Come avere conversazioni significative in un team remoto

Una comunicazione significativa rimane la pietra angolare di una collaborazione di successo in qualsiasi team. Ma il passaggio al lavoro remoto e ibrido pone una nuova serie di sfide, richiedendo nuove soluzioni.

Questo articolo approfondisce le complessità della comunicazione con i membri del team remoto. Esamina le barriere e le insidie, rivela le conversazioni che possono essere particolarmente difficili e spiega i modi per incoraggiare conversazioni significative in un ambiente di lavoro remoto.

Cosa sono le conversazioni significative?

Le conversazioni significative sul posto di lavoro sono quelle che vanno oltre le discussioni superficiali e spesso approfondiscono argomenti che contribuiscono alla crescita personale e professionale.

Le caratteristiche delle conversazioni significative sul posto di lavoro includono:

Autenticità. Le conversazioni significative sono genuine e sincere. Gli individui possono esprimere apertamente i propri pensieri, sentimenti e opinioni.

Connessione. Queste conversazioni creano legami e comprensione tra colleghi, aiutando a stabilire relazioni forti e fiducia all’interno dei team.

Scopo. Sono guidate da un chiaro intento o obiettivo, che si tratti di risolvere un problema, prendere una decisione, fornire feedback o offrire supporto.

Empatia. Le conversazioni significative implicano un ascolto attivo, in cui i partecipanti cercano di comprendere le prospettive e le esperienze degli altri.

Apprendimento e crescita. Offrono opportunità di sviluppo personale, sia attraverso la condivisione di intuizioni, lo scambio di feedback o la discussione di sfide e successi.

Rispetto. Una comunicazione rispettosa è essenziale nelle conversazioni significative, in cui tutti i partecipanti si sentono apprezzati e ascoltati, indipendentemente dal loro ruolo o posizione.

Impatto. Queste conversazioni hanno un impatto tangibile sugli individui e sull’organizzazione, portando a risultati positivi come maggiore produttività, morale e innovazione.

Esempi di conversazioni significative sul posto di lavoro includono sessioni di feedback individuali, discussioni sulla strategia di squadra, sessioni di brainstorming per generare nuove idee e conversazioni di tutoring mirate allo sviluppo della carriera.

Quali sono le sfide per le conversazioni da remoto?

I dialoghi promuovono fiducia, comprensione ed empatia in tutti i team, ma sono particolarmente importanti nei team remoti, in cui i membri del team potrebbero altrimenti sentirsi disconnessi e isolati.

Nei team remoti, le barriere comunicative possono minare la qualità e la profondità delle conversazioni significative. Queste barriere includono:

• L’assenza di segnali non verbali. La comunicazione da remoto rende più difficile interpretare emozioni e intenzioni in modo accurato, anche nelle videochiamate. Ciò può portare a incomprensioni o interpretazioni errate e può ostacolare l’instaurazione di un clima di fiducia e migliori relazioni.
• Comunicazione asincrona. Una comunicazione asincrona è quella in cui le persone coinvolte non sono presenti nello stesso momento; ad esempio, potrebbero trovarsi in fusi orari diversi o lavorare in giorni diversi. Affidarsi a piattaforme di posta elettronica o di messaggistica spesso si traduce in risposte ritardate e discussioni frammentate. Senza interazione in tempo reale, i membri del team potrebbero avere difficoltà a impegnarsi pienamente, riducendo la ricchezza dello scambio.
• Barriere tecnologiche. Problemi di connettività, problemi software e differenze di capacità tecnologica tra i membri del team possono ostacolare le conversazioni da remoto.
• Sovraccarico di informazioni. Gestire l’afflusso di e-mail, messaggi e notifiche prodotte dal lavoro da remoto può essere stressante e disorientante.

5 strategie per promuovere conversazioni significative in remoto

I responsabili di team remoti o ibridi possono utilizzare vari approcci per superare queste barriere:

• Utilizzare videochiamate per conversazioni importanti. Le videochiamate non sono perfette, ma ripristinano almeno alcuni segnali visivi, favorendo un ambiente più personale e connesso.
• Stabilire norme di comunicazione chiare. Queste includono i tempi di risposta previsti per e-mail o messaggi di chat e quali canali di comunicazione i membri del team devono utilizzare per ciascun tipo di conversazione. Ciò aiuta a mantenere la coerenza delle discussioni. L’utilizzo di strumenti collaborativi, come documenti condivisi o piattaforme di gestione dei progetti, aiuta a organizzare pensieri e idee, anche in scambi asincroni.
• Costruire una cultura che promuova l’apertura. L’ascolto attivo, la curiosità e l’empatia incoraggiano un’atmosfera di sicurezza psicologica. Aiutano i membri del team a comprendere appieno le prospettive, incoraggiando conversazioni più profonde e significative.
• Stabilir check-in regolari e attività di team building virtuali. Coltiva la fiducia e il cameratismo coltivando un ambiente in cui le persone possano parlare apertamente e onestamente.
• Fornire formazione tecnica. Assicurati che tutti i membri del tuo team abbiano le competenze necessarie per utilizzare la tecnologia di comunicazione.

Come gestire conversazioni difficili da remoto

Nel lavoro da remoto è fondamentale mantenere una comunicazione coerente, frequente ed equa. Ad esempio, assicurati di fornire feedback tra le sessioni di performance review e media i disaccordi quando si verificano piuttosto che lasciarli degenerare.

Analizziamo ora i tipi più comuni di conversazioni difficili a cui probabilmente prenderai parte.

Performance review e feedback

Rendi la performance review il più simile possibile a un incontro in presenza. Utilizza le videochiamate per mantenere una connessione personale e per ottenere uno scambio arricchito dalle sfumature che si possono avere solo con un contatto visivo.

Condividi in anticipo qualsiasi feedback, punto di discussione o domanda che desideri particolarmente trattare e incoraggia i membri del tuo team a fare lo stesso. Non dare loro feedback inaspettati e negativi solo durante la performance review.

Come manager, cerca di essere flessibile e empatico. Ciò aiuta a sviluppare conversazioni più ricche e a far emergere problemi che potresti aver trascurato, il tipo di cose che sono più facili da osservare di persona.

Utilizza riunioni individuali per chiedere informazioni sul benessere, su cosa è andato bene dall’ultimo incontro e su eventuali problemi che la persona deve affrontare in questo momento.

Il lavoro da remoto e ibrido può spesso essere stressante. Fai delle concessioni per le sfide del lavoro da remoto e ibrido, ma non a scapito delle prestazioni e della responsabilità, e incoraggia le persone ad aprirsi sulle proprie sfide.

D’altra parte, riconosci e celebra i membri del team che sono coinvolti e lavorano sodo. Ciò aiuterà a combattere i sentimenti di isolamento e ad aumentare i livelli di motivazione.

Risoluzione dei conflitti

I conflitti in un team remoto possono essere difficili da individuare. Se tu e i membri del tuo team non siete tutti presenti nello stesso posto, probabilmente non coglierai molti segnali di tensione. Quindi, durante i colloqui individuali e le riunioni di team, fai attenzione ai commenti denigratori o alle reazioni sprezzanti.

Se noti i segnali di un conflitto, organizza un colloquio informale individuale con ogni persona coinvolta. In questo modo puoi ascoltare le preoccupazioni delle persone in un ambiente sicuro e riservato. Assicurati di porre le stesse domande a ciascuna parte, per rimanere imparziale. Incoraggia ciascuna parte a essere sincera, pur rimanendo rispettosa.

Inoltre, fai attenzione ai problemi che si sono verificati sugli stessi punti dei progetti, in modo ripetitivo. Potrebbero avere un colpevole comune, con cui puoi interagire per evitare problemi in futuro.

Quando scoppiano i conflitti, risolverli virtualmente richiede un ascolto attivo e una comunicazione empatica. Incoraggia un dialogo aperto ma rispettoso tramite videoconferenze o piattaforme di chat, consentendo ai membri del team di esprimere le proprie prospettive senza interruzioni. Ma sia chiaro che tutta la comunicazione sull’argomento deve essere aperta, rispettosa e visibile.

Brainstorming e creatività

Coinvolgere i membri del team da remoto in attività collaborative come la generazione di idee può essere impegnativo.

Le possibili difficoltà includono incoraggiare la partecipazione piena e attiva, sviluppare le idee iniziali e aiutare le persone che hanno difficoltà con gli strumenti digitali. Ma adottare alcuni semplici passaggi può aiutarti a sfruttare al meglio la conversazione:

• Rendi le riunioni il più brevi possibile e inizia con obiettivi chiari.
• Riduci al minimo il numero di partecipanti per mantenere la conversazione focalizzata e consentire a tutti di esprimere le proprie opinioni.
• Utilizza strumenti di visualizzazione online come Miro per catturare, ordinare e sviluppare le idee. E offri alcuni suggerimenti per utilizzarli all’inizio della sessione.
• Utilizza gruppi di discussione per incoraggiare il pensiero originale, che consentirà anche ai membri più silenziosi del team di esprimere le proprie opinioni.
• Attieniti all’ordine del giorno e fai attenzione alle chiacchiere fuori tema.
• Organizza una sessione di follow-up per presentare un riepilogo e decidere i passaggi successivi.

Come creare opportunità per conversazioni significative

Per promuovere conversazioni significative all’interno di team remoti, esplora canali e piattaforme diversi. Le riunioni strutturate servono come punti focali per discussioni su progetti, obiettivi e sfide. Ma puoi integrarle con chat informali, tramite canali designati o tramite “pause caffè” online.

Queste aiutano a creare un rapporto tra i membri del team. Le attività di team building virtuali come giochi online, progetti collaborativi o pranzi virtuali possono rafforzare ulteriormente il senso di appartenenza.

Le iniziative di successo nei team remoti spesso ruotano attorno a strategie di comunicazione proattive. Ad esempio, l’implementazione di un sistema di buddy abbina i membri del team per check-in regolari, promuovendo il supporto tra pari e il tutoring. Inoltre, la rotazione dei facilitatori per le riunioni incoraggia prospettive diverse e previene la monotonia.

Anche l’istituzione di “spazi “virtuali per la macchinetta del caffè”, dove i membri del team possono impegnarsi in conversazioni non correlate al lavoro, può coltivare un senso di comunità. E incoraggiare il feedback tramite sondaggi anonimi o sessioni di feedback dedicate consente ai membri del team di esprimere preoccupazioni e suggerire miglioramenti.

Queste pratiche non solo migliorano la comunicazione, ma contribuiscono anche a creare un ambiente di lavoro più coeso e produttivo nei team remoti.

Punti chiave

I manager svolgono un ruolo cruciale nel garantire una comunicazione efficace e significativa all’interno dei team remoti. Quindi:

1. Definisci aspettative chiare. Stabilisci protocolli di comunicazione, tempi di risposta e canali per semplificare la comunicazione e promuovere una comprensione condivisa.
2. Utilizza la tecnologia in modo oculato. Gli strumenti di comunicazione devono essere adattati alle esigenze del team per consentire una collaborazione e una condivisione delle informazioni senza soluzione di continuità.
3. Incoraggia la partecipazione attiva. Promuovi l’inclusività e il coinvolgimento attraverso riunioni strutturate, sessioni di brainstorming e momenti di feedback.
4. Dai priorità alla creazione di relazioni. Ritagliarsi del tempo per caffè virtuali, esercizi di team building e incontri informali rafforza le relazioni interpersonali e promuove un senso di cameratismo