Giorni senza riunioni? Sì, grazie

Anche prima della pandemia, il 71% dei manager pensavano che le riunioni fossero costose e improduttive. Ma da quando il modello del lavoro a distanza o ibrido si è diffuso pesantemente in tutto il mondo, il numero e la durata media delle riunioni sono cresciuti in modo esponenziale, per cercare di superare gli svantaggi della mancanza di contatti diretti. Si stima che oggi un “colletto bianco” passi circa l’85% del suo tempo in riunioni, spesso svolte a distanza, e numerosi studi dimostrano l’impatto negativo sul benessere psicologico, fisico e mentale della persona.
Anche se non è contestabile che la fiducia e la coesione del team si creano grazie alla frequenza delle interazioni, le riunioni non sono la soluzione. Per questo motivo aziende come Facebook e Atlassian hanno istituito le giornate “no-meeting” in cui le persone lavorano in solitaria e interagiscono con i colleghi in modo spontaneo e non forzato, come accadeva prima della pandemia, ai tempi del lavoro in ufficio.
Il Massachusetts Institute of Technology ha condotto un’indagine su 76 società, con più di 1000 dipendenti e una diffusione internazionale, che negli ultimi 12 mesi avevano introdotto da uno a cinque giorni senza meeting nella loro organizzazione. Sono stati intervistati i manager e i responsabili HR per esaminare i dati relativi ai livelli di stress prima e dopo l’introduzione di questo divieto e valutarne l’impatto sulla produttività, collaborazione e impegno.
Il 47% delle aziende esaminate aveva introdotto due giorni a settimana senza riunioni, mentre le altre hanno tentato approcci più ambiziosi: il 35% hanno vietato i meeting per 3 giorni a settimana, l’11% per ben 4 giorni e il 7% li ha vietati del tutto.
Gli impatti dell’introduzione di giornate senza meeting sono stati significativi. L’introduzione di un giorno senza meeting ha portato ad un aumento di autonomia, comunicazione, coinvolgimento, soddisfazione e per contro ad una riduzione del micromanagement e dello stress. Il risultato? La produttività è aumentata.
Con una riduzione del 40% dei meeting (due giorni a settimana) si è registrato un aumento della produttività del 71%. I dipendenti si sono sentiti responsabilizzati e autonomi e questo ha significato anche un aumento della loro soddisfazione nei confronti del lavoro.
Sembra controintuitivo, ma la ricerca ha dimostrato che troppi meeting finiscono per ostacolare la collaborazione. Nelle aziende che hanno introdotto tre giorni “no-meeting” la cooperazione è aumentata del 55%. I lavoratori hanno trovato altri modi per lavorare insieme, al loro ritmo, usando ad esempio gli strumenti di project management per comunicare. In questo modo si è avuto anche una diminuzione deello stress del 57% e un miglioramento della salute fisica e psicologica. Il micromanagement si è ridotto del 74%, le persone si sono sentite più apprezzate e responsabilizzate e quindi si sono impegnate di più sul lavoro.
Attenzione però! Tutti questi vantaggi iniziano a declinare se si supera il 60% della riduzione dei meeting. Lo studio sembra aver rilevato che il numero ottimale di giorni senza riunioni sia tre: con più giorni a settimana senza meeting i risultati generali in termini di soddisfazione, produttività, coinvolgimento iniziano a contrarsi. Due giorni dedicati ai meeting permettono invece di mantenere un giusto livello di relazioni tra colleghi e di gestire la pianificazione settimanale.
Il passaggio ad un modello con giorni senza riunioni richiede comunque una certa creatività organizzativa. Infatti non si tratta semplicemente di spostare i meeting solo in alcuni giorni della settimana. In questo caso non si farebbe altro che sovraccaricare di riunioni i due/tre giorni dedicati e aumentare in questo modo lo stress di tutti, senza alcun beneficio.
Come organizzare un approccio “no-meeting”
Ecco alcuni suggerimenti:
Parlare con il team: prima di introdurre cambiamenti nella routine di gestione delle riunioni è opportuno chiedere un feedback a tutte le persone coinvolte, condividendo in anticipo le premesse. Coloro che lavorano in modo interfunzionale sui progetti potrebbero non essere d’accordo quindi è opportuno offrire una ragione chiara e convincente per introdurre questa nuova politica nella programmazione settimanale di tutti.
Incoraggiare l’informalità: gli esseri umani sono dei narratori, quindi lasciate che tutti i membri del team siano sé stessi. La ricerca del MIT ha dimostrato che la condivisione di contenuti non professionali, come meme, notizie sportive, ricordi di vacanze sulle piattaforme di comunicazione interna abbia portato dei benefici. Infatti quando le conversazioni informali sono la normalità in ambiente di lavoro, le barriere formali vengono rimosse; alla maggior parte delle domande (87%) viene data risposta sulle bacheche fisiche o virtuali o sulle piattaforme di messaggistica diretta come Slack o Teams, e le riunioni diventano un ricordo del passato.
Mettere in pratica la “disinfezione” dei meeting: la più grande sfida per le aziende quando si tratta di fare questo passo è quella di trovare un nuovo modo efficace ed efficiente per collaborare. Può essere facile ricadere negli errori del passato, quindi è fondamentale dare alcune regole di base.
Assicuratevi che ogni riunione abbia un ordine del giorno chiaro e risultati attesi. Le riunioni in cui mancano questi due elementi probabilmente non sono veramente necessarie e probabilmente avrebbero potuto essere semplicemente sostituite da un’e-mail. Incoraggiate il team ad annullare le riunioni che non rappresentano il miglior utilizzo del loro tempo; essere giudiziosi su quali riunioni aggiungono valore e quali no può aiutare a liberare ancora di più i calendari.
Anche l’assegnazione di ruoli, come quello di prendere appunti o di time-keeper, per aiutare le persone a rispettare l’ordine del giorno è una approccio molto utile, soprattutto per le riunioni che coinvolgono gruppi più grandi. Inviare chiari riepiloghi dei punti chiave dopo ogni riunione: documentare i punti salienti della riunione, le domande e le attività essenziali può responsabilizzare il team ed evitare discussioni ripetute su questioni già trattate.
In conclusione, le politiche di riduzione delle riunioni consentono una collaborazione efficiente evitando al tempo stesso l’interruzione del lavoro focalizzato. Abbiamo osservato che i dipendenti apprezzano queste politiche, che consentono loro di eccellere senza interrompere la loro concentrazione. Dopo un periodo di adattamento, la maggior parte dei team riconosce l’importanza di rendere le riunioni poco frequenti, soprattutto se si concentrano solo in due giorni della settimana. Dato che le riunioni danno così poco ritorno in termini di tempo investito, il costo opportunità è troppo alto per non agire subito.