5 passaggi per prepararsi alle conversazioni difficili

Avere dimestichezza con le conversazioni difficili è fondamentale per avere successo come manager. Può inoltre essere d’aiuto in altri ambiti della vita. Una volta apprese queste tattiche, si possono applicare in molte situazioni.

Segui questi suggerimenti per pianificare e prepararti alle conversazioni difficili.

1. Capisci quando è necessaria una conversazione difficile

Come fai a sapere quando è il momento di avere una conversazione difficile? Un chiaro segnale è se passi molto tempo a pensare a un problema o a un tema ricorrente, soprattutto se ci pensi ripetutamente fuori dal lavoro. Riconoscere questo fenomeno quando si verifica è un’abilità in sé e per sé.

C’è un argomento (o più argomenti) di cui hai bisogno di discutere con qualcuno del tuo team, ma continui a rimandare perché lo consideri difficile? Se al momento non è così, riesci a ricordare un momento in cui lo era?

Considera quanto tempo ed energia stai concentrando su questa situazione difficile. Come potresti usare quelle risorse in altro modo?

2. Supera ansia e paure

Il motivo per cui consideriamo alcune conversazioni “difficili” è perché suscitano paura o ansia. Sapere che i tuoi sentimenti sono comuni può aiutare a rimuovere parte dell’apprensione. Questi spunti ti aiuteranno a riconoscere e riformulare paure e preoccupazioni comuni.

Considera perché questa particolare conversazione è un fattore scatenante per te.

È a causa della persona con cui devi parlare, della reazione che prevedi, dell’argomento della conversazione o di qualcos’altro?

Sfida la tua paura mettendola in discussione. Rispondi a queste domande:

• La paura ti impedisce di affrontare la conversazione?
• Stai immaginando gli esiti della conversazione in base alla paura o all’ansia? Questa paura ti aiuta a prepararti o ti blocca?
• Ti senti insicuro su cosa vuoi dire?
• La tua mente corre a scenari “e se”? Quanto è probabile che quei risultati si realizzino effettivamente?
• Ti stai convincendo di non riuscire a gestire la conversazione? È vero?

3. Conosci la persona con cui devi parlare

Se vuoi aumentare le possibilità che l’altra persona ascolti ciò che hai da dire, è importante pensare a chi è. Non concentrarti solo su ciò che vuoi dirle, considera la sua posizione e prospettiva. Quando capisci le sue esigenze e priorità specifiche, puoi formulare il tuo messaggio in modo più efficace.

Con chi devi avere una conversazione difficile? Quali sono le sue esigenze e priorità?

Considera come puoi formulare il tuo messaggio in modo che abbia maggiori probabilità di entrare in sintonia con questa persona. Ad esempio, se le interessa l’avanzamento di carriera, puoi collegare la conversazione a quell’obiettivo?

4. Pratica l’assertività

L’assertività è uno stile di comunicazione che è particolarmente utile durante le conversazioni difficili. Comporta un equilibrio tra parlare chiaramente e trasmettere il tuo messaggio in un modo che l’altra persona possa comprendere. Ma potrebbe essere necessaria un po’ di pratica per sentirsi a proprio agio nell’essere assertivi, soprattutto se il tuo stile di comunicazione predefinito è più passivo (compiacente) o aggressivo (schietto e diretto). Questi suggerimenti ti aiuteranno a esercitarti a comunicare in modo assertivo.

Riassumi il tuo messaggio. Cosa vuoi dire in termini chiari e concisi?

Essere assertivi significa restare ancorati ai fatti. Quali prove ed esempi hai per supportare il tuo messaggio?

5. Trasmetti il ​​messaggio in modo efficace

Quando arriva il momento di avere una conversazione, non si tratta solo delle parole che usi, ma anche del linguaggio del corpo e del tono di voce. Hai molte più probabilità di trasmettere il tuo messaggio in modo efficace quando ti concentri su tutti questi elementi.

Scrivi cosa vorresti dire durante la conversazione, incluso il tuo messaggio finale e qualsiasi prova o esempio che vuoi menzionare.

Esercitati a dire il tuo messaggio ad alta voce finché non ti senti a tuo agio e sicuro. Considera il tuo linguaggio del corpo e il tono di voce per assicurarti di essere chiaro e fermo.

Ci vuole pratica per sentirsi a proprio agio con le competenze che abbiamo trattato in queste righe, ma lo sforzo si ripaga.

Poiché le conversazioni sono un gioco a due, potresti trovare utile immaginare esiti diversi e come risponderesti a situazioni differenti. Ad esempio, se un membro del tuo team è un tipo silenzioso, puoi dargli il tempo di elaborare prima di chiedere se ha capito il tuo messaggio. Oppure, se qualcuno si arrabbia, è un buon segno che è arrivato il momento di prendersi una pausa e tornare alla conversazione più tardi. Non aver paura di parlare con altri manager e di scoprire come gestirebbero scenari diversi. Il confronto è sempre utile!