Knowledge Management: trappole e soluzioni
Nel mondo del knowledge management esistono alcune trappole di cui qualsiasi organizzazione che intenda implementare una strategia di gestione della conoscenza dovrebbe essere a conoscenza.
Spesso le organizzazioni cadono inconsapevolmente in queste “trappole”, strutturando il loro approccio al knowledge management (d’ora in poi KM) attorno a principi errati senza rendersene conto. Essere consapevoli di queste trappole aiuterà tutti coloro che sono coinvolti nei sistemi di KM a evitare l’inefficienza e a indirizzarli verso un reale contributo all’organizzazione.
1. La gestione della conoscenza dovrebbe essere fine a sè stessa
Molte organizzazioni partono dalla soluzione senza definire il problema. Di conseguenza, implementano sistemi di KM, spesso a costi significativi, credendo che lo scopo di tale sistema diventerà chiaro con il tempo. Affinché la gestione della conoscenza abbia successo, deve prima identificare un obiettivo aziendale che richieda una soluzione di KM e poi adattare la soluzione scelta per rispondere a tale imperativo.
Troppe organizzazioni hanno sprecato tempo e denaro nella convinzione che “la gestione della conoscenza sia una buona cosa”, a prescindere da come e con quale scopo venga adottato un approccio di KM. Mantenere l’attenzione sulle esigenze aziendali è un compito difficile ma fondamentale.
2. Il tuo sistema di KM deve salvare il mondo
Un sistema di KM che cerca di risolvere ogni problema di gestione delle conoscenze all’interno dell’organizzazione fin dal primo giorno è quasi certamente destinato al fallimento. Iniziare in piccolo e affrontare problemi specifici è un approccio più efficace. Permette inoltre di avere il tempo di ottenere il consenso da tutta l’organizzazione mentre si definisce l’ambito del sistema.
3. Il controllo della conoscenza è fondamentale
L’abitudine di pensare al KM come alla creazione di archivi di documenti è ormai superata, ed è stato forse un concetto inefficiente fin dall’inizio. Concentrarsi sul controllo della conoscenza attraverso l’organizzazione di un database, con vari livelli di accesso privilegiato, può essere uno spreco di energie e creare sentimenti di isolamento e sfiducia tra i dipendenti. La cultura aziendale dovrebbe esprimere il fatto che valorizzare la conoscenza, sia per i singoli individui che per l’organizzazione, è più importante che controllarla.
4. L’IT è la soluzione
I sistemi tecnologici più sofisticati e costosi non garantiscono i risultati migliori. Flessibilità e capacità di adattamento alle esigenze sia dell’organizzazione che degli utenti sono caratteristiche di gran lunga più preziose per un sistema di KM. Ma senza gli altri aspetti di un sistema di KM completo (cultura aziendale, formazione, promozione della conoscenza), qualsiasi soluzione tecnologica è destinata al fallimento. In realtà, il concetto di “soluzione” tecnologica, una panacea preconfezionata applicabile istantaneamente all’organizzazione, è un mito spesso perpetuato dalle stesse aziende tecnologiche. Non trova mai riscontro nella pratica, poiché le esigenze di gestione della conoscenza di ogni organizzazione, e le relative soluzioni, sono uniche come l’organizzazione stessa.
Dato che il KM è più efficace quando risponde a un imperativo aziendale, e data la vasta gamma di imperativi determinati dalle organizzazioni, è logico che il sistema di KM sarà estremamente variabile. Esistono tante soluzioni di KM quante sono le organizzazioni al mondo e, sebbene molte si basino sull’IT, nessuna inizia e finisce con la tecnologia.
5. La trappola del “campo dei sogni”
Trascurare l’importanza degli aspetti culturali della gestione della conoscenza può avere un impatto significativo. Per quanto efficiente e intuitivo possa essere il sistema tecnologico, non è detto che i dipendenti acquisiranno velocemente l’abitudine di condividere e utilizzare la conoscenza come parte integrante dei loro comportamenti quotidiani. La semplice implementazione del sistema non sarà sufficiente a garantirne l’utilizzo. Questo concetto è stato definito la trappola del “campo dei sogni”.
Il cambiamento di abitudini richiesto dall’introduzione di un sistema di KM può potenzialmente generare riluttanza o confusione tra i dipendenti. I dipendenti avranno bisogno di formazione sull’utilizzo del sistema, di un supporto strutturato per gestire le richieste e di un incentivo, magari attraverso un sistema di obiettivi e premi, non necessariamente economici. È fondamentale una cultura che promuova la condivisione delle conoscenze e che non penalizzi chi le condivide.
