che le persone si comportino in modo rispettoso gli uni verso gli altri e siano adeguatamente tolleranti nei confronti delle differenze personali.
- Eliminate le barriere alla comunicazione ovunque le troviate.
Dare e ricevere feedback in modo efficace
- La positività è l’essenza del feedback: imparate a dare e ricevere anche i feedback negativi in modo positivo.
- Date subito un feedback. Affrontate i problemi finché sono piccoli, per evitare che si trasformino in problemi gravi.
- Quando ricevete un feedback, assicuratevi di lavorare sulle questioni sollevate.
Una volta acquisite queste nozioni di base, è necessario fare anche le seguenti cose:
Siate flessibili
Adattate il vostro stile: Oltre alle abilità di base menzionate, esistono altre due tecniche che vi aiuteranno a comunicare efficacemente.
Innanzitutto, pensate alla persona che riceverà la comunicazione e considerate di “rispecchiare” il suo comportamento. Ad esempio, se il destinatario è una persona amichevole, può essere giusto parlare in termini personali.
Se invece il destinatario è una persona più professionale, è opportuno accelerare il ritmo della conversazione e parlare solo di questioni strettamente professionali. Se il destinatario è un tipo di persona estroversa ed energica, può essere d’aiuto mettere un po’ di entusiasmo nella voce, mentre se si tratta di un tipo di persona orientata alla logica, è bene utilizzare molti dati ben organizzati.
Questo vi aiuterà a creare un rapporto con la persona in questione.
Siate aperti a idee e suggerimenti
Ascoltate ciò che gli altri hanno da dire.
In una sessione di brainstorming, tutti partecipano o alcuni esitano a esprimere le loro idee? Se le idee fornite sono strane o inaccettabili, voi o gli altri zittite l’individuo che le ha proposte? Se questo è il caso, dovete cambiare le cose. È importante che il people manager si assicuri che tutti siano sicuri di esprimere apertamente le proprie idee.
Create consapevolezza
”Nessuno mi dice mai niente”… è una situazione pericolosa, evitatela.
Le persone del vostro team sanno cosa sta succedendo intorno a loro? In qualità di manager, dovete assicurarvi che le persone del vostro team siano consapevoli delle questioni e dei fatti principali relativi al lavoro che svolgono.
La comprensione del contesto in cui operano aiuta le persone a diventare più efficaci e autonome e a prendere decisioni migliori.
Rendete chiare le vostre aspettative
Quanto più chiaro è ciò che volete, tanto più potere avrete per raggiungerlo.