Il Principio di Urgenza/Importanza di Eisenhower

Usare il tempo efficacemente, non solo efficientemente

Focalizzatevi sui vostri lavori più importanti. Immaginate che il vostro capo vi abbia chiesto di preparare un’importante presentazione per la prossima riunione.

Avete solo pochi giorni per mettere tutto insieme, il vostro carico di lavoro è già molto alto e avete molte altre cose importanti sulla vostra “lista delle cose da fare”. Siete in ansia, non riuscite a concentrarvi e ogni cosa sembrerebbe distrarvi.

I compiti generatori di stress sono una delle fonti più sostanziali della pressione sul luogo di lavoro e possono essere causati dall’avere troppe cose da fare in troppo poco tempo. Di conseguenza, come potete fare per sconfiggere lo stress e portare a termine le azioni fondamentali per compiere un buon lavoro?

Il Principio di Urgenza/Importanza di Eisenhower può aiutare a pensare alle priorità e a determinare quali delle vostre attività siano importanti e quali siano, essenzialmente, distrazioni.

Quali sono le attività “Urgenti”? E quali quelle “Importanti”?

Nel suo discorso del 1954 alla Seconda Assemblea del Consiglio Ecumenico delle Chiese, il Presidente degli Stati Uniti d’America Dwight D. Eisenhower, citando il Dott. J. Roscoe Miller, rettore della Northwestern University, disse: “Conosco due generi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Gli urgenti non sono importanti e gli importanti non sono mai urgenti”. Questa frase, divenuta nota come “Principio di Eisenhower”, venne considerato il modo in cui il generale americano organizzava il suo carico di lavoro e le sue priorità.

Riconobbe che una buona gestione del tempo significa essere sia efficaci che efficienti. In altre parole, dobbiamo spendere il nostro tempo sulle cose che sono importanti e non solo su quelle urgenti. Per procedere in questo modo e minimizzare lo stress di avere troppe scadenze strette, abbiamo bisogno di capire la seguente distinzione:

• Le attività Importanti hanno degli effetti che ci permettono di realizzarci, sia professionalmente che personalmente.
• Le attività Urgenti richiedono attenzione immediata e spesso servono per portare a termine gli obiettivi di qualcun altro. Sono spesso quelle su cui ci focalizziamo e richiedono impegno perché le conseguenze dell’ignorarle si fanno sentire immediatamente.

Quando sappiamo quali attività sono importanti e quali sono urgenti, possiamo superare la naturale tendenza a focalizzarsi su quelle poco importanti ma urgenti, così che si possa avere abbastanza tempo per fare ciò che è essenziale per il nostro successo. Questo è il metodo con cui possiamo spostarci dal “combattere il fuoco” verso approcci che ci permettano di far crescere sia i nostri affari che la nostra carriera.

Come usare il Principio di Eisenhower

Per usare questo principio segnate tutte le vostre attività e segnate quelle che pensate che dovete fare. Provate ad includere ogni cosa che impegni il vostro tempo al lavoro, persino le più ininfluenti. Dopodiché, pensate ad ogni attività per fare in modo di segnarla in un delle quattro categorie mostrate nell’immagine seguente

Immagine 1 – Il Principio di Urgenza/Importanza di Eisenhower

Dopo usate la strategia descritta di seguito per pianificare le vostre attività

1. Importanti e Urgenti

Ci sono due generi distinti di attività urgenti e importanti: quelle che non avete previsto e quelle che avete lasciato per l’ultimo minuto.

Potete eliminare le attività dell’ultimo minuto pianificando in anticipo ed evitando la procrastinazione.

Ma non potete sempre predire o evitare i problemi o le crisi. In questi casi, il miglior approccio è quello di lasciare un po’ di tempo nel vostro programma per gestire le questioni non attese o le attività importanti non pianificate. (Se doveste incappare in una problematica maggiore, non potete fare altro che sistemare il vostro programma).

Se avete molte attività importanti e urgenti, identificate quelle che avreste potuto prevedere e provate a pensare come potreste pianificare simili questioni prima del tempo, così che non diventino urgenti.

2. Importanti ma non Urgenti

Ci sono attività che vi aiutano ad ottenere i vostri obiettivi personali e professionali completando lavori importanti.

Siate sicuri che abbiate abbastanza tempo da fare queste cose appropriatamente, così che non diventino urgenti. Inoltre, ricordatevi di lasciare abbastanza tempo nel vostro programma per gestire con i problemi non previsti. In questo modo massimizzerete le vostre possibilità di rimanere al passo e aiutarvi ad evitare che lo stress del lavoro diventi più urgente che necessario.

3. Non Importanti ma Urgenti

Gli incarichi Urgenti ma non Importanti sono le cose che vi impediscono di realizzarvi. Chiedetevi se possiate riorganizzarvi o delegarli a qualcuno.

Una comune fonte di queste attività sono le altre persone. A volte è giusto dire di “no” in maniera educata o incoraggiarli a risolversi i problemi da soli. Alternativamente, provate ad avere del tempo libero in cui siete disponibili, così che le persone sappiano che devono parlare con voi. Un buon modo per fare questa cosa è organizzare degli incontri regolari con coloro che vi interrompono spesso, così che possiate gestire tutti i loro problemi in una volta sola. Sarete poi capaci di concentrarvi sulle vostre attività importanti più a lungo.

4. Non Importanti e non Urgenti

Queste attività non sono nient’altro che distrazioni – evitatele per quanto possibile.

Potete semplicemente ignorarne o cancellarne la maggior parte. Ma molte potrebbero essere dei compiti che gli altri vogliono che completiate, anche se non vi aiutano ad ottenere i risultati che desiderereste. Ancora una volta, sappiate dire di “no” in maniera cortese, quando possibile, e spiegate perché non possiate farlo.

Se le persone vedono che siete chiari sui vostri obiettivi e i vostri limiti eviteranno di chiedervi di fare attività “non importanti” in futuro.