Come garantire la collaborazione tra team nel lavoro ibrido

Dopo la pandemia del 2020, il lavoro ibrido è ormai un punto consolidato per molte organizzazioni: la flessibilità di combinare lavoro remoto e in ufficio e di dare ai dipendenti la libertà di scegliere dove, quando e come lavorare è senz’altro un plus riconosciuto da tutti.

Tra i punti di forza dell’hybrid working sono riconosciuti il miglioramento dell’equilibrio tra lavoro e vita privata, l’aumento della produttività e la riduzione dello stress da pendolarismo.

Ma, se da un lato il lavoro ibrido offre molti vantaggi, dall’altro presenta anche sfide uniche sia per i manager che per i loro team. I membri del team possono doversi trovare a gestire sentimenti di isolamento, barriere comunicative e difficoltà nel separare lavoro e vita personale. E per i manager, mantenere la coesione del team e garantire una collaborazione efficace può essere un compito arduo.

La collaborazione tra team è una delle maggiori sfide che attualmente i team ibridi devono affrontare. Secondo una ricerca Gallup, il 32% dei lavoratori ritiene che gli accordi di lavoro ibridi li facciano sentire meno legati alla propria organizzazione e il 30% afferma che ciò porti a una minore collaborazione.

La sfida della collaborazione ibrida tra team

Identificare e affrontare le sfide comuni della collaborazione è essenziale per il successo dei team ibridi. Ad esempio, superare le differenze di distanza e magari anche di fuso orario richiede soluzioni innovative per garantire comunicazione e coordinamento senza soluzione di continuità.

Strategie come la pianificazione di check-in regolari, l’utilizzo di strumenti di collaborazione e la promozione del senso di appartenenza possono aiutare a colmare il divario tra i dipendenti in remoto e quelli in ufficio. Inoltre, le differenze culturali e i diversi stili di lavoro all’interno dei team possono creare ulteriori ostacoli, rendendo necessario un approccio articolato alla collaborazione e alla comunicazione.

Come migliorare la comunicazione del team ibrido

Una comunicazione efficace è alla base di una collaborazione di successo nei team ibridi. Check-in regolari, attività di team building virtuale e feedback possono favorire un senso di cameratismo e promuovere la collaborazione tra i membri del team.

La comunicazione può essere difficile per i team interfunzionali e ibridi; si trovano spesso in luoghi diversi e svolgono funzioni diverse. Per paradosso i team completamente in remoto possono trovarsi in una situazione più favorevole rispetto ai team ibridi, perché tutti lavorano da casa, anziché alcune persone a casa e altre in ufficio. È inoltre più probabile che i lavoratori in  remoto dispongano di attrezzature e processi specifici che consentano una buona comunicazione.

I team interfunzionali hanno poi  sfide comunicative ancora diverse. I membri del team possono essere abituati ad avere un modo particolare di fare le cose. Possono avere un proprio gergo tecnico o processi, ad esempio, che possono escluderne altri.

I manager devono insegnare ai membri del team a pensare al linguaggio che utilizzano, per evitare di escludere i collaboratori di altre divisioni. Devono inoltre costruire una cultura di team in cui i membri si sentano psicologicamente sicuri nel condividere opinioni e segnalare problemi. È essenziale porre domande per ottenere informazioni dettagliate sulle sfide specifiche che le persone affrontano quando collaborano in team ibridi.

Ecco un elenco di informazioni che possono essere utili per impostare il piano di comunicazione del team in modalità ibrida:

• A chi chiedere informazioni su questioni tecniche chiave.
• Quando utilizzare il software di messaggistica e quando utilizzare la posta elettronica.
• In quali circostanze le riunioni virtuali sono e non sono necessarie.
• Qual è un tempo di risposta soddisfacente per i messaggi, tenendo conto del fatto che non tutti sono al lavoro nello stesso momento.

Come costruire relazioni nei luoghi di lavoro ibridi

I manager svolgono un ruolo chiave nel promuovere le relazioni interpersonali di cui i team hanno bisogno per collaborare in modo efficace. Coltivare e promuovere una cultura di fiducia, trasparenza e comunicazione aperta è fondamentale per favorire la collaborazione e l’innovazione.

Incoraggiare un feedback regolare, riconoscere i risultati ottenuti e affrontare le preoccupazioni in modo proattivo può aiutare a creare un ambiente di lavoro positivo e inclusivo, in cui tutti i membri del team si sentono valorizzati e hanno il potere di contribuire al successo del team stesso.

Le riunioni di gruppo e le verifiche individuali sono utili per portare le persone “sulla stessa lunghezza d’onda”, ma anche per esplorare insieme problemi o sfide. La videoconferenza ha i suoi svantaggi tecnici, ma può aiutarti a cogliere i segnali visivi che la posta elettronica o la messaggistica istantanea non sempre possono fornire.

Il lavoro ibrido significa che devi fare piani intenzionali per connetterti, anche per conversazioni relativamente casuali. Questo ulteriore sforzo è necessario ai manager per poter confrontarsi con i membri del team e aggiungere un tocco umano, che altrimenti potrebbe andare perduto in un ambiente di lavoro ibrido.

Organizzare attività di team building a distanza  o prevedere progetti collaborativi, può aiutare a costruire rapporti e rafforzare le relazioni tra i membri del team.

Definizione di obiettivi e aspettative per i team ibridi

Stabilire obiettivi e aspettative chiari per i progetti collaborativi garantisce allineamento e responsabilità all’interno del team e tra team diversi. Ed è ancora più importante nei team ibridi.

I manager dovrebbero comunicare chiaramente le aspettative e assicurarsi che ciascun membro del team comprenda le proprie responsabilità e i propri contributi ai progetti di collaborazione. La definizione di obiettivi misurabili e indicatori chiave di prestazione (KPI) consente ai team di monitorare i progressi e valutare il successo in modo efficace.

Check-in regolari e revisioni dei progressi offrono opportunità di feedback e correzione del percorso, garantendo che le persone rimangano sulla buona strada e raggiungano i propri obiettivi.

La promozione di una cultura di responsabilità incoraggia i membri dei team ibridi a lavorare con autonomia, a prendere iniziative e ottenere risultati, contribuendo al successo complessivo dell’azienda.

Chiarire ruoli e responsabilità

I progetti ibridi condivisi tra più team possono essere difficili da gestire. Pertanto, prima dell’inizio di un progetto, può essere utile avere una dichiarazione chiara di chi sarà tenuto a fare cosa. Chi è il capo progetto, per esempio? Chi avrà la supervisione tecnica? Una persona monitorerà i progressi o questa sarà una responsabilità condivisa da tutti? E chi darà il via libera finale? La chiarezza favorisce la produttività e aiuta ad abbattere i silos.

Se non avete già un sistema di gestione dei progetti, impostate una matrice di assegnazione delle responsabilità per ciascun progetto. Se tutti sanno cosa devono fare e quando, la collaborazione diventa molto più semplice.

Come evitare i silos

I silos si verificano quando persone o team lavorano isolati dagli altri, non condividono informazioni o non comunicano adeguatamente con gli altri colleghi. I luoghi di lavoro ibridi sono spesso soggetti a fenomeni di silos. Ma se i team continuano ad allontanarsi sempre di più gli uni dagli altri, ciò può finire per danneggiare la produttività, la fiducia e persino le relazioni.

Incoraggiare i membri del team a condividere conoscenze e dati nel modo più ampio di cui hanno bisogno è fondamentale. Per fare ciò, fornite alle persone gli organigrammi. Incoraggiateli a scoprire chi c’è in ciascun dipartimento, cosa fa il dipartimento, perché esiste, dove si trova, quando bisogna coinvolgerlo nel lavoro del team e come opera.

Quando si riceve assistenza o risorse da un altro dipartimento, è buona cosa offrire il proprio aiuto e supporto in cambio. Ciò crea fiducia e aumenta la sensazione che state tutti lavorando per uno scopo condiviso.

Gli strumenti per la collaborazione sul posto di lavoro ibrido

La tecnologia per facilitare la comunicazione e la collaborazione in tempo reale, come le videoconferenze e le piattaforme di messaggistica istantanea, aiutano a superare le sfide della collaborazione ibrida tra team.

Esistono numerosi strumenti e piattaforme per semplificare la collaborazione remota. Questi includono:

Strumenti di gestione del progetto. Asana e Trello sono buoni esempi. Questi consentono ai collaboratori di vedere a colpo d’occhio lo stato di un progetto e di aggiornarlo in modo appropriato.

Piattaforme di comunicazione. Questi includono Slack, Google Meet e Microsoft Teams. Semplificano sia la comunicazione in tempo reale che quella asincrona.

Piattaforme di documenti condivisi. Google Workspace, Microsoft 365 e altri consentono ai membri del team di lavorare sugli stessi documenti contemporaneamente.

Lavagne virtuali. Miro e Mural sono buoni esempi. Ciò consente ai team di fare brainstorming sui risultati e pianificare i flussi di lavoro.

In conclusione…

Il lavoro ibrido presenta numerosi vantaggi, dal miglioramento dell’equilibrio tra lavoro e vita privata alla possibilità di lavorare in modo flessibile, al miglioramento della produttività e all’incoraggiamento dell’autonomia. Ma presenta anche molte sfide, in particolare garantire che i team possano comunicare e collaborare, indipendentemente dal fatto che si trovino in ufficio o a casa.

La collaborazione tra team è essenziale per promuovere la produttività, coltivare un senso di scopo condiviso e migliorare la coesione e la fiducia del team e dell’organizzazione.

Esistono diverse cose che si possono fare per migliorare la collaborazione tra team in un ambiente ibrido:

• Migliorare la comunicazione del team ibrido: pianificare check-in regolari, organizzare attività di team building virtuale, evitare il gergo e impostare il piano di comunicazione del team.
• Costruire relazioni: chiedere feedback regolarmente, riconoscere i risultati e affrontare insieme problemi o sfide.
• Stabilire obiettivi e aspettative chiari: stabilire obiettivi misurabili e KPI per monitorare i progressi, creare responsabilità e valutare il successo.
• Evitare i silos: condividere ampiamente conoscenze e dati e studiare gli organigrammi organizzativi e dipartimentali.
• Utilizzare strumenti di collaborazione, come strumenti di gestione dei progetti, piattaforme di comunicazione, piattaforme di documenti condivisi e lavagne virtuali, per collaborare, condividere aggiornamenti e celebrare i successi.